Стандарти юридичної клінічної освіти

Нормативно-правове регулювання та правовий статус юридичних клінік.

Ведення документації в юридичній клініці:

схема проходження документації в юридичній клініці;

вхідна та вихідна документація юридичної клініки;

журнал реєстрації справ.

Етичні правила надання правової допомоги в юридичній клініці.

2 Нормативно-правове регулювання та правовий статус юридичної клініки Термін “юридична клініка” у законодавстві України не визначений. Це пояснюється тим, що юридична клініка в Україні з’явилася відносно недавно. Не в повній мірі досліджені суть і соціальна користь юридичної клініки. Відсутнє також нормативно-правове регулювання їх створення та функціонування. Враховуючи вищезазначені завдання юридичної клініки, стимулювання їх створення повинно бути закріплено на законодавчому рівні. Діяльність юридичних клінік можна розцінювати як джерело правової інформації для населення, виходячи із положень Закону України “Про інформацію”, яким встановлено, що джерелами правової інформації є Конституція України, законодавчі і підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми та принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела з правових питань. Національна програма правової освіти населення, затверджена Указом Президента України від 18 жовтня 2001 року, наголошує, що правова освіта населення — це комплекс заходів виховного, навчального та інформаційного характеру, спрямованих на створення належних умов для набуття громадянами обсягу правових знань та навичок у їх застосуванні, необхідних для реалізації громадянами прав і свобод, а також виконання покладених на них обов’язків. Правова освіта має здійснюватись в усіх дошкільних, загальноосвітніх, професійно-технічних, вищих навчальних закладах і закладах післядипломної освіти. Юридичні клініки як складові навчальних закладів і освітнього процесу в України цілком справедливо можуть розраховувати на підтримку центральних і місцевих органів виконавчої влади в галузі освіти. Законодавчою базою для цього є Закон України “Про освіту” від 23.05.91, з подальшими змінами. Діяльність юридичних клінік як самостійних громадських організацій відповідає положенням Конституції України та Закону України “Про об’єднання громадян”.

3 Як і будь-яка організація, юридична клініка повинна мати певний масив документів, які регламентують діяльність клініки, та необхідні для її повноцінної роботи.

Діловодство - це систематизована обробка, фіксація, рух та зберігання інформації, пов'язаної з програмною діяльністю установи [3]. Первинною функціональною одиницею діловодства є документ. Тобто, діловодство - це загальні правила документування діяльності клініки, від надходження чи створення документу, до його передачі в архів.

Найголовніша мета ефективного ведення численних документів – це можливість легко знайти необхідну інформацію та після її використання залишити таку можливість своїм колегам [2, 100]. Систематизоване ведення документів з усіх аспектів діяльності клініки забезпечує раціональне використання часу, що дозволяє зосередити зусилля саме на вирішенні тієї чи іншої справи. Також належне ведення документів і фіксація необхідних даних забезпечить якісну звітність наприкінці звітного періоду чи в будь-який час, коли буде потрібна статистична інформація про роботу юридичної клініки.

Під час роботи з документами треба додержуватись загальноприйнятих правил діловодства:

• документи та їх зразки складаються керівником юридичної клініки;

• кожен документ юридичної клініки бажано повинен бути затверджений печаткою (якщо є) та підписом керівника;

• документи не повинні переміщатися за межі приміщення клініки без відповідного дозволу;

• установчі та організаційні документи мають бути доступними клієнтам для ознайомлення;

• не брати у клієнта оригіналів документів, тільки їх копії;

• належним чином проводити реєстрацію клієнтів, та прийнятих від них копій документів.

Операції , пов’язані з обробкою документів поділяються на два види:

1) документування - це створення документів, в яких відображається поточна робота клініки, чи створення процесуальних документів по справах клієнтів;

2) документаційне забезпечення - це робота з готовими документами, створеними консультантами або отриманими ззовні: прийом, реєстрація, розподіл, формування справ, систематизація та підготовка їх до здачі в архів.

