Тема 3.5. Стосунки менеджера з підлеглими. Розпорядча діяльність

150

Тестові завдання 3.5. Оберіть правильну відповідь

1. Якою є правильна послідовність етапів розподілу праці в апараті управління?

1. Міжнародний розподіл - спеціалізація галузей - спеціалізація підприємств.

2. Функціональна спеціалізація - потоварна спеціалізація.

3. Розподіл праці по функціях управління і створення раціональної структури апарату управління - розмежування посадових обов'язків працівників всередині підрозділу.

4. Розмежування посадових обов'язків працівників всередині підрозділу - розподіл праці по функціях управління і створення раціональної структури апарату управління.

2. Яким має бути співвідношення між завданням та можливостями виконавця?

1. Завдання повинно перевищувати можливості підлеглого.

2. Завдання має бути нижче за можливості підлеглого.

3. Завдання не повинно перевищувати можливості виконавця.

4. При формулюванні завдання слід залишати підлеглому певну свободу дії.

3. Якою є загальна закономірність виконання кількох що збігаються за часом завдань?

1. Внаслідок того, що люди намагаються сконцентрувати свою увагу на тому, що легше піддається контролю, більш конкретне завдання з чітко зазначеними строками, визначеними методами виконання буде першочерговим для виконання.

2. Ступінь конкретності ніяк не впливає на послідовність виконання завдань.

3. Більш конкретне завдання з чітко позначеними строками, визначеними методами виконання буде відсунуте на другий план, а менш конкретне - буде виконане у першу чергу.

151

4. Що повинен зробити менеджер, доручаючи завдання, термщ реалізації якого запланований на місяці і роки?

1. Повторити та пояснити його кілька разів, періодично нагадувати виконавцям про завдання. Розділити завдання на відносно короткі етапи виконання.

2. Провести кілька нарад, внести завдання до посадових інструкцій виконавців. Немає сенсу встановлювати точну дату завершення роботи.

3. Досить встановити точну дату завершення роботи, обрати письмову наказову форму доручення.

4. Необхідно розділити завдання на послідовні відносно короткі етапи виконання. Скласти (бажано разом із виконавцями) графік, який відображатиме час початку та завершення кожного етапу.

5. Якою є вірна оцінка надмірного інструктування?

1. Це - позитивне явище, яке забезпечує бездоганне виконання завдання.

2. Існує певна межа вказівок, які виконавець спроможний виконати. Надмірна кількість детальних інструкцій унеможливлює їх запам'ятовування і схиляє до ігнорування навіть тих, які запам'яталися.

3. Надмірне інструктування призводить до надмірного контролю, чим забезпечується своєчасне виконання завдання.

6. Якою може бути розпорядча форма передачі завдання виконавцю?

1. Директивною (наказ, вказівка, розпорядження, вимога) та демократичною (рекомендація, прохання, порада).

2. Зворотною і оціночною.

3. Директивною (рекомендація, прохання, нарада) та демократичною (наказ, вказівка, розпорядження, вимога).

4. Стислою та розгорнутою.

7. Яким має бути обсяг інформування виконавців під час формулювання завдання?

1. Жорстко дозований, обмежений рамками конкретної частини завдання, яку треба виконати.

2. Достатнім для виконання даного завдання. Саме менеджер і повинен пов'язати працю всіх виконавців з ім підприємства.

152

3. Необхідно більш широко ніж це потрібно для виконання завдання інформувати підлеглих, і тоді менеджер менше часу буде витрачати для пов'язування праці всіх виконавців з цілями підприємства.

8. Якими є умови взаєморозуміння між керівником та підлеглим під час інструктування?

1. Ввічливість, ліберальність та поступливість.

2. Наявність зворотного зв'язку і політика "відкритих дверей".

3. Єдність професійної мови, урахування рівня інтелекту, повнота інформації, вміння слухати і чути, правильна інтонація.

4. Дотримання регламенту

9. Якщо завдання є нижчим за можливості виконавця, то які обставини повинен врахувати менеджер?

1. Виконання завдання гарантоване, виконавець задоволений працею, охоче її виконує.

