Проектирование отчетов

Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. Для получения такой информации должны быть проведены дополнительные вычисления.

Составим отчет, представляющий информацию о заказах и позволяющий уста­новить спрос на автомобили различных моделей и дату поступления заказа от определенного клиента.

Перед подготовкой отчета вставим в таблицу Клиенты записи с данными о новых заказах.

Создание отчета

Отчет создается знакомым читателю способом. Прежде всего необходимо нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты в окне базы данных.

Р ис. 4.1. Окно создания отчета

В окне Новый отчет Access 97 предложит указать таблицу, на базе которой создается отчет. Откройте список таблиц и выберите таблицу Клиенты, а затем воспользуйтесь помощью мастера отчетов. По окончании работы созданный мастером отчет можно отредактировать. Итак, выполните щелчок на строке Мастер отчетов, вследствие чего на экране появится первое окно мастера отчетов.

На первом этапе разработки отчета указываются включаемые в него поля. Выберите следующие поля:

— Код модели;

— Фамилия;

— Дата заказа

Поле из списка Допустимые поля помещается в список Выбранные поля после маркирования имени и нажатия кнопки со стрелкой (>). Переместить из одного списка в другой все поля позволяют кнопки с двойными стрелками (>> и <<). После того, как все названные поля окажутся в правом списке и будут расположены в указанной последовательности, щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера.

Рис. 4.2. Выбор полей для отчета

Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности груп­пирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость. Данные в отчете должны быть сгруппирова­ны по кодам моделей, что при актуализации отчета позволит сразу опреде­лить, какое количество автомобилей каждой модели заказано к настоящему моменту. В результате анализа данных таблицы Клиенты мастер отчетов предложит именно такой способ группирования в следующем диалого­вом окне.

Р ис. 4.3. Группирование данных

Примечание:

Предложенный программой способ группирования можно изменить. Данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Из­менить уровни группирования позволяет кнопка Уровень.

Перенесите поле с кодами моделей из левого списка в правый. Чтобы выбрать способ группирования, нажмите кнопку Группировка.

Р ис. 4.4. Выбор способа группирования

О ткрывшееся окно служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. При использовании стандартного значения Обычный в одну группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле. Не изменяйте эту установку и выполните щелчок на кнопке ОК. Перейдите в следующее диалоговое окно мастера, в котором определяется способ сортировки данных.

Рис. 4.5. Выбор способа сортировки данных при создании отчета

Access 97 автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группирование (в рассматриваемом случае — по полю Код модели). Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных для этого полях. В нашем примере можно произвести сортировку по полю Фамилия. Выберите его в поле списка первого уровня сортировки. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля.

В следующем окне мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете. В распоряжении пользователя имеются следующие варианты отображения данных:

— ступенчатый — ступенчатое расположение данных разных уровней;

— блок — блочное расположение данных;

— структура 1 и структура 2 — ступенчатое расположение уровней с пере­крытием;

• по левому краю 1 и по левому краю 2 — выравнивание данных всех уровней по левому краю.

Активизируйте переключатель ступенчатый.

Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных. Для этого отведена левая часть его окна. В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа. Чтобы полнее использовать площадь страницы, устано­вите опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которой подбирается оптимальная ширина полей. Нажмите кнопку Далее.

Р ис. 4.6. Данные в отчете

Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления отчета. В нем также имеется поле для просмотра образцов.

Р ис. 4.7. Выбор стиля оформления отчета

Выберите стиль Формальный, нажмите кнопку Далее в последний раз и присвойте отчету имя. В поле Задайте имя отчета Access 97 по умолчанию вводит имя таблицы, на основе которой создается отчет. Возможно, пользователь сочтет это имя подходящим для отчета. В рассматриваемом примере в этом поле будет находиться имя Клиенты. Однако составленному отчету больше подходит имя Обзор заказов.

Р ис. 4.8. Назначение имени отчету

Чтобы оценить внешний вид отчета, следует выполнить щелчок на строке Образец меню кнопки Вид.

Примечание:

Уже сейчас отчет можно открыть в режиме конструктора, чтобы внести исправления или улучшить его оформление. Для этого следует выполнить щелчок на кнопке Конструктор.

Как только на экране отобразится составленный отчет, задайте для его окна полноэкранное представление, чтобы можно было увидеть как можно большую часть страницы отчета.

Р ис. 4. 9. Готовый отчет

В готовом отчете в области нижнего колонтитула автоматически устанав­ливается дата его создания. Сам же отчет имеет вид таблицы: имена полей приведены под строкой заголовка и отделены от нее и от данных жирной линией. Группы строк, начинающихся кодом некоторой модели, содержат списки клиентов, которые заказали данную модель. Там же приведены даты заказов.

Примечание:

Указатель мыши в области страницы отчета приобретает вид лупы. При выполнении щелчка в любом месте страницы отчета она увеличивается или уменьшается так, что отображается полностью, и имеет тот вид, что и на бумаге после печати.

Сохраните отчет с помощью команды Сохранить из меню Файл под подходящим именем, например Отчет о заказах или Обзор заказов.

Редактирование отчета

Редактирование отчета выполняется в режиме конструктора. Если же вы еще находитесь в режиме предварительного просмотра, щелкните на кнопке Закрыть, и Access 97 вернется в режим конструктора. Если отчет уже закрыт и вы перешли в окно базы данных, отметьте имя отчета и нажмите кнопку Конструктор.

Р ис. 4.10. Отчет в режиме конструктора

Области отчета

Прежде чем приступить к редактированию отчета, внимательно озна­комьтесь с его структурой. Любой отчет содержит несколько областей, что позволяет автоматизировать процесс его оформления. Функции каждой области наиболее ярко проявляются в многостраничных отчетах. Ниже приведен краткий обзор областей Access-отчетов.

Заголовок отчета

Заголовок отчета расположен на первой странице отчета перед верхним колонтитулом. В области заголовка нашего отчета находится текст Обзор заказов.

Верхний колонтитул

Верхний колонтитул по умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Его отображение на страницах, содержащих шапку или резюме, можно заблокировать. Обычно верхний колонтитул содержит заголовки колонок (в нашем отчете — имена полей Код модели, Фамилия и Дата заказа).

Заголовок группы

Заголовок группы состоит из имени группы и слова Заголовок группы. В нашем отчете этот заголовок имеет такой вид: Заголовок группы " Код модели ".

Область данных

Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи. В области данных нашего отчета находятся значения из полей Фамилия и Дата заказа.