Работа с формами

Вводить информацию в Access 97 можно двумя способами: в таблицу и в форму. Выбор способа ввода данных зависит от частоты их изменения.

Если предполагается, что вводимые данные будут изменяться редко, то для работы с данными используйте таблицу. Режим таблицы рекомендуется использовать и тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных.

Но если вводимые данные будут изменяться часто, помещайте их в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например на информации, касающейся конкретного клиента.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. При этом следует определить последо­вательность расположения полей в форме, объединив логически взаимосвя­занные поля в группы, а также внести в форму элементы управления. На основе одной таблицы пользователь может построить несколько форм: одну — для руководителя, другую — для бухгалтера, третью — для работника склада и т.д.

Вся информация формы содержится в ее элементах управления, некото­рые из них непосредственно связаны с полями базовой таблицы. В таких элементах можно показать содержимое соответствующих полей таблицы и внести в них изменения. Другие элементы формы, например названия полей, служат для ее оформления.

Форму можно создать тремя способами:

— с помощью Конструктора форм;

— с помощью Мастера форм;

— используя Автоформу.

Конструктор форм создает макет формы и предоставляет пользователю набор инструментов (включая такие средства автоматизации, как мастера и построители), с помощью которого можно создать форму.

Мастер по созданию форм "руководит" процессом проектирования форм. В результате диалога пользователя и мастера по созданию форм появляется готовая форма.

Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает форму одного из следующих типов:

— в столбец;

—ленточная;

— табличная.

Если вы уже освоились с Access 97 и при проектировании и оформлении форм чувствуете себя уверенно, можно отказаться от поддержки мастера и сконструировать новую форму самостоятельно.

Режимы отображения форм

Каждую Access-форму можно представить на экране в одном из трех режимов:

— в режиме конструктора;

— в режиме формы (рабочем режиме);

— в режиме таблицы.

Переключение между перечисленными режимами осуществляется либо с помощью команд меню Вид, либо с помощью кнопки Вид на панели инструментов (первая кнопка слева), открывающей список с названиями режимов.

Режим конструктора

Режим конструктора формы устанавливается с помощью команды Кон­структор меню Вид и используется для проектирования формы.

Р ис. 3.1. Представление формы в режиме проектирования

Режим формы

Команда Режим формы меню Вид устанавливает рабочее представление формы. В этом режиме пользователь может добавлять, удалять, обновлять или отображать данные в таблице, для которой разработана форма. Данные отображаются по записям (видна информация только из одной записи) или в виде таблицы (на экране присутствует несколько записей). Представление | по записям рекомендуется использовать для добавления данных, а также для их изменения.

Примечание:

Когда свойство Область маркирования имеет значение Да, Access 97 отображает в левой части окна столбец маркировки. Выполнив щелчок в этом столбце, можно маркировать целую запись.

Р ис 3.2 Представление формы в режиме формы

Режим таблицы

Представить форму в режиме таблицы позволяет команда Режим таблицы меню Вид. В этом режиме пользователь может одновременно увидеть не­сколько неотформатированных записей без элементов управления.

Примечание:

Ф орма, представленная в режиме таблицы, не всегда идентична таблице, на основе которой она создана. Порядок расположения полей в форме и в исходной таблице может не совпадать.

Рис. 3.3. Представление формы в режиме таблицы

Проектирование формы с диаграммой

Среди форм различных типов наиболее распространенной является фор­ма, содержащая диаграмму. Попробуйте создать форму с диаграммой, кото­рая отображает цены на автомобили модели Corolla.

Чтобы приступить к проектированию формы, щелкните в окне базы данных на вкладке формы, а затем — на кнопке Создать. В результате откроется диалоговое окно создания формы (рис. 3.4).

В нем следует выбрать таблицу, на которой будет базироваться форма. Выберите в комбинированном списке таблицу Предлагаемые модели, а в верхнем списке — элемент Диаграмма и щелкните на кнопке ОК. На экране появится первое диалоговое окно мастера диаграмм.

Р ис. 3.4. Диалоговое окно создания формы

Если форма должна содержать все поля таблицы, следует выполнить щелчок на кнопке с двойной стрелкой (>>). Если же в форму необходимо включить лишь некоторые поля, нужно маркировать в левом списке требуе­мое поле, а затем нажать кнопку переноса (>).

Внимание!

Маркируйте поля в той последовательности, в которой они должны быть представлены в форме.

Р ис. 3.5. Выбор полей для диаграммы

Поле, внесенное в форму по ошибке, легко удалить. Для этого достаточно маркировать его в правом списке и выполнить щелчок на кнопке со стрелкой влево (<).