2. Не використовується повною мірою досвід та знання виконавця, затримується його подальший розвиток, він не має задоволення від праці, часто буває схильним до порушень дисципліни.

3. Потрібен додатковий інструктаж та стимулювання праці підлеглого, а також посилений контроль процесу виконання.

10. Якими мають бути дії менеджера, якщо він дає ряд завдань підлеглому і той повинен розподілити час, засоби та енергію на їх виконання?

1. Треба також поінформувати виконавця про ступінь важливості кожного завданння, щоб уникнути непорозумінь внаслідок різної оцінки їх важливості.

2. Треба зафіксувати послідовність виконання у посадовій інструкції.

3. Треба доручити підлеглому скласти також календарний план виконання завдань.

4. Формулювання мають бути стислими та лаконічними.

Ч- Якими мають бути усні розпорядження керівника?

1- Своєчасними, ввічливими, максимально персоніфікованими

(щонайширше вживання займенників "я" та "мені"). 2. Голосними, чіткими, з впевненою інтонацією.

3. Якомога докладнішими, насиченими професійними термінами максимально персоніфікованим (щонайширше вживання займенників "я" та "мені").

4. За можливістю короткими, викладеними загальновживаними словами, об'єктивізованими (без займенників "я" та "мені").

12. Якими мають бути дії менеджера з метою переконання, щ₀ виконавець зрозумів, чого від нього чекають?

1. Досить кілька разів пояснити завдання.

2. Пояснивши завдання, досить спитати, чи все зрозуміло.

3. Пояснивши завдання, варто попрохати підлеглого розповісти або показати, як він буде його виконувати.

4. Пояснивши завдання, спитати, чи все зрозуміло і в разі ствердної відповіді бути впевненим у належному виконанні.

13. Чим зумовлено ступінь категоричності вимог у розпорядчій діяльності менеджера?

1. Особливостями особистості працівників, а також конкретною

ситуацією.

2. Стилем керівництва.

3. Формою передачі розпорядження.

4. Лідерством та конкретною ситуацією.

14. До чого має прагнути менеджер розподіляючи завдання за умов однакової кваліфікації працівників?

1. Найбільш сумлінним та безвідмовним співробітникам доручати більше.

2. Справедливо рівномірно завантажувати працівників.

3. Заохочувати захоплення більш сильним кращої роботи, а більш слабким залишати гіршу.

15. Як можна оцінити випадки, коли менеджер дає доручення особам, які не знаходяться у його безпосередньому підпорядкуванні?

1. Як порушення субординації, але воно йде на користь справі.

2. Це дезорієнтує підлеглих, порушує їх підзвітність, може призвести до нескоординованих доручень, підриває авторитет безпосереднього керівника.

3. Це порушення субординації, яке виправдане на великих ШД" приємствах.

4. Це сприяє більш швидкому виконанню завдань, хоча і підр^ива авторитет безпосереднього керівника.

154

16. Чи має недоліки такий розподіл обов'язків між керівником та застуЗпниками, коли керівник перебирає на себе безпосереднє керівництво одним із підрозділів?

1. Так, перевантаження керівника.

2. Ні, недоліків немає.

3. Так, виникає дещо привілейоване положення за рахунок інших підрозділів, підрозділ отримує непропорційно багато уваги.

17. Як менеджер має ставитися до можливих помилок підлеглих?

1. Вимагати вибачення і прощати.

2. Передбачувати можливість їх виникнення ще на стадії прийняття рішень, резервувати час для їх нейтралізації.

3. Вимагати пояснення і вибачення.

4. Посилити контроль.

18. На чому базується право підлеглого на помилку?

1. На етичних нормах.

2. На основному принципі делегування: управлінська відповідальність не делегується.

3. Ризику уникнути неможливо.

4. На прагненні створити хорошу атмосферу спільної діяльності.

