Лабораторная работа 9 проектирование отчетов
Цель работы: изучить способы и приобрести умения создания отчетов с несколькими уровнями группировки данных и разнообразным оформлением, необходимым для формирования выходной информации информационных систем.
Теоретические сведения Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса
Процесс создания отчета необходимо начинать с выбора полей, которые должны входить в отчет, а также определения таблиц или запросов, в которых эти поля находятся. Возможно, что при создании отчета вам могут потребоваться данные какой-нибудь одной таблицы, но чаще всего в нем должна содержаться информация из нескольких таблиц. В таком случае сначала должен быть создан запрос, который будет объединять в себе все нужные поля, взятые из разных таблиц.
Наиболее простым способом, позволяющим быстро решить эту задачу, является использование инструмента автоматического генерирования отчетов. Данное средство позволяет сформировать отчет, включающий в себя все необходимые записи используемой таблицы или запроса, что, в свою очередь, дает возможность быстро просматривать необходимые базовые данные. После этого отчет может быть изменен и сохранен в нужном виде.
Автоматически создать отчет можно следующим образом.
1. Необходимо выбрать источник записей, на основе которых требуется создать отчет. Для этого в области переходов щелчком кнопки мыши выделяется нужная таблица или запрос.
2. Затем нужно нажать кнопку Отчет, расположенную на вкладке Создание в группе Отчеты. После этого программа Access автоматически создаст отчет на основе выбранных вами данных и отобразит его в режиме макета.
Режим макета позволяет легко редактировать и видоизменять отчет, регулировать размеры столбцов, добавлять нужные поля, а также менять их местами. Кроме того, в режиме макета можно задавать практически любое размещение полей и записей, но чаще всего данные представляются в виде таблицы или в столбик.
Макет таблицы внешне напоминает обычную таблицу, каждая ячейка которой содержит определенную информацию, причем подписи отображаются в верхней ее части, а данные распределяются по столбцам. На рис. 9.1 изображен табличный макет отчета.
Рисунок 9.1 - Пример табличного макета отчета
Отчет в виде таблицы удобен в тех случаях, когда он состоит из небольшого количества полей, которые можно отобразить в виде простого списка.
Макет в столбик позволяет создавать отчеты, содержащие слишком большое количество полей, которые не помещаются в ширину отчета. В этом макете подписи размещаются слева от полей, а сами поля располагаются друг за другом в столбик.
Чтобы выбрать нужный вариант представления отчета, необходимо на вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления нажать кнопку Табличный или В столбик, после чего отчет будет преобразован в соответствии с выбранным представлением данных в отчете.
Создание отчета с использованием мастера
Мастер отчетов — это средство, позволяющее легко создавать отчет в соответствии с требованиями пользователя. Созданный с помощью мастера отчет может содержать записи как из нескольких связанных между собой таблиц, так и из созданных ранее запросов. Кроме того, все данные можно сгруппировать и отсортировать.
С помощью мастера отчет создается в несколько этапов.
1. На вкладке Создание в группе Отчеты нужно нажать кнопку Мастер отчетов.
Затем появится окно Создание отчетов.
2. В раскрывающемся списке источника записей необходимо выбрать необходимую таблицу или запрос.
3. Каждому выбранному
запросу или таблице соответствует
список доступных полей, из которого
требуется выбрать те поля, которые
должны быть отображены в отчете. Чтобы
нужное поле вошло в отчет, его нужно
выделить, а затем нажать кнопку
.
Если в отчете должны присутствовать
все доступные поля, удобней использовать
кнопку
.
Когда отчет должен содержать поля из нескольких таблиц или запросов, в списке Таблицы и запросы необходимо выделить нужную таблицу или запрос и продолжить выбор полей. Нажмите кнопку Далее.
5. На следующем этапе необходимо выбрать поля, которые требуется сгруппировать. Выбор полей для группировки данных осуществляется двойным щелчком кнопки мыши на именах необходимых полей.
Примечание: Возможность группировки данных удобна в том случае, когда информация должна быть представлена в определенном порядке и распределена по группам.
При необходимости в процессе создания отчета пользователь может выбрать несколько уровней группировки данных, максимальное количество которых ограничено четырьмя, причем первое группируемое поле будет наиболее важным уровнем, а остальные будут следовать за ним в порядке выбора.
6. Для каждого выбранного поля можно задать нужный интервал группировки. Для этого необходимо нажать кнопку Группировка, а затем в появившемся окне выбрать интервалы группировки, как показано на рис. 9.2.
Примечание: Интервал группировки определяет вид группировки, который в первую очередь зависит от типа поля. Текстовое поле может быть сгруппировано по одной-пяти первым буквам либо по всему полю. Числовое поле группируется по значению.
Рисунок 9.2. Задание интервалов группировки для выбранного поля
7. Следующая страница мастера отчетов позволяет выполнить сортировку данных определенным образом. Для этого необходимо выбрать поле и указать требуемый вид сортировки. Сортировка записей может быть осуществлена как по возрастанию, так и по убыванию и включать до четырех полей.
8. Если в отчете присутствуют числовые поля, над которыми необходимо произвести какие-либо вычисления, то пользователь может воспользоваться возможностью подведения итогов. Для этого нужно нажать кнопку Итоги в окне выбора порядка сортировки.
9. В появившемся окне Итоги будут представлены поля, для которых можно подвести итоги. Напротив соответствующих полей нужно установить флажки для тех функций, которые будут использоваться для вычислений в этих полях. Мастер отчетов предоставляет возможность вычисления суммы, определения среднего, максимального и минимального значений. Кроме того, при вычислении сумм возможно определение процентов от суммарного значения.
10. В этом же окне можно выбрать вид представления итогов в отчете. Для этого в группе Показать необходимо установить флажок напротив одного из вариантов:
Только итоги — в этом случае будут представлены только вычисленные значения;
Данные и итоги — отображение итоговых значений с подробными сведениями.
Чтобы получить более полную информацию в отчете, установите флажок Данные и итоги.
11. На следующей странице мастера вам потребуется выбрать вид макета отчета. Существует несколько видов макетов для отображения данных отчета — Ступенчатый, Блок и Структура. Установите переключатель в нужное положение.
12. После определения наиболее подходящего вида макета на этой же странице мастера необходимо указать параметры страницы. Установите переключатель в положение книжная (устанавливает вертикальную ориентацию страницы) или альбомная (устанавливает горизонтальную ориентацию страницы). Нажмите кнопку Далее.
13. Затем мастер отчетов попросит указать требуемый стиль. Чтобы выбрать нужный стиль, достаточно щелкнуть на нем кнопкой мыши; для наглядности в правой части окна будет отображен эскиз отчета, соответствующий выбранному стилю.
14. В завершение создания отчета необходимо выбрать заголовок, который будет отображен в начале отчета и вместе с тем станет названием документа при сохранении созданного отчета.
15. Перед сохранением отчета его можно просмотреть в режиме просмотра отчета, который дает представление о том, как будет выглядеть готовый отчет