Создание запроса в Конструкторе

При использовании конструктора запросов вы можете не только создавать новые запросы, но также изменять уже имеющиеся запросы в базе данных. Если вы запустите конструктор, то увидите инструменты, с помощью которых вы можете создать и изменить запрос. В появившемся окне находятся таблица запроса, бланк запроса (таблица, ячейки которой используются для определения структуры и свойств запроса).

Для создания запроса с использованием конструктора выполните следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Перейдите на вкладку Создание.

3. Нажмите кнопку Конструктор запросов в группе Другие. Откроется окно Добавление таблицы (рис. 6.1).

Рисунок 6.1. Диалоговое окно Добавление таблицы

4. В появившемся окне есть три вкладки: Таблицы, Запросы, Таблицы и запросы. На вкладке Таблицы выберите необходимую таблицу и нажмите кнопку Добавить. Затем нажмите кнопку Закрыть, после чего на экране появится пустой бланк запроса на основании выбранной таблицы (рис. 6.2).

Рисунок 6.2. Бланк запроса в конструкторе запросов

5. В нижней части окна в открывающемся списке Поле выберите необходимое поле таблицы.

6. В поле Вывод на экран снимите флажок, чтобы данное поле не выводилось на экран.

7. Выберите следующий раскрывающийся список Поле и укажите другое поле для формирования запроса.

8. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить. Появится окно, в котором вы сможете ввести имя нового запроса.

9. Нажмите кнопку ОК. Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке Конструктор.

Создание запроса из фильтра

Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем:

• Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

• Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

• Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

• Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

• для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

• для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

• для просмотра отдельных полей таблицы;

• для выполнения вычислений над значениями полей.

Создание запроса на основе фильтра.

1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.

3. В группе элементов Сортировка и фильтр на вкладку Главная нажмите кнопку Дрполнительно, чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр. Измените существующий или создайте новый фильтр.

4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить фильтр.

5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра. Перейдите на вкладку Главная. Нажмите кнопку Дополнительно, расположенную в группе Сортировка и фильтр. В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос.

На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса.

6. Введите имя запроса в поле Имя запроса и нажмите кнопку ОК.

В результате вы получите запрос к базе данных.