7933

Денежные средства бюджетного учреждения находят отражение в аналитических счетах 020100000 счета Плана счетов бюджетного учета. Кроме денежных средств на данном счете учитываются денежные документы бюджетного учреждения и аккредитивы. Нормы бюджетного законодательства оговаривают основные задачи бухгалтерского учета денежных средств и денежных документов. К ним относятся:

целевое использование и контроль за расходованием бюджетных

средств;

сохранность денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности в кассе;

установление лимита хранения денежных средств в кассе и контроль

за ним;

проведение внезапных ревизий кассы.

Бюджетное учреждение, осуществляя расчеты при выполнении своих государственных услуг, формирует дебиторскую или кредиторскую задолженность, которая должна погашаться в установленные сроки. Дебиторская задолженность (требование) подразумевает наличие долгов бюджетному учреждению поставщиками в счет выплаченных авансов, покупателями – в счет оказанных услуг и своими работниками – в счет выданных авансов. Для учета требований в бюджетном Плане счетов предусмотрены три счета: 020500000 «Расчеты по доходам», 020600000 «Расчеты по выданным авансам» и 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет 020100000 «Денежные средства учреждения» предназначен для учета учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, во временном распоряжении, в пути и в иностранной валюте, а также для учета движения денежных документов и аккредитивов. Всего аналитических счетов семь.

Счет 020101000 «Денежные средства учреждения на счетах» приме-

няется для учета операций по движению денежных средств в том случае, когда учреждению дано право открывать счета не в органах Федерального казначейства. Кроме этого, здесь находят отражение операции с денежными средствами, полученными от ведения предпринимательской деятельности. Для открытия данного счета бюджетное учреждение представляет в отделение банка пакет документов, аналогичный пакету при открытии лицевого счета в органах Федерального казначейства (финансовых органах).

Средства учитываются раздельно в зависимости от источника – от предпринимательской деятельности, целевые средства и безвозмездные поступления. Для получения в бюджетном учете данных о зачислении средств и их расходов по этому счету следует вести этот учет на многографных карточках на забалансовых счетах:

17 «Поступления денежных средств на счета учреждения»;

18 «Выбытие денежных средств со счетов учреждения».

Учет операций по движению средств на счете ведется в журнале опе-

раций с безналичными денежными средствами на основании документов,

приложенных к выпискам со счетов.

60

При поступлении денежных средств учреждению средства отражаются по дебету счета 020101510, а при выбытии – по кредиту счета 020101610 с единовременным отражением этих сумм на забалансовых счетах.

Счет 020102000 «Денежные средства учреждения, полученные во временное распоряжение» применяется для учета денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте, поступивших во временное распоряжение учреждения. Указанные денежные средства при наступлении определенных условий подлежат возврату владельцу или передаче по назначению в установленные сроки, например: средства, полученные на ответственное хранение, или суммы НДС, полученные учреждением за сдачу имущества в аренду, которые подлежат перечислению в соответствующий бюджет. Средства, поступающие во временное распоряжение правоохранительным органам в виде залоговых сумм обвиняемого (подозреваемого), ареста на имущество обвиняемого в целях возмещения причиненного материального ущерба и т.п., учитываются на текущих счетах, которые открываются в учреждениях ЦБ РФ или в учреждениях Сберегательного банка РФ, или в кредитных организациях. В таких случаях порядок зачисления и выдачи средств, поступающих во временное распоряжение, устанавливается совместной Инструкцией ЦБ РФ и Минфина России.

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в

журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Счет 020103000 «Денежные средства учреждения в пути» отражает учет денежных средств, перечисленных учреждению, но полученных им в следующем месяце, а также средств, переведенных с одного счета на другой. Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Счет 020104000 «Касса» предназначен для учета движения наличных денежных средств в кассе учреждения.

