Тема 5. Речевой этикет и правила деловой переписки. Этикет коммуникации

Речевая культура – это искусство речевого общения с соблюдением определенных требований и условностей, предписываемых современными нормами языкового общения.

Речевой этикет- это система правил речевого поведения и устойчивых формул вежливого общения.

Владение речевым этикетом способствует приобретению авторитета, порождает доверие и уважение. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать себя уверенно и непринужденно, не испытывать неловкости и затруднений в общении.

Неукоснительное соблюдение речевого этикета в деловом общении оставляет у клиентов и партнеров благоприятное впечатление об организации, поддерживает ее положительную репутацию.

Речь должна отличаться тактичностью, предупредительностью, терпимостью, доброжелательностью, выдержанностью.

Неопрятная, грязная речь человека производит такое же отталкивающее впечатление, как и его неопрятная, грязная одежда. В речи не должно быть — диалектов (это отнюдь не национальный колорит, а недоработка речевой культуры), жаргонизмов (допустимы только профессиональные), вульгаризмов (жрать, башка, морда и др.), просторечий (инженера, позвонишь, договора и др), и тем более мата.

Успех деловых контактов, деловых переговоров во многом зависит от того, насколько вы владеете своим языком, умеете разговаривать, подчиняя свою речь поставленной задаче.

Совокупными показателями качества деловой речи являются: краткость, ясность, точность, чистота, правильность, оригинальность, понятность, выразительность, впечатляющая сила и убедительность.

Не стоит приносить смысл высказывания в жертву лаконичности речи. Небрежное отношение к языку может стать причиной речевой недостаточности — пропуска слов, необходимых для точного выражения мысли: «Кафедра начинается ровно в 12 часов» (пропущено слово «заседание»). Речевая недостаточность обычно возникает, когда говорящий торопится и не следит за правильностью высказывания, что наносит серьезный ущерб смысловой стороне речи.

Эпистолярный этикет

В эпоху электронных видов связи письма, открытки и телеграммы, отправленные по почте, как не странно, свидетельствуют о солидности отправителя и уважении к адресату.

Есть стандартные, не всегда очевидные для нас ситуации, когда необходимо написать. Принято реагировать письменно:

1 получили подарок — поблагодарите открыткой или письмом;

2 вам оказали услугу, даже небольшую (например, прислали оттиск, нашли ссылку и т. д.) — признательность выразите письменно;

3 не самые близкие друзья или коллеги пригласили на ланч или какое-либо интересное мероприятие — пошлите им краткое благодарственное письмо;

4 у знакомых несчастье — соболезнование выражают в письменном виде. Причем если кто-то умер — письмо должно быть написано от руки. И еще правило: соболезнования выражают иносказательно, не указывая прямо на причину горя. Это тот единственный случай, когда от прямой констатации фактов уходят.

Правила этикета, соблюдаемые в письмах

1. Личные письма, различные поздравления, благодарственные письма лучше писать от руки. Деловая корреспонденция составляется как машинописный текст.

2. Садясь писать письмо, нужно помнить, что "написанное пером не вырубишь топором". Поэтому особенно важно не садиться за письмо в дурном расположении духа, когда взвинчены нервы.

3. Бумага для деловой переписки должна быть высокого качества и только белая, для лично переписки может быть использована и цветная бумага (кремовая, светло-голубая, серая или бледно-зеленая), только не яркая.

4. Письма принято писать только с одной стороны листа, оставляя обратную сторону чистой. Даже для того, чтобы написать несколько фраз, нужно использовать целый лист бумаги. 

5. Обязательно оставляйте поля (особенно в письмах написанных от руки), в первую очередь слева и снузу. 

6. У нас, как и в ряде других стран, не принято начинать письмо со слова "я".

7. Этикет не требует красоты почерка, но писать неразборчиво нежелательно.

8. Дата и место должны быть помечены в каждом письме.

9. P. S. (постскриптум), или приписку, помещают в конце письма, после подписи. 

10. Письмо складывается текстом вовнутрь. 

11. Поздравления с праздниками нужно отправлять заранее, учитывая местожительство адресата, чтобы они были получены накануне соответствующего события.

12. На письма нужно отвечать как можно скорее, хотя бы парой строк. Ответ на письмо надо дать до истечения 10 дней. Если нет возможности вовремя дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение трех дней написать несколько строк, а окончательный ответ дать не позднее, чем через 30 дней.

13. Адрес отправления должен быть точным (это не только ускорит доставку Вашего письма, но и уважение к Вашему визави).

14. Написав свой обратный адрес, вы экономите время своего адресата, который мог затерять его. 

15. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует использовать по прямому назначению.

16. Если у адресата есть титул или звание, то вместо обращения, например «М-ру В. Смиту», следует указать: «Проф. В. Смиту». Игнорировать дворянские титулы, воинские и академические звания невежливо. При наличии нескольких титулов или званий употребляется только один из них. Наиболее почетные звания и титулы, такие, как полковник, генерал, академик, президент и т. п., желательно писать полностью, особенно на конверте.

17. Пометка «Личное» («Private») после фамилии означает, что вскрыть письмо может только тот, кому оно адресовано. В США в этом случае пишут «Personal». Пометка «Конфиденциальное» («Confidential») означает, что письмо может распечатать также личный помощник или секретарь адресата.

18. В нижней части письма может быть напечатан постскриптум. Его обозначение общеизвестно — «P.S.». Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. Постскриптум рекомендуется использовать только в исключительных случаях.

19. На поздравительных открытках со стандартным текстом, которые выпускаются в большом количестве, обязательно нужно сделать приписку от руки, выразив личные чувства по поводу знаменательной даты. Отпечатанное стандартное послание не может компенсировать знаки личного внимания.

20. Письма необходимо подписывать обязательно, не заставляйте Вашего адресата догадываться кто бы это мог быть (если это конечно не анонимка). Очень некрасивым и невежливым считается ставить одну букву с точкой вместо подписи.

21. Если Вы передаете письмо с кем либо, его не запечатываю, чтобы не обидеть человека недоверием, если Вы не доверяете человеку, то лучше отправлять письмо почтой.

22. Восклицательный знак после обращения ставится в том случае если Вы собираетесь сообщить нечто грандиозное.