5.6. Планирование коммуникаций (информационного и программного обеспечения проекта)

Управление коммуникациями проекта, (т.е. управление взаимодействием, информационными связями) – это управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, обработки, распределения и хранения необходимой проектной информации по проекту.

К информации проекта предъявляются определенные требования. К основным из них относятся: своевременность, достоверность, адресность, удобство представления, многократность использования, возможность кодировки, высокая скорость сбора. Это решается путем использования в рамках УП современных информационных технологий.

Коммуникации проекта совместно с сопутствующей им информацией являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий всех участников проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Основными потребителями информации проекта являются:

1. проект-менеджер – для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия соответствующих решений по проекту;

2. заказчик – для осведомленности о ходе выполнения работ по проекту;

3. поставщики – при возникновении потребности в материалах и оборудовании, необходимых для выполнения работ;

4. проектировщики – при необходимости внесения изменений в проектную документацию;

5. непосредственные исполнители работ на местах.

Планирование и управление коммуникациями включает в себя следующие подпроцессы (или работы):

1. планирование системы коммуникаций, т.е. определение информационных потребностей всех участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

2. сбор и распределение информации, (т.е. процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участников проекта);

3. отчетность о ходе выполнения проекта на базе обработки фактического состояния работ проекта;

4. документирование хода работ, т.е. сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование коммуникаций является составной частью общего процесса разработки сводного плана проекта (см. схему процессов планирования). Оно формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта).

План коммуникаций включает:

1. план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;

2. план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;

3. детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые термины;

4. план ввода в действие различных видов коммуникаций.

Системы сбора и распределения информации включают следующие виды коммуникаций:

1. внутренние (т.е. внутри команды проекта) и внешние (т.е. с руководством компании, заказчиком и т.д.);

2. формальные (т.е. отчеты, запросы, совещания) и неформальные (например, обсуждения);

3. письменные и устные;

4. вертикальные и горизонтальные.

В проекте могут использоваться неавтоматизированные (бумажные носители, проведение совещаний) и автоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия участников проекта, такие, например, как электронная почта, системы сотовой связи, спутниковая связь, пейджинговая связь, видеосвязь.

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в соответствующих отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

Отчетность о ходе выполнения работ по проекту включает:

1. информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных его разделов и показателей;

2. информацию об отклонениях от плановых показателей;

3. прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование хода работ может включать:

1. сбор и проверку окончательных данных;

2. анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;

3. архивирование результатов с целью их дальнейшего использования, в том числе посредством современных программных средств – электронные архивы, базы данных и т.д.