Вправа 3.5."МАТРИЦЯ ДЕЛЕГУВАННЯ"

Вихідні д ані

У підприємстві існують такі структурні підрозділи та посади: 1) директор, 2) заступник з загальних питань, 3) секретар, 4) планово-економічна служба, 5) головний бухгалтер і бухгалтерія, 6) відділ кадрів, 7) відділ організації торгівлі, 8) юрисконсульт, 9) комерційний відділ, 10) відділ маркетингу та реклами, 11) технічна служба, 12) магазини, 13) склад.

Завдання до ситуації

Необхідно організувати розподіл обов'язків та повноважень Шляхом делегування і за допомогою умовних позначок (символів) заповнити функціональну матрицю (табл. 3.5.1) стосовно таких видів Діяльності:

155

1) наймання на роботу завідувача магазином, 2) складання бізн плану, 3) обслуговування учасників народного гуляння під святкування Дня міста, 4) доповідь до річних зборів акціонер ° 5) укладання угоди з постачальником, 6) приймання відвідувача ' особистого питання, 7) проведення інвентаризації, 8) квартальни" статистичний звіт, 9) звіт у податкову інспекцію, 10) аварія опалю вальної системи на складі, 11) ремонт складу, 12) реклама виставки продажу у пресі, 13) дотримання правил протипожежної безпеки 14) укладання колективного договору, 15)зустріч з іноземною делегацією з питань можливого товаропостачання, 16) бесіда з порущ. ником трудової дисципліни, 17) лист до постачальника, 18) річний баланс, 19) розгляд пошти, 20) надання відпустки на дипломну сесію бухгалтеру, 21) проведення інвентаризації на складі, 22) зустріч з іноземною делегацією з питань можливого товаропостачання 23) бесіда з порушником трудової дисципліни, 24) подання річного балансу, 25) розгляд пошти, 26) надання відпустки на дипломну сесію бухгалтеру, 27) лист-відповідь до університету - згода на стажування магістрів; 28) створення посадової інструкції економіста, 29) створення положення про відділ маркетингу.

Таблиця 3.5.1

Форма функціональної матриці: Розподіл обов'язків та прав у торговельному підприємстві

№ з/п	Зміст ДІЯЛЬНОСТІ	Пе	зелік посад та структурних підрозділів
		Директор	Заступ ник	Секретар	...		Магаз ини	Склад
1	2	3	4	5			14	15

Умовні позначки дій менеджерів та ланок управління по виконанню завдань та робіт такі:

І - збирання та обробка інформації; П — підготовка питання, розробка варіантів рішення; Т - технічна підготовка; У - узгодження, візування;

В - вирішальний голос у колегіальному рішенні з правом підпису; Р - вирішальний голосу колегіальному рішенні без права підпису;

156

а - одноосібне рішення; ґ - право другого підпису; О - організація виконання; £ - контроль

Самостійна робота 3.5. "Тест на управлінську сумісність"

Для подальшої аудиторної роботи у рольових парах "керівник-заступник" опрацюйте тест на управлінську сумісність.

Важлива умова ефективного функціонування управлінської системи - сумісність типів керівників, які входять до неї.

Тип керівника визначається його схильністю до певного, досить стійкого способу управління колективом і взаємодії з нижчим та вищим керівництвом, його управлінським кредо, його управлінською позицією.

Узагальнюючи досвід роботи з менеджерами різних рівнів, можна виділити вісім типів управлінських установок, які зустрічаються найчастіше.

Нижче наведено їх опис. Виберіть з них таке кредо, яке Ви хотіли б бачити: а) у свого начальника, б) у свого підлеглого, в) власне.

Управлінське кредо

№1

Управління підприємством може бути ефективним тільки тоді, коли кожен працівник добре знає свої права та обов'язки. Тому головна проблема управління - розробка правильних, продуманих посадових інструкцій, нормативних документів і розпоряджень, які регламентують службові відносини керівників та підлеглих (вертикальний рівень), а також рівних за рангом посад (горизонтальний рівень). Якщо всі регламентуючі документи складені правильно, адекватно відображають характер і специфіку діяльності підприємства, кожен працівник добре їх знає, а керівник слідкує за їх неухильним виконанням, то управління підприємством стане ^ефективним. Отже, менеджер будь-якого рівня повинен постійно працювати над удосконаленням регламентуючих документів, а також контролювати процес їх впровадження у життя.