Процес діловодства у юридичних клініках безпосередньо залежить від кількості документів, які можна поділити на певні види, а саме:

• установчі документи;

• організаційні документи;

• документи щодо надання консультацій;

• робочі документи, що виникають у процесі вирішення справи.

Далі розглянемо кожен вид таких документів більш детально.

1. Установчі документи.

До таких документів належать акти, які врегульовують всі відносини, які виникають у зв’язку з функціонуванням юридичної клініки. Тобто, це нормативно-правова база, згідно з якою відбувається вся діяльність.

Якщо юридична клініка виникає як окрема юридична особа, головним установчім документом є Статут юридичної клініки, складений та зареєстрований належним чином.

В більшості випадків юридична клініка є структурним підрозділом вищого навчального закладу, тому діє на основі Положення юридичної клініки, затверджене керівництвом ВНЗ. У такому Положенні визначаються загальні правила роботи у клініці, у тому числі й основи діловодства.

Положення про юридичну клініку має бути доступним для ознайомлення широкому колу осіб, але тільки у вигляді копії. Також копії Положення надсилаються на запити державних органів та органів місцевого самоврядування. Оригінал Положення має знаходитись в окремому місці і не може переміщатися за межі приміщення клініки без дозволу керівника.

2. Організаційні документи.

Такий вид документів забезпечує належний порядок роботи у юридичній клініці, забезпечують технічну сторону діяльності.

До них відносять:

• розклад роботи юридичної клініки;

• посадова інструкція старшого лаборанта;

• план роботи клініки на поточний період;

• графік чергувань консультантів клініки;

• заява на вступ до юридичної клініки.

Всі документи мають бути оформлені належним чином, та затверджені керівником клініки. Зазвичай, такі документи знаходяться на одному інформаційному стенді, доступ до якого вільний. Але консультантам та іншим робітникам клініки необхідно слідкувати за схоронністю цих документів.

3. Документи щодо надання консультацій.

Зразки таких документів зберігаються окремо, на кожному столі консультанта, розроблені у вигляді бланку. До таких документів відносяться:

1) угода про надання правової допомоги. Цей документ офіційно засвідчує згоду клієнта на ведення консультантом його справи, має бути підписаний клієнтом і оригінал зберігається у справі.

2) Вхідна анкета клієнта. У такій анкеті вказуються особисті дані клієнта, коротка фабула справи, перелік отриманих копій документів, перелік складених документів, письмовий виклад консультації. Вхідна анкета зберігається у справі, копія може бути залучена до архіву вхідних анкет для швидкого обліку наданих консультацій за певний період.

3) Журнал обліку клієнтів. Реєстрація обліку приймання громадян студентами здійснюється за допомогою журнальної форми реєстрації та при

наявності відповідного технічного обладнання - комп'ютерної реєстрації [1, п. 4.7 ч.4]. Наприкінці року журнал підписується керівником клініки, закривається та передається на зберігання в архів.

4. Робочі документи, що виникають у процесі вирішення справи.

До таких документів відносяться копії документів, наданих клієнтами, процесуальні документи, що складаються консультантами для вирішення справи і мають бути направлені відповідним органам, листи та повідомлення від органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій. Такі документи чи їх копії зберігаються у справах або в окремому архіві, із зазначенням дати їх надходження. Якщо юридична клініка має великий документообіг, вхідні та вихідні документи реєструються у спеціальному журналі для оперативного надання інформації щодо них, чи їх пошуку. Усі вхідні документи сортируються та передаються тому консультанту, який веде справу або підшиваються до справи чи передаються на розгляд керівнику клініки найближчим часом після їх надходження.

Окремій увазі підлягає питання про формування справ, складання номенклатури справ та їх збереження. Все це забезпечить швидку та якісну роботу з як з поточними, так і з документами, що вже знаходяться в архіві юридичної клініки, особливо при великій кількості справ.

Кожна відкрита справа має бути сформована, оформлена та поміщена в тверду обкладинку із зазначенням номеру, дати відкриття та закриття, прізвища консультанта та речення, відносно якого питання ця справа (наприклад, «Справа №_ щодо складення позовної заяви про встановлення юридичного факту»). Кожна справа зберігається у спеціально відведеному місці.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві є складення номенклатури справ.

