Практична робота

Тема: Робота з великими документами, використання посилань у текстових документах та надбудов.

Мета: виробити практичні навички розміщення в тексті автозмісту, зносок, посилань, списків літератури, ілюстрацій та предметного покажчика.

Створення або оновлення змісту

Щоб створити зміст, до тексту, який слід долучити до змісту, необхідно застосувати стилі заголовків. Наприклад, Заголовок 1, Заголовок 2 та Заголовок 3. У програмі Microsoft Word ці заголовки шукаються та вставляються у зміст документа.

Якщо зміст створено саме в такий спосіб, його можна автоматично оновлювати, коли в документ вносяться зміни.

У програмі Microsoft Word 2010 є колекція автоматичних стилів змісту. Щоб нею скористатись необхідно позначити елементи, які використовуватимуться у змісті, і обрати з колекції потрібний стиль.

У діалоговому вікні Оглавление можна створювати настроюваний зміст із вибраними параметрами та будь-якими настроюваними застосованими стилями. Також можна ввести зміст вручну.

Автоматичне створення змісту

Найпростіший спосіб створити зміст – це скористатись вбудованими стилями заголовків. Також можна створювати зміст на основі застосованих настроюваних стилів і призначати рівні змісту певним текстовим елементам.

Крок 1. Позначення елементів за допомогою вбудованих стилів заголовків

1. Виділити текст, який потрібно додати до змісту.

2. На вкладці Главная у групі Стили обрати потрібний стиль.

Наприклад, щоб оформити виділений текст як заголовок, необхідно обрати у колекції експрес-стилів стиль Заголовок 1.

ПРИМІТКИ

• Якщо потрібний стиль не відображається, необхідно клацнути стрілку, щоб розгорнути колекцію експрес-стилів.

• Якщо в колекції експрес-стилів немає потрібного стилю, необхідно натиснути сполучення клавіш Ctrl+Shift+S, щоб відкрити панель завдань Применить стили. У полі Имя стиля вказати потрібний стиль.

Крок 2. Створення змісту за допомогою колекції

Позначивши елементи для змісту, можна починати створювати його. Для цього необхідно:

1. Клацнути місце, де потрібно вставити зміст. Зазвичай його вставляють на початку документа.

2. На вкладці Ссылки у групі Оглавление клацнути елемент Оглавление і обрати потрібний стиль змісту.

ПРИМІТКА Щоб вказати додаткові параметри, наприклад, скільки рівнів заголовків слід відображати, необхідно обрати пункт Оглавление. Відкриється діалогове вікно Оглавление.

Створення настроюваного змісту

1. У діалоговому вікні Оглавление необхідно виконати одну з таких дій:

   • Щоб змінити кількість рівнів заголовків, які відображатимуться у змісті, у розділі Общие в полі Уровни необхідно ввести потрібне число.

   • Щоб змінити загальний вигляд змісту, у списку Форматы необхідно обрати інший формат. В областях Образец печатного документа та Образец веб-документа відображатиметься вигляд змісту при обраних параметрах.

   • Щоб змінити тип лінії, яка відображається між текстом і номером сторінки, у списку Заполнитель необхідно обрати потрібний варіант.

   • Щоб змінити спосіб відображення рівнів заголовків у змісті, необхідно натиснути кнопку Измннить. У діалоговому вікні Стиль у розділі Стили необхідно обрати рівень, який потрібно змінити, і натиснути кнопку Изменить.

У діалоговому вікні Изменение стиля можна змінювати шрифт, розмір і відступи.

2. Щоб використати у змісті настроювані стилі, необхідно натиснути кнопку Параметры та у діалоговому вікні Параметры оглавления, що відкрилось, виконати такі дії:

1. У розділі Доступные стили знайти стиль, застосований до заголовків у документі.

2. У розділі Уровень поруч з іменем стилю ввести номер рівня (від 1 до 9), який відповідатиме цьому стилю заголовка.

ПРИМІТКА Якщо потрібно використовувати тільки настроювані стилі, то необхідно видалити номери рівнів для вбудованих стилів, наприклад для стилю "Заголовок 1".

3. Повторити кроки 1 і 2 для кожного стилю заголовка, який потрібно додати до змісту.

4. Натиснути кнопку ОК.

3. Обрати зміст відповідно до типу документа:

• Друкований документ. Якщо створюється документ, який читатиметься у друкованому вигляді, необхідно створити зміст, у якому кожен елемент складатиметься із заголовка та номера сторінки, на якій цей заголовок розташовано. Це допоможе читачам легко переходити до потрібної сторінки.

• Електронний документ. Якщо створюється документ, який читатиметься в електронному вигляді, наприклад в Інтернеті, у програмі Word, елементи змісту можна відформатувати як гіперпосилання. Це дасть змогу читачам переходити до заголовків, клацаючи елемент змісту.

