6.2 Функции сэд

регистрация документов в автоматизированном режиме, в том числе снабженных электронной цифровой подписью и криптозащитой;

сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;

прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа;

разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

работа над проектами документов: создание, согласование, утверждение проекта документа;

регистрация документа, созданного на основе проекта;

предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного виртуального рабочего места в СЭД (в одних системах это так называемый аналог электронного почтового ящика), в результате чего достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

рассылка электронных документов и поручений по сети;

последовательная или параллельная маршрутизация движения документов;

контроль за исполнением документов и поручений, формирование различных сводок и отчетов по исполнительной дисциплине сотрудников;

автоматическое формирование реестров рассылки бумажных документов для службы экспедиции организации;

многоуровневая защита документов от несанкционированного доступа, гибкое разграничение прав доступа пользователей к функции систем;

возможность обмена данными и взаимодействия с другими системами.

Данный функциональный набор, можно сказать, является «базовым» и на 70-90% присутствует в любой СЭД, при этом каждая система имеет свои

индивидуальные особенности.

6.3 Электронная почта как инструмент документооборота

Электронная почта в настоящее время рассматривается в качестве одного из средств осуществления электронного документооборота, особенно в организациях, не использующих специализированные системы электронного документооборота.

При использовании электронной почты для осуществления безбумажного документооборота необходимо помнить об общих принципах и правилах организации документооборота, в том числе закрепленных в нормативных правовых актах Республики Беларусь. В частности, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

оперативность прохождения документов;

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

При использовании электронной почты в качестве средства осуществления документооборота должна обеспечиваться совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Электронная почта может использоваться как для организации документооборота внутри организации, так и для переписки с внешними корреспондентами.

При отправке (получении) документов посредством электронной почты определение необходимости их регистрации, рассмотрения и исполнения, а также установление сроков исполнения осуществляются с учетом общего порядка, предусмотренного для бумажных документов.

При организации документооборота с использованием электронной почты необходимо обеспечивать доступность отправляемых (получаемых) посредством нее документов для всех заинтересованных работников организации в соответствии с их функциональными обязанностями и установленными правами доступа. Иными словами, несмотря на то, что чаще всего отдельный электронный адрес (почтовый ящик) находится в распоряжении одного работника, доступ к поступающим или отправляемым через него документам при необходимости должен иметь любой уполномоченный работник организации.

При осуществлении документооборота посредством электронной почты также необходимо соблюдать общие требования и принципы регистрации документов.

Документы электронной почты регистрируются в регистрационно-учетных формах на общих основаниях вместе с другими документами. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов электронной почты используются регистрационно-учетные формы, ведущиеся на бумажных носителях (карточки, журналы) или в электронном виде, например, в специализированной системе электронного документооборота.

В целях отражения факта отправки (получения) документов посредством электронной почты в регистрационно-учетных формах могут указываться соответствующие сведения. Например, в графе «Примечание» регистрационного журнала может быть указано: «Отправлено по электронной почте». При необходимости для отражения таких сведений в регистрационно-контрольные формы может добавляться специальная графа «Способ доставки».

Порядок присвоения документам электронной почты регистрационных индексов соответствует порядку присвоения регистрационных индексов аналогичным документам на бумажных носителях.

По общему правилу регистрация и отправка (получение) входящих, исходящих и внутренних документов посредством электронной почты осуществляется централизованно службой ДОУ.