157

№2

Умова ефективної діяльності керівника - вдосконалення колективних форм прийняття рішень. Треба залучати якомога більщ_е людей до управління підприємством. Не тільки менеджер, але й буд_ь, який його підлеглий зобов'язані тією чи іншою мірою брати участь в управлінській діяльності. На підприємстві необхідно регулярно, по-діловому проводити наради та збори. Головним напрямком діяльності підприємства повинна керувати постійно діюча комісія. З у_сі_х важливих рішень керівники повинні радитися з колективом, інформуючи про їх виконання.

№3

Головне для менеджера - уміння мобілізувати всі сили колективу на вирішення проблеми, найбільш актуальної у даний період часу. Рекомендується враховувати "ефект старіння" управлінських рішень. Будь-яке рішення може бути ефективним тільки протягом певного відрізку часу, потім виникає необхідність вироблення нового рішення. Не можна постійно тримати колектив у напруженні і вимагати кожного робочого дня повної віддачі сил.

№4

Управління ефективне лише тоді, коли підприємству забезпечені всі умови, необхідні для безперебійного функціонування (об'єктивні фактори). До таких факторів належить регулярність поставок, виконання зобов'язань суміжними підприємствами, відповідний рівень фінансування, наявність кваліфікованої робочої сили, забезпеченість працівників житлом, гуртожитками і т.д. Тому, головний обов'язок керівника — забезпечити об'єктивні фактори роботи підприємства.

№5

Головний недолік ефективного управління - зростаюча кількість різноманітних ділових паперів. Якщо менеджер буде реагувати на кожний з них, то йому не вистачить часу на керівництво. Хороший менеджер той, хто вміє "позбавлятися" багатьох письмових розпоряджень, а також псевдопроблем, що виникають. Деякі письмові розпорядження треба не виконувати, а просто відкласти і дочекатися, поки саме життя зніме необхідність їх виконання. Також немає сенсу шукати "позитивне" рішення більшості виробничих конфліктів (втрУ' чання у них менеджера найчастіше лише сприяє їх "роздмухуванню Ь

158

_а треба покладатися на те, що з плином часу конфлікти можуть вирішуватися самі по собі.

№6

Найбільш важлива риса менеджера - можливість генерувати ідеї. Добре обміркована, обґрунтована та обов'язково масштабна ідея сама по собі є виробничою силою. Головне переконати підлеглих у корисності таких ідей і тоді вони будуть їх втілювати. Треба прагнути до вирішення завдань не просто на задовільному, а на максимально досяжному рівні. Це потребує від менеджера більшої енергії, спрямованої на боротьбу з дрібномасштабним мисленням ряду співробітників, які не вміють піднятися над повсякденними проблемами.

№7

Головна вимога до менеджера - це вирішення трьох основних проблем: ефективний добір та розстановка кадрів, розробка ефективного і реального завдання, матеріально-технічне постачання. Ці проблеми менеджер повинен вирішувати особисто, не зважаючи на конфлікти та стягнення. Щодо важелів управління підлеглими то, безумовно, головним з них є матеріальне стимулювання. Наприклад, якщо бажаєте, щоб заступник і надалі працював добре, дайте йому персональну надбавку.

№8

Девіз менеджера повинен бути таким "Управління складається з дрібниць". Тримайте в порядку документацію, вчасно починайте нараду, не лінуйтеся відвідувати об'єкти управління, не забувайте своїх обіцянок, прагніть до конкретності щодо своїх завдань, особисто контролюйте виконання і т.д. І тоді справи у вас підуть Добре. Але ніколи не посилайтеся на перевантаження, на нестачу часу. Інколи доведеться затриматися після роботи, але це - об'єктивна необхідність...

Результати вибору зазначте у робочому зошиті таким чином: Перевага віддається:

Для себе - вислів №______;

Для мого безпосереднього керівника - вислів №______;

Для мого підлеглого - вислів №__________.

159