Номенклатурою справ є список заголовків (найменувань) справ, які відкриваються, із зазначенням прізвища консультанта та строком їх зберігання. Номенклатура справ призначена для групування документів у справи та їх обліку. Доцільним способом ведення номенклатури справ у юридичних клініках є складання її на робочому комп’ютері та при необхідності відтворена у печатному варіанті. Номенклатура справ за звітний період має бути затверджена керівником клініки і надалі зберігатися в архіві. Тобто, номенклатура справ є спрощеною базою даних про роботу кожного консультанта.

Наприкінці робочого року кожен консультант складає звіт про виконану роботу. Усі звіти систематизуються в один загальний звіт про виконану роботу юридичною клінікою, який надається керівництву ВНЗ. Копії звітів також зберігаються в архіві клініки та можуть бути використані, наприклад, при проведенні будь-яких перевірок. Звіти складають згідно загальних правил документоводства.

Останнім етапом діловодства у юридичних клініках є формування архіву справ та інших документів, створених у процесі роботи клініки. Це зумовлено тим, що деякі документи можуть використовуватися довгий час для довідково-інформаційної роботи або як зразки для аналогічних поточних справ. Документи та справи зберігаються в архіві у хронологічному порядку із зазначенням дати поміщення в архів. Разом зі справами, у архіві можуть зберігатись журнали реєстрації клієнтів, заяви на вступ до юридичної клініки та інше. Архів має бути окремо від поточних документів та справ, щоб уникнути плутанини.

У разі, якщо в юридичній клініці великий штат консультантів та велика кількість справ, доцільним буде складання інструкції з діловодства та назначити відповідальну особу за правильне та своєчасне здійснення діловодства.

Таким чином, діловодство в юридичних клініках є важливим елементом її роботи. Правильне ведення діловодства забезпечує оперативність і ефективність роботи клініки в цілому і кожного консультанта окремо, дозволяє швидко знайти потрібний документ навіть новачкам і спростити процес підготовки звітності.

Використані джерела:

1. Типове Положення про юридичну клініку вищого навчального закладу України (Затверджено Наказом Міністерства освіти і науки України 03.08.2006 N 592)

2. Єлов В.А. Юридична клініка: Навчальний посібник. В.А. Єлов, С.І. Молібог, Д.Г. Павленко – К.: «Школяр», 2004. – 315 с.

3. М.В. Дулеба. Ведення й управління інформацією та документацією в роботі "юридичної клініки".

Режим доступу - http://www.legalclinics.org.ua/index_old.php?menuitem=intdoc

Бурчуладзе С.И. “Лучший способ родить хорошую мысль – это родить множество мыслей” (Л.Паулинг)

Предоставление качественной правовой помощи является главной задачей консультанта юридической клиники. Но для этого не следует сразу после интервьюирования клиента паниковать, что нет соображений по указанным обстоятельствам или наоборот говорить по принципу «наговорю все, что знаю или где-то слышал». Решение дела любой сложности должно обязательно начинаться с четкого анализа и определения правовой позиции.

Рассмотрим вариант, когда консультант не знает, что сразу ответить клиенту и приглашает его явиться повторно. Сразу хочу сказать, что ничего постыдного в этом нет, даже опытный юрист с многолетним опытом сначала ознакомиться со всеми обстоятельствами, затем уже выскажет клиенту свои советы. У многих может появиться соблазн сразу отправиться с данным делом к руководителю или преподавателю, чтоб они помогли разобраться и сказали что делать. Данный вариант поведения сойдет, только если консультант хочет поскорее избавиться от данного дела и не хочет ничему научиться. Во-первых, для того, чтоб обратиться с просьбой помочь решить проблему, нужно самому видеть эту проблему, т.к. за вас никто работу делать не должен. Во-вторых, не смотря на то, что юридические клиники созданы именно с образовательной целью, следует стараться самому провести анализ дела и выработать собственную позицию, которая может быть и ошибочна, и вот тогда уже обратиться за советом к преподавателям.

Анализ обращения можно разделить условно на следующие этапы: