Примеры связывания документов Связывание документов Word

Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Специальная вставка (менюПравка) или командойФайл(менюВставка).

В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка.

Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приемника в поле списка Какдиалогового окнаСпециальная вставканеобходимо выбрать опциюНеформатированный текст.

Для того чтобы сохранить элементы форматирования документа-источника необходимо вставлять его как Текст в формате RTF.

Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приемнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует. Если область связи не подсвечена, выберите команду Параметры(менюСервис) и на вкладкеВидв раскрывающемся спискеЗатенение полявыберите строку «При выделении» или «Всегда».

Для того чтобы увидеть в документе-приемнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, выберите команду ПараметрыменюСервиси на вкладкеВидактивизируйте флажокКоды полей. При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.

Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда СвязименюПравка) (рис.7.7).

Рис. 7.7. Диалоговое окно команды Связи

Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросуобновление происходит:

при открытии или распечатке файла документа-приемника;

при нажатии быстрой клавиши обновления полей F9.

Связывание таблицы Excel и документа Word

Процедура связывания таблицы Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.

Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.

При выборе формата Объекттаблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.

Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF. При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.

Если выбрать формат Неформатированный текст, таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.

При выборе форматов РисунокиРастртаблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать форматРисунок.

Вообще Word хорошо «подготовлен» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Excel., которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена чистая таблица.

При внедрении объектов все действия выполняются аналогично связыванию, только активизируется опция ВставитьвместоСвязать. При внедрении документа связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность редактирования внедренного документа инструментами и средствами приложения-источника.