Діловодство Структура ділового листа
Ділові листи включають в себе усі види комерційних листів, запити, відповіді на запити, акредитиви, рахунки-фактури, консаменти, векселі або робочі документи, акредитиви страхування, пояснювальні листи, замовлення, листи пакування, листи відправки, листи доставки, пропозиції, письмові скарги, відповіді на вищезазначені види, і т.д.
Діловий лист має бути якомога коротшим, зрозумілим, ввічливим, доброзичливим і його мова має бути простою.
Правила і традиції діловодства змінюються з часом, але деякі основні принципи написання комерційного листа залишаються без змін.
Приватний діловий лист пишеться від руки, кожен абзац починається з нового рядка. Але якщо лист відправляється з організації, то друкується на бланку цієї організації. У цьому випадку немає необхідності використовувати відступ лінії. Лист складається з наступних елементів: заголовок, дата, адреса, текст звернення, підпис.
Лист може бути надрукований на бланку організації. Будь-яка форма має бланки друковані топографічно.
Бланк носить назву організації або фірми, якій відправляється цей лист, його адреса, адреса для телеграм, телефон, телекс, факс. Якщо ви не використовуєте форму, пишете свою адресу (в якості відправника) у правому верхньому куті листа. Тут не вказуєте ваше ім'я, воно буде вказане під вашим підписом. Українські імена зовнішньоторговельних організацій, не перекладаються іноземними мовами. Вони пишуться латинськими літерами англійської транскрипції. Ваш номер телефону може бути написаний нижче. Дата ставиться справа зверху (під вашою адресою, якщо лист написано друкованому фірмовому бланку). У Великобританії дата може бути вказана наступним чином: 7-го квітня 19 ... або 23 березня, 19 ... У США це зазвичай записується так: Квітень 7, 19 ... Як правило, перед адресою одержувача вказується посилання, яке відправник просить вказати у відповіді на лист. Загальне посилання являє собою ініціали особи, яка писала листа і тих, хто друкував його.
У зразках листів під посиланням наводиться наступне: Наше посиланя: MRE/JNK - (у першому листі)
Ваше посилання: BAT/SN - (у другому після того, як відповідь була отримана)
MRE - ініціали автора листа (М.Р.Ериксон)
JNK - ініціали друкаря.
Адреса одержувача (внутрішня адреса) пишеться зліва вгорі, під посиланням. Нижче пишеться назва фірми, під якою вказується номер будинку, вулиця, місто чи поселення, штат або країна, останнім елементом є країна. Звертання пишеться у лівій частині (не в центрі). Звертання "Шановний пане" доречно, коли ви пишете з реальній людині, яку ви не знаєте, якщо ж ви знаєте цю людину, ви повинні написати "Дорогий містер Джонс", наприклад. Якщо лист адресовано фірмі, звернення повинне бути "Шановні панове". У сучасному діловому листуванні є зайвим використання будь-яких інших форм ввічливості.
Як було сказано вище, текст листа повинен бути максимально коротким, простим і ясним. У підписці вираз "З повагою" зазвичай використовується, якщо ви не знайомі з особою (особами) або "З щирістю", якщо ви пишете людині (жінці), яку ви знаєте, щонайменше, по переписці. В американській англійській вищевказані вирази використовуються рідко. Більш поширеними є вирази "Щиро ваш" або просто "Щиро", а іноді "Вельми щиро ваш". Підпис проставляється від руки над іменем автора. Не обов'язково, вказувати вашу позицію, якщо поряд з підписом є дві букви "p.p". (за про) це означає, що лист є "гарантією". Заголовок може бути написаний над основним текстом листа. Заголовок зазначає стислий зміст листа або його предмет. Якщо якийсь матеріал додається у листі, слова "Додаток" ("Додатки") пишуться в лівому нижньому куті листа. Ви можете також використовувати вираз "Ми докладаємо".