3.3. Организационная структура предприятия

Автосалон

• Товарные автомобили после сервисного обслуживания с необходимыми документами.

• Копии актов выполненных работ (по установке аксессуаров).

• Товарные автомобили на сервисное обслуживание с необходимыми документами.

• Заказ-наряды (заявки), согласованные заказчиком на установку аксессуаров.

Департамент аксессуаров

• Заявки на обеспечение нефирменными аксессуарами.

• Отчеты по продажам аксессуаров.

• Информацию по состоянию склада аксессуаров.

• Нефирменные аксессуары.

• Перечень аксессуаров разрешенных к закупке.

• Информацию о наличие аксессуаров на складе, о новых видах аксессуаров.

• Прайс-листы по нефирменным аксессуарам.

Департамент маркетинга и рекламы

• Заявки на проведение рекламных мероприятий и акций по сервису с указанием требований к их проведению (согласованных руководителем департамента).

• Опросные листы (анкеты), заполненные клиентами.

• Отчеты об использовании рекламной продукции.

• Планы, материалы и отчеты по проведению рекламных материалов и акций на согласование.

• Формы опросных листов (анкет).

• Результаты проведенных исследований, проверок.

• Документы и отчеты по рекламе на согласование (в части сервиса).

Транспортный отдел

• Заявки на перевозку ТМЦ.

• Путевые листы на подпись о подтверждении получения груза.

• Сопроводительные документы на перевозимые грузы.

С бухгалтерией

• Установленные отчеты о деятельности СЦ.

• Установленные товарные отчеты.

• Реестры по рекламациям.

• Реестры услуг.

• Акты на списание запчастей по ППП.

• Результаты инвентаризации.

• Материальные отчеты, первичные документы по складу запчастей (приход, остатки, движение).

• Заявки на платежи.

• Согласованные управленческие отчеты по сервису.

• Подтверждения о поступлении денежных средств.

• Информацию по дебиторской / кредиторской задолженности

С отделом бюджетирования и сводной отчетности

• Отчеты по дебиторской задолженности по ответственным.

Информационно-аналитический отдел

• Установленные отчеты по  реализации аксессуаров, по реализации  неликвидных товаров.

• Установленные отчеты по шинам.

• Установленные отчеты по исполнителям.

• Сводные отчеты по затратам (на зарплату).

• Сводные отчеты по подменным автомобилям.

• Установленные расчёты достигнутых показателей эффективности сервисного центра к совещанию.

• Установленные формы планов  по СЦ.

• Утвержденные планы по сервису, ОЗЧ.

• Установленные формы расчётов  для  итогового совещания.

• Справки о фактических показателях работы СЦ на согласование

• Еженедельные отчёты о реализации  и остатках неликвидных товаров по холдингу

• Ежедневные отчёты  о реализации  и остатках зимних шин по холдингу

Отдел организационного развития

• Заявки на разработку и корректировку нормативной документации.

• Проекты приказов на проверку.

• Заявки на изменения условий гарантии.

• Информацию по вопросам деятельности сервисного центра для разработки нормативной документации.

• Перечень нормативной документации, используемых в автоцентре.

• Копии должностных инструкций по сервисному центру (по запросу).

• Копии нормативной документации (по запросу).

• Изменения по условиям гарантии.

Отдел внедрения АСУ

• Служебные на доработку программного обеспечения и задач по сервисному центру.

- Информацию по задачам на согласование.

Отдел информационных технологий

• Заявка на обучение и получение прав для работы в системе.

• Заявка на ввод НСИ.

• Подписанный протокол обучения и аттестации пользователя

• Инструкции и консультации по работе с задачами.

• Информацию об изменениях в работе с задачами.

• Планы обучения и аттестации  сотрудников СЦ по работе с задачами.

• Протокол обучения и аттестации пользователей.

Отдел технического обслуживания и программно-системного обеспечения

• Заявки на обеспечение оргтехникой.

• Заявки на установку, техническое обслуживание и ремонт оргтехники и программного обеспечения.

• Информацию об исполнение заявок на установку, техническое обслуживание и ремонт оргтехники и программного обеспечения.

Отдел телекоммуникаций и связи

• Заявки на установку телефонных аппаратов.

• Заявки на устранение неполадок в работе средств связи.

