Тема 14. Учет расчетов

14.1 Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие суммы денежных средств на предстоящие операционные, хозяйственные и командировочные расходы.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет в размерах и на срок, определяемые руководителем предприятия.

Руководитель предприятия издает приказ (распоряжение), которым устанавливает круг лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Невозвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из заработной платы.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет, бухгалтерия не удержала подотчетные суммы из заработной платы подотчетного лица, то подотчетные суммы включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и с них удерживается НДФЛ.

Командировочные расходы

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах суммы, устанавливаемой предприятием.

К командировочным расходам относятся: расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (получение виз, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки и др.)

В соответствии с постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 расходы включаются в себестоимость в объеме фактических затрат. Для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются подоходным налогом.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть внесены в кассу предприятия не позднее 3 дней со дня возвращения из командировки.

Оформляется служебная командировка сотрудника первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К ним относятся:

- служебное задание для направления в командировку - форма N Т-10а;

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N N Т-9, Т-9а;

- командировочное удостоверение.

Вернувшись из командировки, по истечении трех дней работник обязан предъявить в бухгалтерию организации:

- авансовый отчет (форма N АО-1). К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (дозаполнить форму N Т-10а).

Операционно-хозяйственные расходы

При выдаче подотчетных сумм на операционно-хозяйственные расходы подотчетное лицо обязано представить оправдательные документы.

При расчетах с юридическими лицами:

• на приобретение товаров на предприятиях розничной торговли - товарный чек и чек ККМ;

• на приобретение товаров на предприятиях оптовой торговли - накладная, квитанция к приходному ордеру, счет-фактура и чек ККМ;

• на оплата услуг – акт выполненных работ, квитанция к приходному ордеру, счет-фактура и чек ККМ.

При расчетах с физическими лицами: договор, закупочный акт.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 « Расчеты с подотчетными лицами».

Дебетовое сальдо- задолженность подотчетного лица.

Обороты по дебету – выдача подотчетных сумм.

Обороты по кредиту – списание задолженности подотчетного лица.

Кредитовое сальдо – задолженность предприятия подотчетному лицу.

Наиболее типичные проводки по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в журнале хозяйственных операций:

№ п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Из кассы предприятия выданы денежные средства под отчет на хозяйственные расходы	71	50
2	Выданы денежные средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм	71	50, 51
3	Оприходованы материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом	10, 41	71
4	Неиспользованные подотчетные суммы внесены в кассу предприятия	50	71
5	Удержана из заработной платы сумма, выданная под отчет	70	71
6	Списаны подотчетные суммы, израсходованные на производственные цели	20, 23, 25, 26	71
7	Списаны подотчетные суммы на коммерческие расходы	44	71
8	Выдан работнику аванс на командировку	71	50
9	Списаны на себестоимость фактические документально подтвержденные командировочные расходы за вычетом НДС	20, 26, 44	71
10	Отражен НДС по расходам на проживание и проезд	19	71
11	Предъявлен бюджету НДС по расходам на проезд и найму жилого помещения	68	19

Пример:

Работник организации был направлен в командировку на 5 дней. Из кассы предприятия ему была выдана под отчет сумма – 6000р. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов. Расходы работника составили:

• расходы на проезд 2000р. (в т.ч. НДС);

• расходы на проживание – 3000р. (без НДС);

• суточные – 150р. в сутки.

Излишне выплаченные подотчетные суммы не были в срок возвращены работником в кассу предприятия и были удержаны из заработной платы работника. Цель командировки – заключение договора купли-продажи с покупателем.

Отразить операции в бухгалтерском учете.

№ п/п	Содержание операции	Сумма	Корреспонденция счетов
			Дебет	Кредит
1	Из кассы предприятия выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы	6000	71	50
2	Включены в затраты предприятия расходы на проезд (2000 * 100 / 118) в т.ч. НДС (2000 - 1695)	1695 305	44 19	71 71
3	Включены в затраты предприятия расходы на проживание	3000	44	71
4	Отражены суточные (150 * 5)	750	44	71
5	Удержана из заработной платы сумма, не возвращенная в срок (6000 – 2000 – 3000 - 750)	250	70	71
6	Предъявлен бюджету НДС по расходам на проезд	305	68	19