Человек — пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя «в кондиции» и приступать к работе в определенное время дня.

(4) Перепроверка плана дня

Пересмотрите свой составленный накануне вечером* план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки.

Сформулируйте реалистичный план на весь день!

(5) Вначале — ключевые задачи

Менеджеры, которым сопутствует успех, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел (задачи А),— во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

Поэтому начинайте с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня Ваших коллег и подчиненных!

(6) Приступать без «раскачки»

Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, например на послеобеденное. Тем самым Вы выигрываете время для последующих отвлечений и непредусмотренных дел.

(7) Согласовать план дня с секретарем

«Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину»

(Томас Конеллан).

Ваш секретарь является Вашим важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для Вашего рабочего дня, даже если, это только пара минут. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня! Он должен «получить» это время, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит Вас от всех ненужных помех.

(8) Утром заниматься сложными и важными делами

Когда Вы выполните основную задачу дня (п. 5), переходите к следующей по важности задаче. Вскоре Вы будете настолько заняты текущими делами и разного рода отвлечениями, что Вы вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам. Если Вы начнете с самых сложных и важных задач и будете последовательно придерживаться этого, Вы гарантируете, что в конце дня по крайней мере самые важные дела будут сделаны или начаты.

Правила, касающиеся хода дня

(9) Хорошая подготовка к работе

Необходимость и преимущества достаточной подготовки к работе (ПР) на производстве неоспоримы, там имеются даже специальные подготовительные цехи. В коммерческом секторе с помощью хорошей ПР можно вскрыть дополнительные существенные резервы рационализации и сэкономить общее время за счет сокращения времени на исполнение

(см. 2.1).

Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования!

(10) Влиять на фиксацию сроков

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в Ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты. Это часто получается легче, чем Вы думаете. Что касается регулярных встреч (например, ежедневных или еженедельных), то обращайте внимание прежде всего на то, чтобы было выбрано удобное для Вас время их проведения.

(11) Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию

Активные и коммуникабельные руководители скло-* няются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка. Как скоро из одноразового участия из чистого интереса в какомлибо совещании возникает новый срок, протокол, ситуационный доклад или даже группа по разработке проекта?

Перепроверяйте поэтому все свои акции (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т. п.) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции!

(12) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

«Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план»

(Купер).

Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств. Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела.

Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:

—с какими потерями Вы должны будете считаться, если Вы отложите то или иное дело или — вообще ничего не предпримете;

—необходимо ли Ваше личное участие;

— нельзя ли решить проблему иными способами, например поручив ее другому лицу.

(13) Избегать незапланированных импульсивных действий

Если Вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо по телефону, обдумайте хорошенько, необходимо ли это отвлечение для Вашей текущей работы, имеет ли оно смысл. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты.

Однако зачастую бывает, что при выполнении задачи Вы наталкиваетесь на интересную идею или важную информацию.

В этом случае сделайте краткую запись и обработайте ее позднее, в более удобное время.

Эту рекомендацию, конечно, не надо понимать так, что Вы должны отказаться от всякой спонтанности в работе. Иногда и спонтанно возникающие паузы или беседы с коллегами могут быть полезными и интересными.

(14) Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп Как часто и когда Вы делаете перерывы в работе?

Рассматривайте паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха.

Предусматривайте регулярные, но короткие паузы!

При расслаблении старайтесь двигаться, снабжая по возможности организм кислородом.

Во время длительных пауз повышайте свою работоспособность, например в рамках Вашей дневной тренировочной программы.

Делайте перерывы и при проведении совещаний.

Очень часто наиболее плодотворные идеи возникают именно в подобной разряженной атмосфере.

Чтобы получить наибольший регенерирующий эффект от перерыва в работе, надо предусматривать его в рамках периода относительно высокой производительности, до того, как полностью исчезнет способность к концентрации.

Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы.1 Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению.

Отсюда следует:

Паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.

Вспомните, например, о крупных японских предприятиях, где успешно практикуется система коротких перерывов с групповой производственной гимнастикой.

Размеренный рабочий ритм.

Всредне- и долгосрочном плане суета и спешка стоят больших затрат труда и времени, чем усредненный размеренный темп, не говоря уже о воздействии стресса на Ваше здоровье!

(15)Небольшие однородные задачи выполнять сериями

Вследствии производимых в разовом порядке кратких телефонных звонков, сообщений, спонтанного проведения «летучек» и чтения корреспонденции теряется масса времени.

Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однообразные задачи в рабочие блоки.

Данный метод имеет то решающее преимущество, что Вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса Вы экономите время. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут:

1 х 60 минут < 6 х 10 минут

Собирайте также в один блок весь тот материал для чтения, который Вам надо только просмотреть.

Рабочий блок не должен быть слишком длительным (от 30 до 60 минут), поскольку иначе ваш телефон будет долго занят, что может вызвать некоторое беспокойство.