Тема 7. Контроль

1. Сутність і елементи управлінського контролю.

2. Види та форми управлінського контролю.

3. Етапи процесу управлінського контролю.

4. Принципи ефективного контролю.

1. Сутність та елементи управлінського контролю.

Контроль — це вид управлінської діяльності щодо забезпечення процесу, з допомогою якого керівництво організації визначає, наскіль­ки правильні його управлінські рішення, а також потребу у здійсненні певних коректив.

Основними завданнями контролю є:

• забезпечення досягнен­ня цілей і місії організації;

• виявлення відхилень та недоліків, уник­нення нагромадження та повторення помилок;

• мінімізація втрат;

• подолання складних організаційних проблем тощо.

• сприяння тому, щоб фактичні резуль­тати найбільше відповідали очікуваним.

Властивості контролю:

• базуватись на гнучких та динамічних технологіях;

• відображати пріоритети організації відповідно до стратегічного спрямування і діяльності;

• орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

• відповідати тому виду діяльності, яка є основною для організації;

• забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість зас­тосування контрольних операцій;

• відзначатись простотою;

• бути економічним, тобто базуватись на зіставленні витрат на кон­троль з його досягненнями.

2. Види та форми управлінського контролю.

Вивчення та узагальнення літературних джерел дозволяє класи­фікувати контроль за різними ознаками:

За змістом виділяють: фінансовий, виробничий, операційний, маркетинговий, логістичний, інвестиційний та ін. види контролю.

За етапами здійснення виробничо-господарської діяльності: попередній, поточний та завершальний контроль.

Попередній контроль (здійснюється на вході в систему організації) реалізується через правила, процедури, поведінку тощо. Його основні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менеджменту, як планування, організування, мотивування і регулювання. Цей вид контролю використовується щодо ресурсів: людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних тощо.

Поточний контроль реалізується у самій системі-організації у про­цесі виробничо-господарської діяльності і відрізняється таким:

• має характер управлінської необхідності;

• має мету та охоплює конкретні робочі місця;

• використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внут­рішнього споживання організації;

• націлений на усі види діяльності організації.

При завершальному контролі (здійснюється на виході із системи ор­ганізації) зворотний зв'язок використовується після виконання роботи. Він необхідний для врахування організацією можливих майбутніх ситуа­цій, а також для забезпечення мотивування (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо). Характеристики кожного виду контролю за видами ресурсів подано у табл. 1.

Таблиця 1

Характеристика попереднього, поточного та завершального контролю

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного ваду ресурсів
Попередній контроль
Трудові	Реалізується за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претенден­тів на роботу в організації, кваліфікації, рис особистого характеру, які задо­вольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється рівень вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи.
Інформаційні	Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інфор­маційних каналів, перевіряться на достовірність та об'єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.
Фінансові	Перевіряються усі грошові надходження та видатки підприємства, їх відпо­відність фінансовій документації, терміни надходження та виплат.
Матеріальні	Перевіряється якість та кількість отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені.
Поточний контроль
Трудові	Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо - господарської діяльності. Здійснюється у формі перевірки роботи працівни­ків, обговорення проблем, що виникають під час роботи, перевірки рівня дисципліни, якості виконання робіт тощо.
Інформаційні	Перевіряється робота системи обробки інформації, її групування, виділення і першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, й розподіл в межах організації.
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, вико­ристання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповід­ності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.
Матеріальні	Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності. Контролюються норми викорис­тання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.
Завершальний контроль
Трудові	Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посадам, їх продукти­вність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок, здійс­нюється атестація працівників.
Інформаційні	Перевіряється повнота, достовірність та об'єктивність інформації, що відо­бражає рівень виконання поставлених завдань.
Фінансові	Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із заплано­ваними.
Матеріальні	Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матері­альних ресурсів.

За рівнем централізації управління виділяють централізований та децентралізований контроль.

Централізований контроль має такі характеристики:

• наявність спеціалізованих контрольних служб;

• використання суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів;

• вплив „зверху донизу";

• закритість інформації про контроль тощо.

Децентралізований контроль характеризується таким:

• базування на соціальних нормах, цінностях, традиціях та корпора­тивній культурі;

• акцентування уваги на самоконтролі та внутрішньогруповому конт­ролі, що здійснюється на засадах соціальної взаємодії;

• прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю;

• забезпечення двостороннього впливу тощо.

За рівнем охоплення контролем об'єктів виділяють:

1. Суцільний контроль - послідовна перевірка усієї сукупності підконтрольних об'єктів (ресурси, продукція, операції, роботи тощо).

2. Вибірковий контроль - здійснюється лише відносно окремих об'єктів з усієї сукупності (наприклад, перевірка роботи лише гальванічного цеху).

3. Разовий контроль - проводиться під впливом чинників, що випадково або несподівано виникають у процесі виробничо-господарської діяль­ності (наприклад, проведення інвентаризації у коморах після виявлення крадіжок).