Оновлення змісту

Якщо в документі додано або видалено заголовки чи інші елементи змісту, зміст можна швидко оновити.

1. На вкладці Ссылки у групі Оглавление необхідно клацнути елемент Обновить таблицу.

У діалоговому вікні, що відкрилось, обрати: обновить только номера страниц або обновить целиком.

Зміна рівнів у змісті

Кількість заголовків, що відображаються у змісті, можна змінити, замінивши наявний зміст на потрібний. Щоб змінити окремий елемент, слід застосувати інший стиль до заголовка в документі.

Щоб змінити кількість рівнів, що відображаються у змісті, необхідно:

1. У діалоговому вікні Оглавление у списку Уровни обрати потрібну кількість рівнів змісту.

Наприклад, у разі вибору "2", увесь текст у змісті відображатиметься зі стилем "Заголовок 1" або "Заголовок 2".

2. На запит: «Заменить выделенное оглавление?» натиснути Да.

Щоб змінити рівень елемента у змісті, слід змінити рівень заголовка відповідного тексту в тілі документа. Для цього необхідно:

1. Обрати заголовок, який потрібно змінити.

2. На вкладці Главная у групі Стили обрати стиль заголовка, який відповідає потрібному рівню.

3. На вкладці Ссылки у групі Оглавление натиснути кнопку Обновить таблицу.

4. У діалоговому вікні, що відкриється, обрати команду Обновить целиком та натиснути кнопку ОК.

Вставка або створення звичайних і кінцевих зносок

Зноски використовуються в документі для пояснень, коментарів і посилань на інші документи. При цьому для докладних коментарів краще використовувати звичайні зноски, а для посилань на джерела – кінцеві.

Зноска складається з двох пов’язаних частин – знака зноски і відповідного тексту.

1. Знаки звичайної і кінцевої зносок

2. Розділова лінія

3. Текст звичайної зноски

4. Текст кінцевої зноски

Вставка звичайної або кінцевої зноски

У додатку Microsoft Word зноски нумеруються автоматично. Нумерація може бути суцільною по всьому документу або своєю для кожного розділу.

Команди для вставки і редагування зносок розміщені на вкладці Ссылки у групі Сноски.

1. Вставити зноску.

2. Вставити кінцеву зноску.

3. Кнопка виклику діалогового вікна ''Сноски''.

При додаванні, знищенні чи переміщенні зносок, які нумеруються автоматично, номери знаків зносок оновлюються.

ПРИМІТКА. Якщо звичайні зноски пронумеровані неправильно, це може означати, що в документі є записи виправлень. Слід прийняти записані виправлення, щоб нумерація зносок стала правильною.

Для цього необхідно:

1. У режимі розмітки клацнути місце, куди потрібно помістити знак зноски.

2. На вкладці Ссылки у групі Сноски обрати команду Вставить обычную сноску або Вставить концевую сноску. При цьому буде вставлений знак зноски, а в області тексту нової зноски з’явиться курсор.

Клавіші швидкого доступу Щоб вставити зноску, необхідно натиснути комбінацію клавіш CTRL+ALT+F. Щоб вставити кінцеву зноску, необхідно натиснути комбінацію клавіш CTRL+ALT+D. За замовчуванням у додатку Word звичайні зноски поміщаються внизу сторінки, а кінцеві – у кінці документу.

3. Ввести текст зноски.

4. Двічі клацнути знак зноски, щоб повернутись до знака зноски в документі.

5. Щоб змінити розміщення чи формат звичайної чи кінцевої зноски, необхідно натиснути кнопку виклику діалогового вікна Сноски і виконати одну з таких дій:

• Щоб перетворити звичайну зноску у кінцеву чи навпаки, у розділі Положение встановити перемикач сноски: або концевые сноски: і натиснути кнопку Заменить. У діалоговому вікні "Преобразование сносок" обрати необхідну дію і натиснути кнопку ОК.

• Щоб змінити формат нумерації, необхідно обрати потрібний варіант у полі Формат номера і натиснути кнопку Применить.

• Щоб замінити звичайний формат номера власним варіантом, натиснути кнопку Символ поруч з полем другой: і обрати один з доступних знаків. Знаки зносок, що існують, при цьому не зміняться: до них будуть додані нові.

Зміна формату номерів звичайних і кінцевих зносок

1. Помістити курсор у розділ, в якому необхідно змінити формат кінцевих чи звичайних зносок. Якщо документ не розбитий на розділи, встановити курсор у будь-якому місці документу.

2. На вкладці Ссылки натиснути кнопку виклику діалогового вікна Сноски.

3. Встановити перемикач сноски: або концевые сноски:.

4. У списку Формат номера обрати потрібний варіант.

5. Натиснути кнопку Применить.