17

Оглавление

Вопрос 1. Предмет - делопроизводство 2

Вопрос 2. Документ, его значение, понятие, функции 2

Вопрос 3. Нормативно-методическая основа делопроизводства 3

Вопрос 4. Служба документационного обеспечения управления 5

Вопрос 5. Классификация документов 6

Вопрос 6. Электронный документ и электронный документооборот 7

Вопрос 7. Унифицированные системы документации 8

Вопрос 8. Требования к оформлению документов 8

Вопрос 9. Юридическая сила документа 14

Вопрос 10. Язык служебных документов 15

Вопрос 11. Бланки документов 16

Вопрос 12. Организационно-распорядительные документы 17

Вопрос 13. Устав 19

Вопрос 14. Положение 20

Вопрос 15. Инструкция 21

Вопрос 16. Должностная инструкция 22

Вопрос 17. Приказ 23

Вопрос 18. Распоряжение 25

Вопрос 19. Решение 26

Вопрос 20. Протокол 27

Вопрос 21. Акт 28

Вопрос 22. Письмо 29

Вопрос 23. Докладная и служебная записки 30

Вопрос 24. Справка 31

Вопрос 25. Договор 32

Вопрос 26. Доверенность 33

Вопрос 27. Приказ по личному составу 34

Вопрос 28. Штатное расписание 35

Вопрос 29. Трудовой договор 36

Вопрос 30. Личная карточка 37

Вопрос 31. Обращения и жалобы граждан 40

Вопрос 32. Основные принципы работы с документами. Документооборот 41

Вопрос 33. Работа с входящими документами 42

Вопрос 34. Работа с исходящими документами 43

Вопрос 35. Работа с внутренними документами 44

Вопрос 36. Регистрация документов 44

Вопрос 37. Контроль исполнения документов 47

Вопрос 38. Номенклатура дел 48

Вопрос 39. Формирование и оформление дел 49

Вопрос 40. Оперативное хранение дел 50

Вопрос 41. Экспертиза ценности документов 51

Вопрос 42. Подготовка дел к передаче в архив 52

Вопрос 43. Работа с конфиденциальными документами 53

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ ДОУ 62

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 66

Вопрос 1. Предмет - делопроизводство

1. Понятие делопроизводства

2. Документирование

3. Организация работы с документами

• Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. Само управление можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

При этом отправные сведения для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной основной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление. От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение и т. п.)

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

документирования; организации работы с документами.

• Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на факсимильном аппарате в бумажном виде.

• Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность: общеизвестных принципов обработки документов; приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

используемой нормативно-методической базы делопроизводства; сложившихся национальных традиций работы с документами; установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

квалификации работников делопроизводственной службы предприятия.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.