7.5. Деловое письмо.

Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с другими организациями и часто численно превалирует над остальными до­кументами. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными, гарантийными, рекламными, рекламаци­онными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами на запросы и т. д.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визи­руются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и др. — на экземпляре, ос­тающемся в организации.,

Текст письма излагается от первого и третьего лица единствен­ного и множественного числа и, как правило, состоит из двух час­тей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

7.6. Телефонограмма.

Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, пере­даваемый по телефону и записываемый получателем. Телефоно­граммы применяются, для срочного оповещения о заседаниях, сове­щаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланиро­ванных действиях.

Специфическими реквизитами телефонограммы являются:

- дата и время передачи (приема);

- указание должностей и фамилий лиц, принявших и передав­ших телефонограмму;

- номера телефонов фирм, передавших и получивших телефо­нограмму.

В организации могут самостоятельно разрабатываться фирмен­ные специальные бланки для телефонограмм или применяться лис­ты бумаги формата А5 и А6. Телефонограммы составляются в од­ном экземпляре, подписываются руководителем или непосред­ственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен вклю­чать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номе­ров телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать наименование своей организа­ции и телефон, вид документа, после передачи текста записать дол­жность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

При приеме необходимо записать наименование организации и номер телефона, текст, должности и фамилии лица ее подписавше­го и передавшего, дату и время приема, повторить звонящему весь записанный текст, представиться полностью самому.

Факсимильное сообщение — документ, полученный по факси­мильному аппарату (телефаксу) по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него та­кой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды докумен­тов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фото­графии. Однако факсимильные сообщения в большей степени яв­ляются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.

Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогич­но оформлению делового письма, но могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. До­полнительными данными, которые проставляет сам аппарат, явля­ются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер телефакса, количество страниц.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную ин­формацию и предназначены для длительного использования, необ­ходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, не долговечна.

Электронное сообщение — документ, переданный электрон­ной почтой по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере. Элект­ронная почта все чаще используется для связи нескольких пользо­вателей как внутри организации, так и для внешней связи, при ус­ловии, что с обеих сторон имеется соответствующее программное и аппаратное обеспечение. Каждому абоненту в электронной по­чте присваивается код и выделяется электронный почтовый ящик (область памяти компьютера). Обмен информацией осуществляет­ся через них.

Электронное сообщение состоит из адреса (адресов) получате­ля, заголовка и прилагаемого текста (файла). Стандартный формат адреса выглядит так:

имя пользователя@машина.имя сети.имя домена.код страны