В бюджетных учреждениях поступление и выдача денег из кассы оформляется соответственно приходными и расходными кассовыми ордера-

ми. В них указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные – руководитель учреждения и главный бухгалтер. Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются работником бухгалте-

рии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов до передачи их на исполнение в кассу. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы (бланки строгой отчетности – квитанции) немедленно после получения и выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

При выдаче наличных денег из кассы под отчет нескольким лицам учреждения вместо индивидуальных расходных кассовых ордеров применя-

61

ются ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Выплата заработной платы, стипендий производится кассиром по пла-

тежным и расчетно-платежным ведомостям. Выдача денег работникам,

не состоящим в списочном составе учреждения, производится по отдельной ведомости, составленной на основании заключенных договоров, или по рас- ходно-кассовым ордерам, выписанным отдельно на каждое лицо. Выдача из кассы наличных средств раздатчикам (общественным кассирам), которые определены приказом руководителя и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, отражается кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащим и стипендий.

Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте РФ (рублях), так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге. Она должна вестись с учетом установленных требований, ее необходимо прошнуровать и опечатать сургучной (мастичной) печатью, количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры листов кассовой книги вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге. Исправления в кассовой книге не допускаются. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 020104000 ведется в регистре синтетического учета – журнале операций по счету «Касса», который формируется ежедневно на основании кассовых отчетов.

Счет 020105000 «Денежные документы» отражает учет денежных документов строгой отчетности, таких как оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, трудовые книжки и т.д. Денежные документы хранятся в кассе учреждения.

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, бланки ценных бумаг, дипломы, аттестаты и аналогичные документы учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» и оцениваются условно по 1 руб. за один бланк. Для аналитического учета таких документов ведется книга учета бланков строгой отчетности. Учет трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек. Ответственный за трудовые книжки работник ежемесячно представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению и списанию, которое оформляется актом о списании

62

бланков строгой отчетности. При выдаче трудовой книжки при увольнении работника он расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется при-

ходными и расходными кассовыми ордерами с надписью (штампом) «Фондовый», которые регистрируются в журнале регистрации приходных и расход-

ных кассовых документов отдельно от операций по денежным средствам. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в кар-

точке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в кассовой книге (отдельно от записей по денежным средствам) и журнале по прочим операциям. Листы кассовой книги, содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) «Фондовый».

На счете 020106000 «Аккредитивы» учитываются суммы аккредитивов, выставленных по договорам с иногородними поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги. Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму в соответствии с положениями о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления. Особенность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что оплата платежных документов производится по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

В соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика произвести платежи в пользу его контрагента по договору (получателя средств) при условии представления им документов, предусмотренных в аккредитиве, или при выполнении других условий аккредитива. К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести замораживание средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность задержки отгрузки продукции поставщиком до поступления аккредитива. Вместе с тем эта форма гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины.

Аналитический учет по счету ведется по каждому выставленному н кредитиву на карточке учета средств и расчетов. Учет операций пи движе-

нию аккредитивов ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета.

На счете 020107000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте» учитываются операции по движению денежных средств учреждений в иностранной валюте при проведении указанных операций не через органы Федерального казначейства, а также по средствам в иностранной валюте, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

63

Учет операций ведется в журнале операций с безналичными денежны-

ми средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов, в валюте Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

4.2. Учет финансовых вложений. Учет расчетов с дебиторами по доходам

На счете 020400000 «Финансовые вложения» учитываются кратко-

срочные (до одного года) и долгосрочные (более одного года) финансовые вложения и иные финансовые активы. К финансовым вложениям в ценные бумаги относятся документы, удостоверяющие с соблюдением обязательных реквизитов имущественные права, осуществление или передача которых возможны только при его предъявлении. К данным активам относятся государственные облигации, облигации, векселя, депозитный и сберегательный сертификаты, акции, чеки и другие документы, которые, согласно Федеральному закону от 22 апреля 1996 г. №39-ФЗ «О рынке ценных бумаг», отнесены к их числу.

Размещение бюджетных средств в финансовые активы БК РФ не до-

пускается. Приобретение и реализация финансовых вложений могут производиться бюджетным учреждением только при наличии разрешения на этот вид деятельности и отражения его в учредительном документе. Субъекты РФ имеют право своими законодательными актами устанавливать порядок размещения бюджетных средств на депозитные вклады, если они не получают дотации из Федерального фонда финансовой поддержки регионов.