• Телефонные аппараты.

• Информацию о выполнении заявок

Контрольно-ревизионный отдел

• Договоры, документы, отчеты (по запросу для проверки).

• Отчеты по результатам проверок

Ремонтно-эксплуатационный отдел

• Заявки на проведение хозяйственных работ.

• Заявки на обеспечение оборудованием и универсальным инструментом для сервисного центра.

• Заявки на ремонт технологического оборудования.

• Заявки на обеспечение канцелярскими принадлежностями, бланочной продукцией, подписными изданиями, спецодеждой, мебелью.

• Универсальный инструмент.

• Технологическое оборудование.

• Услуги по ремонту и ППР технологического оборудования.

• Канцтовары, бланочная продукция мебель, спецодежда, подписные издания.

Энергетический отдел

• Заявки на ремонт систем энергообеспечения (освещение, отопление и пр).

• Информацию о выполнении заявок.

Отдел охраны труда и техники безопасности

• Журнал регистрации проведения инструктажей по охране труда и пожарной безопасности (на проверку).

• Протоколы по проведению инструктажей по первой доврачебной медицинской помощи.

• Утвержденные инструкции по охране труда, пожарной безопасности

• Предписания по охране труда, пожарной безопасности.

• Протоколы культуры производства.

• Журнал регистрации проведения инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.

• Приказы по охране труда, пожарной безопасности, культуре производства (через общий отдел).

Отдел по работе с персоналом

• Предварительные графики ежегодных отпусков, документы на оформление отпусков (за две недели).

• Ежемесячный табель учет рабочего времени в установленные сроки.

• Направления на стажировку, заключения по результатам стажировки стажеров.

• Договоры материальной ответственности.

• Планы обучения, заявки на обучение персонала, документы, подтверждающие обучение персонала.

• Заявки на подбор персонала в соответствии со штатным расписанием.

• Утвержденные графики отпусков по СЦ.

• Подписанные заявки на обучение.

• Анкеты по результатам собеседования стажеров.

• Копии должностных инструкции при приеме на работу

Отдел организации труда и заработной платы

• Ходатайства о замещение отсутствующего работника (или вакансия) – предоставляет нач. сервисного центра.

• Отчет по исполнителям.

• Справки о выявленных нарушениях.

Юридический департамент

• Заявки на разработку форм договоров.

• Проекты предпринимательских договоров.

• Справки, заключения, расчеты, договорная переписка и другие подлинные документы или их копии для оформления договоров, для предъявления претензий, исков и отзывов на иски.

• Оригиналы заключенных договоров и прилагаемых к ним документов.

• Отчеты по исполнению договоров;

• Проекты текстов и формы договоров.

• Проекты писем –ответов на претензии клиентов.

• Юридические заключения по договорам.

• Решения арбитражных судов, принятые по спорным условиям договоров.

• Копии решений по признанным претензиям и искам, рекомендации по протоколам разногласий.

• Консультации по правовым вопросам, порядку применения законодательства и локальных нормативных актов.

Служба безопасности

• Договоры, документы, отчеты (по запросу для проверки).

• Информацию по контрагентам для проверки.

• Заявки на взыскание дебиторской задолженности и копии необходимых документов.

• Почту, корреспонденцию для пересылки.

• Отчет по результатам проверок.

• Результаты проверок контрагентов.

• Информацию о взыскании дебиторской задолженности.

• Почту и корреспонденцию, предназначенную для сервиса.

С Общим отделом

- Служебные записки на подпись руководству.

-Копии утвержденной нормативной и распорядительной документации, протоколов.

- Подписанные служебные записки.

Отдел по работе с персоналом

• Предварительные графики ежегодных отпусков, документы на оформление отпусков (за две недели).

• Ежемесячный табель учет рабочего времени в установленные сроки.

• Направления на стажировку, заключения по результатам стажировки стажеров.

• Договоры материальной ответственности.

• Планы обучения, заявки на обучение персонала, документы, подтверждающие обучение персонала.

• Заявки на подбор персонала в соответствии со штатным расписанием.

• Утвержденные графики отпусков по СЦ.

• Подписанные заявки на обучение.

• Анкеты по результатам собеседования стажеров.

• Копии должностных инструкции при приеме на работу