В проектируемой диаграмме цен нужно отобразить все компоненты цены - отпускную цену и расходы на транспортировку автомобиля - для каждой модели. Затраты на предпродажную подготовку для каждой модели одинаковы, поэтому их можно не включать в диаграмму. Последовательно выберите поля Заводская цена, Транспортные издержки и Модель. После щелчка на кнопке Далее на экране появится окно выбора типа диаграммы.

Рис. 3.6. Окно выбора типа диаграммы

Типы диаграмм

В приложении Access 97 существует возможность создавать диаграммы различных типов и по-разному форматировать их. Выбирая формат, вы определяете способ отображения диаграммы данного типа. Если на диаграм­ме представлен один ряд данных, все маркеры данных одного цвета. Если же рядов несколько, маркеры каждого ряда имеют свой цвет. Формат созданной диаграммы всегда можно изменить. Ниже перечислены предла­гаемые Access 97 типы диаграмм:

— круговая диаграмма;

— точечная диаграмма;

— диаграмма с областями;

— гистограмма (линейчатая и столбиковая диаграммы).

Круговая диаграмма представляет собой круг, разбитый на несколько сегментов, каждый из которых соответствует определенному значению, входящему в суммарный показатель. При этом сумма всех значений состав­ляет 100%. На круговой диаграмме можно представить только один ряд данных. Если выделенные ячейки таблицы содержат несколько рядов дан­ных, диаграмма будет создана только для первого ряда. Круговую диаграмму рекомендуется использовать для отображения соотношения частей целого.

Точечная диаграмма позволяет наглядно отобразить последовательность измеренных (рассчитанных) величин. Маркерами в такой диаграмме явля­ются точки в декартовой системе координат. Диаграммы такого типа реко­мендуется использовать для представления взаимосвязи между двумя или несколькими величинами.

В диаграмме с областями в качестве маркеров используются закрашенные разными цветами области. Когда данные не связаны между собой, диаграм­мы данного типа применять не следует. Объемные диаграммы с областями отличаются от плоских тем, что в них применяется трехмерная система координат.

В линейчатых и столбиковых диаграммах (гистограммах) числовые зна­чения представлены полосками. Эти диаграммы удобно использовать для сравнения значений, относящихся к определенному моменту времени. На­пример, для представления цены, мощности двигателя и расхода горючего автомобилями определенных моделей.

Маркерами данных в графиках являются линии, которые интерполируют соответствующие значения. Когда значения не связаны между собой, графи­ки применять не рекомендуется.

Составление диаграммы

Пользуясь приведенными выше рекомендациями по применению диа­грамм различных типов, вы можете выбрать диаграмму для конкретного случая. Так, для отображения цен на отдельные модели Corolla подойдет столбиковая диаграмма (гистограмма). Пример такой диаграммы отобража­ется в диалоговом окне мастера по умолчанию. Если вы предпочитаете создать трехмерную гистограмму, следует выполнить щелчок на соответст­вующем образце (второй в третьей строке). Трехмерное изображение при небольшом количестве данных выглядит лучше, чем плоское. После щелчка на кнопке Далее появится диалоговое окно, в котором следует задать надписи на диаграмме, ее легенду и тип вычислений.

Для начала перетащим поле Модель в область Ряды, чтобы создать для диаграммы легенду (описание условных обозначений).

В области Данные следует указать имена полей, данные из которых будут представлены на диаграмме. Перенесите в эту область кнопки с названиями полей Заводская цена и Транспортные издержки. При переносе второй кнопки следите за тем, чтобы она не перекрыла первую, иначе произойдет замена одной кнопки другой.

Рис. 3.7. Выбор параметров диаграммы

В результате названия полей Заводская цена и Транспортные издержки в области Данные заменились следующими: Сумма_3аводская цена и Сум­ма_Транспортные издержки. Причина в том, что по умолчанию данные полей Заводская цена и Транспортные издержки суммируются. В данном случае выполнять эту операцию нет необходимости, поскольку каждая модель представлена в таблице одной записью. Чтобы отменить операцию сумми­рования, следует дважды щелкнуть на поле Сумма_3аводская цена.

Рис 5.8. Установка операций над полем

В появившемся на экране диалоговом окне Вычисление итоговых значений

следует выбрать в списке одну из следующих операций:

— Отсутствует (не выполнять действий);

— Сумма (суммирование данных);

— Среднее (вычисление среднего значения);

— Минимум (нахождение минимального значения);

— Максимум (нахождение максимального значения);

— Число (подсчет количества записей).

Выберите в списке элемент Отсутствует и нажмите кнопку ОК. Ту же процедуру проделайте для поля Сумма_Транспортные издержки.

Область Оси оставим пустой. Нажмите кнопку Далее и перейдите к последнему окну мастера диаграмм, в котором следует ввести заголовок для диаграммы.