Синтетический учет по движению финансовых вложений ведется в

журнале операций с безналичными денежными средствами. Принятие к уче-

ту вложений денежных средств в ценные бумаги отражается по дебету счета 020400520, а списание первоначальной стоимости реализованных ценных бумаг – по кредиту счета 020400620 и дебету счета 040101172 «Доходы от операций с активами».

Счет 020500000 «Расчеты по доходам» предназначен для расчетов по начисленным суммам доходов органом государственной власти, органом управления государственным внебюджетным фондом, органом местного самоуправления, бюджетными учреждениями, осуществляющими в соответствии с законодательством РФ контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты поступлений в бюджеты бюджетной системы РФ. Здесь же находят отражение начисление, учет, взыскание и принятие решений о возврате излишне уплаченных (взысканных) обязательных платежей в бюджет, пеней и штрафов по ним.

Учет расчетов по доходам ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления. Аналитический учет расчетов с дебиторами ведется в журнале операций расчетов с дебиторами по доходам либо в карточке учета средств и расчетов.

64

020642000 «Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

020652000 «Расчеты по авансовым перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

020653000 «Расчеты по авансовым перечислениям международным организациям»;

020662000 «Расчеты по авансам по пособиям по социальной помощи населению»;

020663000 «Расчеты по авансам по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»;

020691000 «Расчеты по авансам по оплате прочих расходов».

Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с лицами, работающими в учреждении, по выдаваемым им авансам.

Подотчетными суммами называются денежные средства, выдаваемые из кассы учреждения на оплату расходов, связанных с хозяйственными нуждами, командировочными или представительскими расходами. Лицом, которое имеет право на получение подотчетных сумм, может быть только работник бюджетного учреждения при отсутствии за ним задолженности по предыдущим авансам. Список подотчетных лиц утверждается руководителем учреждения как в виде отдельного приказа, так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. Порядок выдачи денежных средств, размер авансов и сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются Порядком ведения кассовых операций и находят отражение в приказе об учетной политике. Средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя учреждения или его приказа с обязательным указанием целевого назначения выдаваемого аванса.

Оплата командировочных расходов в бюджетных учреждениях имеет свои особенности, которые регламентированы нормативными актами и отражаются в приказе об учетной политике учреждения. Командировкой считается поездка сотрудника, с которым заключен трудовой договор, в другую местность для выполнения служебных обязанностей вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя. При этом за работником сохраняется его рабочее место (должность) и средняя заработная плата. Сотрудник, который не состоит в штате бюджетного учреждения, а принят на условиях гражданско-правового договора (договоры подряда, оказания возмездных услуг и т.п.), не может быть отправлен в служебную командировку. При необходимости его поездки оплачиваются путем включения данных расходов в заключенный договор. При направлении работника в командировку оформляется приказ (распоряжение) руководителя учреждения, где оговариваются должность работника и структурное подразделение, в котором он работает, цель, время и место назначения командировки. На основании этого приказа выдается и рассчитывается аванс. Расходы, которые несет командированный сотрудник, возмещаются за счет бюджетных или внебюджетных

66

источников, что необходимо отражать в приказе при направлении в командировку. К ним относятся: расходы на оплату жилья, расходы на проезд к месту командировки и обратно, суточные и прочие расходы, которые производятся с разрешения работодателя (например, оплата услуг связи).

При выдаче средств на оплату командировочных расходов в бюджетных учреждениях руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлениями Правительства РФ. Согласно этим документам:

оплата суточных происходит в размере 100 руб. за каждые сутки нахождения в командировке (включая выходные и праздничные дни);

оплата услуг гостиницы – в размере фактических расходов, подтвержденных документально, но не более 550 руб. за сутки (при отсутствии подтверждающих документов – 12 руб. в сутки);

оплата проезда (включая страховой взнос, услуги по оформлению проездных документов, пользование постельными принадлежностями) – в размере фактически понесенных расходов с учетом ограничений пользования транспортом повышенной комфортности.

Возмещение командировочных расходов производится бюджетным учреждением в пределах ассигнований, выделенных им на эти цели за счет соответствующего бюджета или за счет экономии по другим статьям после их перераспределения. Превышение установленных норм разрешается компенсировать за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, при этом данное право необходимо оговорить в локальном акте бюджетного учреждения. Сегодня НК РФ определил предельный размер суточных расходов, не облагаемых налогом на доходы физических лиц, – 700 руб.

