Создание запросов на добавление данных
Запрос на добавление добавляет набор записей (строк) из одной или нескольких исходных таблиц (или запросов) в одну или несколько результирующих таблиц. Обычно исходные таблицы и конечная таблица находятся в одной и той же базе данных, но это не обязательно. Можно также использовать запросы на добавление при выполнении следующих действий.
Добавление полей на основании условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.
Добавление записей, когда некоторых полей одной таблицы не существует в другой. Можно использовать запрос на добавление только тех данных, которые находятся в соответствующих друг другу полях, а все остальные игнорировать.
Следует обратить внимание на то, что нельзя изменить данные в отдельных полях имеющихся записей с помощью запросов на добавление. Для этого используются запросы на обновление, а при помощи запросов на добавление можно только добавлять целые строки данных.
Процесс создания запроса на добавление состоит из следующих основных шагов.
Создание запроса на выборку
Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление
Выбор конечных полей для каждого столбца в запросе на добавление
Выполнение запроса на добавление записей
Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление данных.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке вкладки запроса. Нажмите кнопку Конструктор.
2. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Добавление. Откроется окно Добавление (рис. 7.2).
Рисунок 7.2 - Окно Добавление
3. В списке имя таблицы выберите название результирующей таблицы. Установите переключатель в положение в текущей базе данных (или в другой базе данных). Нажмите кнопку ОК.
4. В бланке запроса появилась новая строка Добавление. Для каждого поля выборки укажите поле назначения результирующей таблицы, выбирая названия полей из раскрывающегося списка.
5. Нажмите кнопку Выполнить. Откроется окно подтверждения операции добавления.
6. Нажмите кнопку Да.
7. Откройте таблицу и убедитесь, что в ней появились новые записи.
Примечание: Типы данных, заданные для полей в исходной таблице, должны быть совместимыми с типами данных для полей конечной таблицы. Например, можно добавить числа в текстовое поле, но нельзя добавить текст в числовое поле.
Добавление записей в таблицу в той же базе данных
В диалоговом окне Добавление выберите пункт Текущая база данных (если он еще не выбран), а затем в поле со списком Имя таблицы выберите конечную таблицу.
Нажмите кнопку ок.
То, что будет отображаться на экране, зависит от способа создания запроса на выборку. Например, если из исходной таблицы или запроса были взяты все поля, эти поля будут добавлены в конечную таблицу к строке Добавление записей в таблицу в бланке запроса.
-ИЛИ-
Если в запрос были добавлены отдельные поля, а имена полей в исходной и конечной таблицах совпадают, то имена полей конечной таблицы будут автоматически добавлены в строку запроса Добавление записей в таблицу.
-ИЛИ-
Если были добавлены отдельные поля и некоторые или все имена полей в исходной и конечной таблице не совпадают, то поля с несовпадающими именами будут оставлены пустыми. Можно щелкнуть ячейку в строке Добавление записей в таблицу и выбрать конечное поле.
Примечание. Если результирующее поле оставлено пустым, запрос не добавит данных к этому полю.
Для предварительного просмотра внесенных изменений переключитесь в режим таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду Режим таблицы.
-ИЛИ-
В области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.
Вернитесь в режим конструктора и нажмите кнопку Выполнить, чтобы добавить записи.
Примечание: Отменить результаты выполнения запроса на добавление невозможно, поэтому убедитесь, что действительно необходимо добавить записи.