Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе доу (секретариате)
1. Письма, присланные для сведения (копии).
2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.
3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.
4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Учебные планы и программы.
8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
9. Прейскуранты.
10. Технические условия.
11. Претензии.
12. Нормы и нормативы расходов материалов.
13. Поздравительные письма.
14. Пригласительные билеты.
15. Документы по заключению коллективных договоров.
16. Бухгалтерские документы.
17. Планово-финансовые документы.
18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
19. Формы статистической отчетности.
20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» и общественным организациям.
21. Объяснительные записки.
22. Арбитражные и исковые документы. Перечень разрабатывается службой делопроизводства и утверждается руководителем.
На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве - в течение месяца.
Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера и (или) добавляя место хранения документа или его копии (номер дела). Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних документов.
Таблица 8.1
Нумерационный бланк
Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.
На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ". Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.
Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.
При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.
Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим
и внутренним документам в пределах календарного года.
Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруют. Поэтому индекс письма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но и номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и исполненный документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа, например:
В филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25.08.2005. С начала календарного года это было, например, 1825 входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допустим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01—14. Таким образом, входящее письмо будет иметь регистрационный индекс (номер): 1825/01—14. Ответ на это письмо будет иметь, например, такой индекс: 01—14/1913, где 01—14 — это номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 1913 -— очередной порядковый номер исходящего письма.
Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные реквизиты определяются самой организацией.