всутки. В связи с этим бюджетные учреждения могут устанавливать данную норму в своем учетном документе при возмещении расходов на оплату командировочных за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Проживание и проезд к месту командировки и обратно оплачивается за счет внебюджетных источников по фактическим расходам.

Расходы на хозяйственные нужды включают расходы на приобретение канцелярских и хозяйственных принадлежностей, бензина на автозаправочных станциях и другие подобные расходы. Предельный размер выдачи наличных средств на оплату данных расходов определяется ЦБ РФ. Сегодня он составляет 100 тыс. руб. В приказе об учетной политике учреждение оговаривает предельный размер выдачи наличных средств под аванс на хозяйственные расходы, который не должен превышать установленный законодательно. При выдаче аванса представляется служебная записка или распоряжение руководителя подразделения с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

Оплата представительских расходов происходит в бюджетных учре-

ждениях на основании утвержденных нормативов и смет расходов за счет предпринимательской деятельности. К представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (в том числе иностранных) для установления с ними различных форм

67

сотрудничества. При приеме представителей необходимо утвердить приказ о целях данного приема, которые должны соответствовать развитию связей и деятельности учреждения, ответственного лица за проведение данных мероприятий и сумму расходов на эти мероприятия.

В состав представительских расходов включаются:

затраты на проведение официального приема (завтрак, обед, ужин);

транспортное обеспечение по доставке этих представителей до места встречи и обратно;

буфетное обслуживание лиц, участвующих в переговорах;

оплата услуг переводчиков, которые не состоят в штате.

При составлении сметы на оплату представительских расходов необходимо руководствоваться утвержденными нормативами или имеющимися внебюджетными средствами с учетом их налогообложения.

После использования подотчетных сумм работники учреждения в установленные сроки (как правило, в течение трех дней) должны отчитаться об их целевом использовании. Для этого заполняется авансовый отчет по утвержденной форме и к нему прикладываются подтверждающие произведенные расходы документы. По представительским расходам работником, получившим авансовые суммы, составляется отчет, в котором отражаются дата и место проведения встречи, ее участники, программа и размер представительских расходов. Учет произведенных расходов находит отражение на соответствующих статьях бюджетной классификации.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в жур-

нале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов.

Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»; 020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»; 020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на вы-

платы по оплате труда»; 020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

020822000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

020823000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

020824000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

020825000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества»;

020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

020831000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

68

020832000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

020834000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

020862000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

020863000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»; 020891000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расхо-

дов».

4.4. Учет расчетов по ущербу имуществу. Учет расчетов с прочими дебиторами

На счете 020900000 «Расчеты по ущербу имуществу» учитываются расчеты по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие удержанию и списанию в установленном законодательством порядке.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197ФЗ предусматривает материальную ответственность работников, которые нанесли ущерб организации при выполнении должностных обязанностей. Материальная ответственность может быть полной или ограниченной.

При полной материальной ответственности с работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности, который заключается в двух экземплярах и предполагает в случае недостачи при проведении инвентаризации, потери или умышленной порчи имущества, что его стоимость должна быть возмещена данным работником. Законодательно утверждены должности, по которым предусмотрено заключение таких договоров, и соответственно материальная ответственность.

При определении размера ущерба исходят из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. После установления недостачи или хищения материалы должны быть переданы в следственные органы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела. При получении решения суда суммы относятся на виновных лиц и уточняются в соответствии с исполнительным листом.

Ограниченную материальную ответственность несут работники учреждения за порчу или уничтожение по небрежности имущества, выданного в личное пользование (специальная одежда, инструменты, готовая продукция и т.п.), если ущерб причинен в процессе рабочего времени. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка работника, виновного в ущербе. Законодательно предусмотрены случаи, при которых возмещение ущерба допускается свыше среднего месячного заработка. Данный ущерб возмещается по распоряжению руководителя учреждения, которое выносится в течение двух недель со дня обнаружения причиненного

69