6.4 Прием и регистрация в системе электронного документооборота

поступивших в организацию по электронной почте и на бумажных

носителях документов

Существует несколько способов помещения документов в систему.

Помещение электронного документа в СЭД из файловой системы компьютера. В этом случае документ создается в электронном виде сотрудником организации, регистрируется в системе как проект документа, отправляется на согласование (утверждение), затем регистрируется.

Помещение образа бумажного документа в СЭД. Для того чтобы поместить в систему документ, полученный на бумажном носителе, его необходимо перевести в электронный вид. Сканирование является самым оптимальным методом перевода. Как правило, все современные системы электронного документооборота интегрированы с какой-то системой сканирования.

Системы сканирования, также как и системы электронного документооборота, бывают разные, но в их основу обязательно входят программные и аппаратные средства.

Для удобства работы пользователей в системах электронного документооборота предусматриваются специальные функции, позволяющие производить сканирование документов прямо из регистрационной карточки через специальные диалоговые окна. При регистрации и сканировании документов не рекомендуется их распознавать во избежание искажения смыслового содержания. При больших объемах поступающих документов применяются технологии массового сканирования. Современный уровень развития технологий сканирования позволяет довести скорость ввода до 100 000 листов в сутки на одном рабочем месте. Для работы системы массового сканирования документов необходим поточный сканер средней или высокой производительности. В зависимости от типа распознавания сканера результаты сканирования и распознавания сохраняются либо на жестком диске компьютера, к которому подключен сканер, либо на сервере (если сканер сетевой).

Помещение в СЭД электронного документа или его образа, полученного по электронной почте. В целях ускорения доставки информации между организациями все чаще используются способы электронного взаимодействия. В этих условиях системы электронного документооборота в организациях должны уметь принять электронный документ и передать его по назначению безбумажным способом.

Для того чтобы принять электронное сообщение и зарегистрировать его, система электронного документооборота обязательно должна быть интегрирована с программой – клиентом электронной почты (Outlook Express, MS Outlook и др.). Иными словами, должна быть возможность из почтовой программы открыть регистрационную карточку системы электронного документооборота, в которую автоматически выгрузится прикрепленный к почтовому сообщению файл, содержащий электронный документ (или его образ), а часть реквизитов регистрационной карточки (наименование корреспондента, номер и дата документа, краткое содержание и др.) автоматически заполнятся из полей сообщения.

Остальные реквизиты набираются с клавиатуры. В свою очередь, при отправке документа из ЭСД должна быть возможность автоматического открытия ящика электронной почты из регистрационной карточки исходящего документа. Процесс отправки документов еще больше сокращается, если система позволяет хранить адреса электронной почты корреспондентов, которые автоматически выгружаются в поле Кому из справочника системы, при указании в регистрационной карточке документа способа отправки – по e-mail.