- •Глава 1 Роль делопроизводства в современном бизнесе.
- •1.1 Необходимость изучения делопроизводства.
- •Глава 2 Требования государственных стандартов к оформлению служебных документов.
- •2.1. Роль стандарта в делопроизводстве.
- •2.2Требования к реквизитам служебных документов
- •2.3. Оформление реквизитов.
- •Глава 3 . Конструирование бланков документов
- •3.1. Общие положения при создании бланков.
- •3.2. Требования к бланкам служебных документов.
- •3.3. Требования к структуре и содержанию теста служебных документов
- •Глава 4.Понятие о документообороте предприятия
- •4.1. Понятие документооборота.
- •4.2 Особенности организации работы с входящими документами
- •4.3 Особенности организации работы с исходящими документами
- •4.4 Особенности организации работы с внутренними документами
- •Глава 5. Оформление организационно-правовых документов.
- •5.1. Учредительный договор
- •5.2. Устав организации
- •5.3. Положение об организации
- •5.4. Штатное расписание
- •5.6. Правила внутреннего трудового распорядка
- •5.7. Положение о структурном подразделении
- •5.8. Инструкции организационно-методического характера
- •5.9. Должностная инструкция
- •Глава 6. Оформление организационно-распорядительных документов.
- •6.1.Оформление приказов по основной деятельности
- •6.2. Оформление распоряжений
- •6.3. Оформление указаний
- •6.4. Оформление постановлений
- •6.5. Оформление решений
- •Глава 7. Оформление информационно-справочных документов.
- •7.1. Протокол.
- •7.3. Докладная записка.
- •7.4. Заявление.
- •7.5. Деловое письмо.
- •7.6. Телефонограмма.
- •Глава 8. Деловые письма.
- •8.1. Классификация деловых писем
- •8.2. Устная и письменная формы деловой речи.
- •8.3. Стандартизация и унификация текстов.
- •8.4. Оформление реквизитов делового письма
- •Примерный перечень документов с грифом утверждения
- •Примерный перечень документов, на которые ставится печать
- •Примерный текст положения о предприятии
- •1.Общие положения
- •2. Цель и виды деятельности Предприятия
- •3. Имущество и финансы Предприятия
- •4. Права и обязанности Предприятия
- •5. Управление Предприятием
- •6. Ликвидация Предприятия
6.5. Оформление решений
Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.
В соответствии с Уставами субъектов Российской Федерации, городов, районов, главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений могут принимать решения по текущим вопросам в пределах их компетенции.
К решениям также относятся совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами.
Глава 7. Оформление информационно-справочных документов.
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. К информационно-справочным документам относятся:
- протоколы;
- акты;
- докладные и объяснительные записки;
- справки;
- заявления;
- доверенности,
- документы составляющие деловую переписку организации.
7.1. Протокол.
Протокол — управленческий документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений несколькими лицами. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: коллегий министерств, ведомств, собрания трудового коллектива, общего собрания, собрания акционеров, заседания Совета директоров (учредителей).
Протокол ведется непосредственно во время заседания. Содержание выступлений конспектируется, стенографируется или записывается на диктофон. Протокол, как и другие внутренние документы, оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими по степени отражения хода заседания.
Каждый из видов имеет свои особенности оформления, но правила придания им юридической силы одинаковы. Для придания документу юридической силы должны быть указаны: вид документа, дата, номер, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), наименование мероприятия в качестве его заголовка, состав присутствующих в том числе и для подтверждения правомочности его проведения, заголовок мероприятия (повестка дня), текст, подписи председателя и секретаря или всех присутствующих, например на учредительных протоколах.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола. Если мероприятие длится несколько дней, то ставятся даты его начала и окончания через тире. Номер протокола обычно является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.
Таким образом, структура протокола состоит из трех частей: первая — заголовочная (вводная), содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестку
дня; вторая — основная, фиксирует ход заседания; третья — оформляющая, подписи участников.
Основная часть текста полного протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Словом «СЛУШАЛИ:» начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Перед ним ставится номер вопроса повестки дня. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст на самостоятельные логические части.
После двоеточия указывают фамилию и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты или тезисы докладов, выступлений, они не записываются в протокол, а после фамилии выступившего указывается: «Текст (доклада, выступления) прилагается».
Если в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в полном протоколе вместе с ответами. Записи делаются в лаконичной форме в части «ВЫСТУПИЛИ:».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня «РЕШИЛИ:» — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Эта часть текста указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются и результаты голосования по каждой кандидатуре.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения. В протоколе может быть пункт об утверждении обсуждавшегося документа, который прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые решения. Однако, по усмотрению собрания или его председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью и в краткий протокол. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Решения коллегиальных органов, принятые на заседании, доводятся до сведения исполнителей и сотрудников предприятия в виде распорядительных документов—решений (постановлений), составленных на его основании, в виде копии самого протокола либо в виде выписки из протокола или из пунктов решений.
7.2. Акт.
Акт — документ, составленный коллегиально комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами — для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации; коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составившей.
В вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.
В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. направлен ЗАО «Колобок»;
2-й экз. в дело 05-09.
Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается" в акте.
Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
В необходимых случаях акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов: по материальным, финансовым и другим важным вопросам — необходимо также заверение печатью.
Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.