Тема 5. Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета

Вопрос 2.Классификация первичных учетных документов. Организация документооборота.

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации. Стр.19 рис.26.

По назначению:

• распорядительные — документы, содержащие разре­шение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

• оправдательные — документы, содержащие информа­цию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);

- бухгалтерского оформления — не содержат фактов , подтверждающих хоз. операцию, а составляются для подготовки данных к отражению этой операции в учетном процессе (ведомости распределения, бух. отчетность, справки).

- комбинированные — это документы, которые являются и распорядительными и оправдательными (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

По порядку формирования:

• первичные — документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кас­совые ордера);

• сводные — документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

По способу использования:

• разовые — документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции [акт на списание основных средств , платежное поручение];

накопительные — составляются за определенный период времени путем накопления в них однородно-хозяйственных операций , а в конце периода подсчитываются итоги (наряды на выполнение работы за месяц, лимитные карты на отпуск материалов со склада).

По статусу в системе информационного обеспечения:

• Простые

• Строгой отчетности

По месту составления:

• Внутренние- оформляются в организации.

• Внешние- составляются на стороне другими организациями.

По количеству учетных операций:

• Однопозиционные- отражают операцию по движению одного наименования однородного объекта учета.

• Многопозиционные- отражают операции по движению нескольких наименований объектов учета.

По оформлению однородных операций:

• Унифицированные –типовые документы, утвержденные Госкомитетом РФ по статистике и представленные по форме, содержащейся в альбомах унифицирован­ных форм ПУД и их электронной версии.

• Прочие-все документы не вошедшие в данный альбом.

По способу заполнения:

• Составленные вручную

• На ЭВМ

Организация документооборота.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Под документооборотом понимается процесс движения документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая передачей их на хранение в архив.

Документы должны создаваться в соответствии с утвержденным приказом графиком документооборота организации.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию (нередко на практике это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов - фактур составляет несколько месяцев).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в структурном подразделении организации.

Графиком по каждому документу должен содержать следующие разделы:

- наименование документа;

- порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа;

- порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, порядок представления и срок представления;

- порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения;

- порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, стр.21 рис. 30 содержит набор определенных операций. Например, на стадии приемки до­кументов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логической увязке отдельных показателей). Процесс обработки документов в бухгалтерии включает этапы , представленные на стр. 21 рис.31.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное создание документов и их передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение исполнителями графика документооборота контролируется главным бухгалтером организации. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов - фактур, приходно - кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.