К обязательным реквизитам относятся:

— автор документа (корреспондент);

— наименование документа;

— дата документа;

— номер документа;

- дата поступления документа в организацию (для входящих до­кументов);

—- номер, присвоенный документу при его поступлении в органи­зацию (для входящих документов);

заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок испол­нения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

-— отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по су­ществу, дата фактического исполнения и индекс документа-от­вета, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Дополнительными могут быть реквизиты:

— расписка исполнителя в получении документа;

— ход исполнения;

— наличие приложений;

— количество листов и экземпляров документа и др.

3. Формы регистрации документов.

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистраци­онные формы будут применяться в делопроизводстве.

Основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная форма и карточная.

Журналы или книги регистрации, заполняемые от руки, удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов. Для организаций, имеющих значительный документооборот журнальная форма не применяется, т.к. имеет ряд существенных недостатков,

1. Процесс регистрации занимает значительное время, регистрацию может вести только один человек

2. Журнальная система приводит к дублированию операций

3. поиск информации по журналу довольно продолжителен по време­ни, делает практически невозможной справочную работу по документам.

4. по журналу невозможно вести кон­троль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и их необходимо систематизировать по срокам, в связи с чем необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль до­кументы на контрольных карточках или формировать специальные кон­трольные файлы в компьютере.

Регистрационно-контрольные карточки (РКК), заполнявшиеся рань­ше на пишущих машинках, а в настоящее время изготавливаемые с помо­щью компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам дея­тельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в струк­турное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет ус­транить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве эк­земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по­вторной регистрации документов в структурных подразде­лениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра­зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Лицевая сторона:

Срок исполнения

о бводится кружком

123456789 10(11)12 1314 1516171819 293031	20 21 22 23 24 25 26 27 28
Корреспондент (автор)
Дата получения Входящий № Дата докум.	№ документа
Заголовок (о чем)
Резолюция
Исполнитель (указывается фамилия и инициалы) ___

Оборотная сторона:

Ход исполнения

№ дела

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен­ного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточ­ки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148x210) или А6 (105x148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис­пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх­нему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон­трольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч­ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно «личивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Есте­ственно, что создание и ведение больших картотек - это трудо­емкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учрежде­ниях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудо­емкую информационно-справочную работу практически в любом Учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации, например:

Форма регистрационно-контрольной карточки

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Корреспондент ЗАО «Информсервис»
Дата поступления и индекс документа 15.06.2005 №2743/02-09																				Дата и индекс документа 06.06.2005 №03-05/528
Краткое содержание О разработке программного обеспечения
Резолюция или кому направлен документ Пименову С.Н. Составить техническое задание Срок – 12.07.2005
Отметка об исполнении документа В дело №02-09 15.07.2005

Регистрацию документов-ответов целесообразно вести на регист­рационных формах инициативных документов. Документу-ответу при­сваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пре­делах соответствующего регистрационного массива.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

В зависимости от задач поиска информации в организациях чаще всего формируются такие картотеки, как по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту авторов документов, по обращениям граждан, кодификационные и т.д.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

Прием и первичная обработка

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структу­ры и формы работы с документами, принятой технологии обра­ботки документов. Работа с документами состоит из ряда после­довательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизо­ваны, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее ко­роткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до­кументы исполнителям, механизировать первоначальную обра­ботку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на об­работку документов, учет объема документооборота.

В нормативных документах регламентированы правила пер­вичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав­ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохран­ность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, от­сутствия документов, приложений к ним, несоответствия доку­ментов и приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабаты­вается только сопроводительная документация, машинные но­сители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на до­кументе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а пере­даются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указыва­ется наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено ме­сто для последующего проставления входящего регистрацион­ного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно докумен­ты, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, ад­ресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с ука­занием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

значитель­ное количество документов, содержащих, как правило, опера­тивную информацию, поступает в организации по факсимиль­ным аппаратам.

Поэтому необходимо обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В против­ном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей.

!!! Существование большого объема документов, создаваемых различными способами (электронная почта, факсограмы) приводит к децентрализации приема-передачи докумен­тов, результатом чего становится потеря службой делопроизвод­ства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации кон­троля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, от­ветственности за ее сохранность и использование).