По умолчанию в качестве заголовка диаграммы используется имя базовой таблицы. Однако в данном случае более подходящим является заголовок Структура цен на автомобили моделей Corolla. После ввода заголовка щелк­ните на кнопке Готово, чтобы отобразить на экране готовую диаграмму. Для построения диаграммы программе понадобится несколько секунд.

На полученной диаграмме названия моделей Corolla располагаются по оси X, и каждой модели соответствует определенный цвет. Компоненты цены для отдельных моделей представлены в виде разноцветных столбцов, и их значения можно увидеть на оси Y.

Созданную диаграмму можно сохранить с помощью команды Сохранить меню Файл, выбрав подходящее имя, например Структура цен. Если диа­грамму необходимо изменить, то следует перейти в режим конструктора, выбрав команду Конструктор в меню Вид или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов и при помощи маркеров изменить размеры поля формы, а затем и размеры самой формы в этом поле, воспользовавшись функцией Объект диаграмма (Изменить диаграмму) из меню, полученного щелчком правой клавиши мыши, маркер которой находится на форме.

Access 97 обрабатывает диаграммы с помощью приложения Microsoft Graph — программы деловой графики, которая входит в комплект поставки Microsoft Office 97. Программа Microsoft Graph активна до тех пор, пока диаграмма находится на экране, и прекращает свою работу только при закрытии окна диаграммы.

Р ис. 3.9. Готовая гистограмма

Созданную диаграмму всегда можно модифицировать. Например, изме­нить ее тип, параметры, ориентацию данных, а также добавить новые или удалить ненужные элементы. Для внесения изменений в диаграмму следует вызвать программу Microsoft Graph, выполнив двойной щелчок на диаграмме в окне конструктора форм. После внесения изменений снова переключитесь в окно диаграммы. Сохраните внесенные изменения, нажав кнопку ОК в окне сообщения.

Создание составной формы

В этом параграфе рассказывается, как на основе связанных таблиц Предлагаемые модели и Клиенты спроектировать составную форму, в которой главная форма связана с подчиненной. При помощи такой формы можно получать сведения об автомобилях конкретных моделей и о клиентах, заказавших их. По количеству заказов, приходящихся на каждую модель, легко определить, какая модель пользуется наибольшим спросом у покупа­телей.

Во избежание осложнений предоставьте подготовку проекта формы мас­теру. Позднее готовую форму можно дополнить иллюстрациями и другими оформительскими элементами.

Приступим к созданию проекта формы. Активизируйте команду Формы в меню Вид или откройте вкладку Формы в окне базы данных. После щелчка на кнопке Создать вкладки Формы окна базы данных на экране появится диалоговое окно Новая форма, в котором надлежит выбрать способ создания формы. Выберите элемент Мастер форм для вызова мастера создания форм. Название таблицы на этом этапе можно не указывать. После нажатия кнопки ОК появится первое диалоговое окно мастера, в котором следует выбрать таблицы и поля для проектируемой формы.

Р ис 3.10. Выбор таблиц и полей для формы

В списке Таблицы/запросы выберите таблицу Предлагаемые модели, а в списке Доступные поля — поля, которые предполагается использовать в форме, и перенесите их в список Выбранные поля.

В форму, предназначенную для просмотра заказов, должны войти все данные об автомобилях той или иной модели, включая информацию об их комплектации и цене. Единственное поле, которое не следует включать в такую форму, — это поле Специальная модель. Чтобы не перемещать поля в правый список по одному, воспользуйтесь кнопкой с двойной стрелкой (>>). В результате в списке отобразятся названия всех полей. Теперь маркируйте поле Специальная модель в правом списке и выполните щелчок на кнопке со стрелкой, указывающей в обратном направлении (<), после чего данное поле будет исключено из списка.

Затем из списка Таблицы/запросы выберите таблицу Клиенты, на основе которой строится подчиненная форма. Введите в проект формы названия приведенных ниже полей в этой же последовательности:

— Обращение,

— Имя, отчество,

— Фамилия,

— Почтовый адрес,

• Почтовый индекс,

• Населенный пункт,

• Номер договора,

• Дата заказа,

• Скидка.

Окончив эту процедуру, выполните щелчок на кнопке Далее.

В результате на экране появится окно с установленной опцией Подчиненные формы, указывающей на то, что будет сформирована составная форма. Проанализировав связи между таблицами, Access 97 создает главную форму на основе таблицы Предлагаемые модели. Чтобы перейти к следующему окну, нажмите кнопку Далее, хотя на этом можно было бы и завершить проектирование формы, нажав кнопку Готово. В следующих окнах мастера форм остается только подтвердить установки по умолчанию.