Придерживайтесь следующих рекомендаций, чтобы правильно оформить
отчет:
• В верхнем колонтитуле дважды щелкните на поле наименования Заводская
цена, чтобы изменить содержащуюся в нем надпись. Появится окно свойств, в
котором для параметра Подпись установите новое значение — Цена без
начислений. Закройте окно свойств.
• На панели элементов управления активизируйте кнопку с именем Надпись. Разместите поле в верхнем колонтитуле справа от надписи Цена без начислений. Введите в него выражение Отпускная цена, вследствие чего программа установит необходимый для размещения этой надписи размер.
• На панели элементов активизируйте кнопку Поле (с изображением литер ab) и перенесите его в область данных справа от поля Заводская цена. Текстовое поле “Поле N” пометьте и удалите; для поля “Свободный” откройте окно Свойств и в закладке Данные в поле “Данные” введите формулу для вычисляемого поля Отпускная цена: “= [Заводская цена]*1,20”; в закладке Макет в поле “Формат поля ” выберите “Денежный” и в поле “Число десятичных знаков” – значение “Авто”; закройте окно Свойств.
Формула всегда начинается со знака равенства. Имена полей заключаются в квадратные скобки. Число 1,20 служит для указания величины налога на добавленную стоимость, составляющего 20%. В поле Отпускная цена указываются цены моделей с учетом НДС.
Примечание каждой группы должно содержать промежуточную стоимость автомобилей конкретной модели, которая вычисляется как сумма отпускных цен автомобилей данной модели, заказанных клиентами.
• В верхнем меню активизируйте Вид, а в нем функцию Сортировка-Группировка; в появившемся окне Свойства группы включите Примечание группы; на панели элементов активизируйте кнопку Поле и перенесите его в Примечание группы “ Модель” отчета; в текстовое поле “Поле N” введите текст “Промежуточная стоимость автомобилей модели”; для поля “Свободный” откройте окно Свойств и в закладке Данные в поле “Данные” откройте список допустимых полей и выберите из списка поле “Модель” для отображения конкретного значения этого поля в каждой группе данных; закройте окно Свойств. На панели элементов активизируйте кнопку Поле, перенесите его в Примечание группы “ Модель” отчета и разместите под полем Отпускная цена из верхнего колонтитула; текстовое поле “Поле N” пометьте и удалите; для поля “Свободный” откройте окно Свойств и в закладке Данные в поле “Данные” введите формулу для вычисляемого поля:
“= Sum([Заводская цена]*1,20)”; в закладке Макет в поле “Формат поля” выберите “Денежный” и в поле “Число десятичных знаков” – значение “Авто”; закройте окно Свойств.
Сумма определяется с помощью функции =Sum. Суммируются отпускные цены автомобилей каждой модели, заказанной клиентами.
Примечание отчета должно содержать общую стоимость автомобилей всех моделей, которая вычисляется как сумма отпускных цен автомобилей всех моделей, заказанных клиентами (сумма промежуточных стоимостей автомобилей отдельных моделей, составляющих группы данных отчета).
• на панели элементов активизируйте кнопку Поле, перенесите его в Примечание отчета и разместите под полем Отпускная цена из верхнего колонтитула; в текстовое поле “Поле N” введите текст “ Общая стоимость автомобилей всех моделей”; для поля “Свободный” откройте окно Свойств и в закладке Данные в поле “Данные” введите формулу для вычисляемого поля:
“= Sum([Заводская цена]*1,20)”; в закладке Макет в поле “Формат поля” выберите “Денежный” и в поле “Число десятичных знаков” – значение “Авто”; закройте окно Свойств.
• просмотреть и сохранить готовый отчет.
Рис.4.12. Проект итогового отчета с вычисляемыми полями
Рис. 4.13. Готовый отчет в режиме предварительного просмотра (начало)
Рис. 4.14. Готовый отчет в режиме предварительного просмотра (конец)
Верстка отчета в несколько колонок
В Access 97 предусмотрена возможность расположения текста отчета в нескольких колонках. В таком отчете колонки заполняются информацией сверху вниз и слева направо. Параметры колонок (количество, размер, расстояние между ними и т. д.) устанавливаются на вкладке Столбцы окна Параметры страницы, которое открывается с помощью одноименной команды из меню Файл.
Предварительный просмотр отчета
В режиме предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть отчет в напечатанном виде. Существует два режима предварительного просмотра отчетов.