Лекция №2 Понятие и сущность документооборота

1. Документооборот и документопотоки: их виды, правила, основные функции

2. Понятие регистрации, ее значение. Основные принципы регистрации документов

3. Индексация. Формы регистрации

Документооборот – это движение документов внутри организации с момента их поступления до завершения их исполнения или отправки.

Правила организации документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение докмунетов в учреждении. Докмунетооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения докмунетов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотносится с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением управленческого аппарата, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. таким образом, докмунетооборот напрямую связан с процессом принятия управленческого решения. Процесс документирования управленческого решения включает в себя информационную поддержку решения (обеспечение достоверной информацией), документирование решения, контроль за его выполнением.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Документооборот как движение следует отличать от объема создавшихся докмунетов. (объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов в секретариате, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и структурных подразделениях. Поскольку регистрация ведется в пределах отдельных групп документов, подсчет объема документооборота принято проводить по выделенным участкам регистрации. Служба докмунетооборота периодически составляет сводки данных об объеме докмунетооборота, где помимо количественных данных проводится анализ докмунетооборота, что позволило выявить определенные закономерности роста и состояния докмунетооборота, его изменений. Так, в начале года, квартала, месяца резко возрастает приток входящих докмунетов в конце – исходящий.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика до подшивки в дело. В этой связи, выделяют основные правила документооборота: оперативное движение документов по более короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Кроме того, при организации движения докмунетов необходимо соблюдение следующих правил:

• Максимальное сокращение инстанции прохождения докмунетов

• Исключение или максимальное ограничение возвратных движение докмунетов

• Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий докмунетов.

Соблюдение этих правил позволяет организовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под докмунетопотоком понимается сложившееся движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных имеется общий источник.

Докмунетопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления и вертикальные (восходящие и нисходящие), которые связывают организации различных уровней. Восходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций, нисходящие потоки – документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненными организациями.

Входящий докмунетопоток любой организации складывается из докмунетов вышестоящих организаций, подведомственных организаций, неспоподчиненных организаций.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемый за ее пределы. Инициативные документы превышают по объему группу ответных докмунетов. Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания докмунетов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений .

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений. Маршрут движения докмунетов зависит от технологии работы с документами.

1. Понятие регистрации, значение и задачи регистрации

2. Регистрация документов

   • Общие правила регистрации

3. Формы регистрации документов.

2. Понятие регистрации, значение регистрации.

В организации работы с документами постановка регистрации документов занимает ведущее место, она является ключевым моментом в организации делопроизводства. Регистрация позволяет решить важнейшую задачу службы делопроизводства – в любое время в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно реализовать, владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого необходимо учитывать все документы, проходящие через учреждение, получаемые и создаваемые в нем: т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Следовательно, движение документов любого вида (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией. Эта процедура обяза­тельна для всех документов, «требующих учета, исполнения и использова­ния в справочных целях» т.е. регистрируются организационно-распорядительные, бухгалтерские, финансовые, кадро­вые и др. документы.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по уста­новленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или по­лучения (ГОСТ Р 51141—98).

Процесс регистрации представляет собой это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Следовательно, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Регистрация документов осуществляется для решения следующих задач:

- количественный учет документов, необходимый для подсчета объема документооборота;

- обеспечение сохранности документов, устранение возможности их утраты;

- восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий;

— обеспечение возможности ведения контроля исполнения до­ку ментов;

— обеспечение возможности ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам ра­ботников организации и внешних потребителей.

Существуют общие правила регистрации:

А) Поступающие документы регистрируются - в день поступления,

Б) отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.

В) Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются от­дельно.

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом ре­гистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной реги­страции документа в структурном подразделении недопустимо присваи­вать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в секретариате.

Однако не все документы организации должен регистрировать секретариат. Документы специальных (функциональных) систем документа­ции (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) целесообразно регист­рировать в соответствующих подразделениях. В секретариате на этих документах ставится только дата поступления. Секретариатом должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, т.е. не регистрируемых вчссекретариате, например: