7.3. Життєвий цикл знання
Знання має різноманітну форму й складну циклічну структуру процесу формування й використання.
Форми прояву знання підрозділяються за двома ознаками:
за характером прояву виділяються дві форми – імпліцитна (неявна, латентна, потайлива, індивідуальна) і експліцитна (явна, відкрита, документована);
за способом формування також виділяються дві форми - рефлексивна (нові знання формуються на систематизованому великому обсязі минулих знань) і інтуїтивна (знання беруться як би з "голови", використовується незначний обсяг явного знання).
Можна виділити наступні стадії життєвого циклу знань підприємства:
1. Постановка мети розвитку знань. Визначення призначення знань для наступного проекту розвитку підприємства, переходу до створення наступного нововведення, для якого будуть потрібні інші знання або знання іншого рівня. Ідентифікація майбутніх видів діяльності.
2. Аналіз потенціалу існуючої бази знань. Проводиться систематизація знань за завданнями і виконавцями. Оцінюється достатність потенціалу всіх видів знань для майбутньої роботи з видів діяльності й функцій. Досліджується можливий ряд джерел наявної в організації інформації. Визначаються необхідні додаткові знання.
3. Акумуляція знань. Збираються існуючі раніше створені знання в наявних джерелах у рамках підприємства в єдину базу знань. Визначаються склад і джерела необхідних додаткових знань. Здійснюється збір, підготовка, кодування й нагромадження знань у базах знань.
4. Розвиток знань. Розширюється наявна база знань за рахунок одержання й виробництва нових знань.
5. Захист і зберігання знань. Зроблені нові знання захищаються патентами, договорами й іншими способами. Організовується зберігання знань.
6. Передача знань. Організовується трансферт знань із бази й від джерел до нових виконавців – власникам знань.
Йде дифузія знань за виконавцями видів дій у формі реалізації програми навчання й/ або надання знань через різні носії інформації.
7. Використання знань. Іде зв’язування знань, видів діяльності й функцій (завдань). Розглядається використання як для нового проекту, тобто для нових видів діяльності, так і використання як інтелектуального капіталу, інтелектуальної власності й інтелектуальних активів.
8. Оцінка накопичених знань і ефективності їхнього використання. Після використання знань варто підбити підсумок і .оцінити їхню достатність, доступність, якість формування й передачі, витрати на придбання знань у зіставленні з результатами (оцінити ефективність), обсяг і рівень використання. Розробляються рекомендації з розвитку бази знань, системи знань і системи керування знаннями.
Існують і інші, іншим чином діталізовні підходи до визначення ЖЦЗ. Вони виходять з того, що основною метою будь-якого підприємства є виробництво й надання продукції й/або послуг споживачам. Для досягнення цієї мети керівники й співробітники організації використовують власні знання, знання партнерів, постачальників і споживачів у власних бізнес-процесах, а також у процесах взаємодії й співробітництва. Організаційні (соціальні) системи адаптивні по своїй природі, тобто пристосовуються, навчаються, розвиваються. Будь-яка організація зароджується на певному рівні знань своїх співробітників, функціонує, використовуючи й поповнюючи корпоративні знання (про продукт, про технології, про споживачів і ринок), будучи одночасно й одержувачем, і джерелом такого роду знань. На підприємсвії й поза його межами відбувається безперервний процес руху інформації й знань. Знання надходять в організацію в різноманітних формах (набір персоналу, підвищення кваліфікації, вивчення спеціальної літератури, придбання ліцензій), формуються й розвиваються в процесі проектної, інженерно-технічної, виробничої й маркетингової діяльності, передаються разом з товарами й послугами.
Знання рухаються у формі людського капіталу при переміщенні робочої сили, при наданні або одержанні консалтингових послуг, а також у вигляді інтелектуальних продуктів. До останнього ставляться: результати фундаментальних досліджень, результати НДДКР, технічна документація, ліцензії тощо. Таким чином, у кожній організації, поза залежністю від сфери її діяльності, поза залежністю від ступеня її взаємодії із зовнішнім миром, здійснюється безперервний процес руху знань більшого або меншого ступеня інтенсивності, тобто здійснюється якийсь процес виробництва, узагальнення й поширення знань, у тому числі через продукцію й послуги споживачам.
Відповідно до методології системного аналізу [Перегудів Ф.И., 1976], у життєвому циклі знань (ЖЦЗ), як і в життєвому циклі будь-якої сфери діяльності, можна виділити три основних процеси (етапи):
- виявлення потреби в знаннях;
- виробництво (створення) знань;
- споживання (утилізація) знань.
На рис.7.2 наведений життєвий цикл знань, запропонований [McElroy M.W., 2003], убудований у бізнес-середовище організаційної системи.
Згідно моделі, персонал компанії схильний брати участь у поповненні знань у результаті усвідомлення розриву в їх поточному й цільовому (бажаному) стані. Виявлення таких розривів (проблем) індивідуумами або підрозділами компанії ініціює в системі діяльність по навчанню, що веде до появи здогадів, суджень, теорій і пропозицій (знаниевых затверджень – learning claims) щодо способів рішення проблем. У міру навчання й генерації нових знань формуються групи колективного обговорення, де відбувається неформальний обмін ідеями і їх критичний доброзичливий аналіз. На індивідуальному й груповому рівні цей процес може тривати як завгодно довго, поки нові ідеї й затвердження не будуть використані в практичній діяльності. Як правило, цьому передує перевірка істинності ідей на організаційному рівні компанії. Процеси формулювання «затверджень про знання» і їхнє оцінювання мають пряме відношення до створення знань. Не всі «затвердження про знання», сформульовані індивідуумами або групами, будуть успішними на організаційному рівні. Позитивно оцінені ставляться до категорії що вижили (успішних); ті, які не будуть оцінені, потраплять в одну із двох категорій: невирішені «затвердження про знання» або помилкові «затвердження про знання».
Рис. 7.2. Життевий цикл знань
Дана концептуальна модель має потребу в поясненнях щодо різних варіантів і умов її функціонування.
Інформаційні звіти про оцінки «затверджень про знання» також є знаннями й результатами процесу створення знань. Вони, по суті, є метатвердженнями (тобто затвердження про затвердження). Після оцінки «затверджень про знання» на організаційних рівнях, менеджерами компанії будуть початі спроби доведення їхнього втримування до інших груп і структур. Цей процес керованого обміну й поширення знань є, по суті, процесом інтеграції (споживання, використання) знань. Інтегроване знання зберігається у двох формах: ментально збережене знання індивідуумів або груп (неявне знання); об'єктивно збережене знання у формі явних лінгвістичних виражень і артефактів (документів, файлів, баз даних тощо - явні знання). Об'єднання неявних і явних знань організації може розглядатися як розподілена база (корпоративних) знань організації.
ЖЦЗ починається з виявлення в практичній діяльності (у бізнес-процесах) дефіциту знань про те, як здійснити перехід з поточні в цільове (бажане) стан, і закінчується після вибору перевірених «затверджень про знання» в DOKB. У наступному потім етапі використання знань у реальних бізнес-процесах можуть виникнути нові проблеми. Їхній дозвіл здійснюється ЖЦЗ по лініях зв'язків середовищ обробки (створення) знань і виконання бизнеспроцессов, як це показано на рис. 2.1.
Основні етапи ЖЦЗ і відповідни їм процеси приведено далі.
У науковій літературі по цій проблемі, а також у Європейській Концепції по керуванню знаннями [European Guide to good Practice in Knowledge Management, Part 1] виділяють п'ять етапів (процесів) життєвого циклу (рис. 7.3). У процесі «виробництво знань» виділено два подпроцесса – «створення знань» і «зберігання знань». У процесі «споживання знань» також виділено два подпроцесса – «поширення знань» і «використання знань».
До сприятливих факторів успішних бізнес-процесів необхідно віднести персональні здатності співробітників компанії й здатності організації як системи - організаційні здатності. До персональних здатностей співробітників ставляться амбіції (прагнення), майстерність, досвід, корпоративне поводження тощо. До організаційних знань і здатностей ставляться розуміння місії, стратегії, структури й процесів діяльності, а також інфраструктури й технологій діяльності.
1. Ідентифікація (виявлення) знань
Рис. 7.3. Європейське уявлення ЖЦЗ
Йдеться як про ідентифікацію знань, так і про виявлення потреби в них для конкретної предметної області й конкретного виду діяльності. Первинним у даному виді діяльності є аналіз стратегічних цілей у виробництві конкурентоспроможних товарів і послуг (традиційних або принципово нових), виявлення знань, необхідних для досягнення цих цілей. На цьому етапі важливо здійснити «аналіз розриву», тобто виявити, які існуючі знання доступні і які знання відсутні. Аналіз необхідної інформації й знань виконується як на рівні організації і її основних структурних підрозділів, так і на персональному рівні, тобто на рівні окремих фахівців і професійних груп. Ідентифікація існуючих і необхідних знань є досить важливим елементом в обґрунтуванні рішень для забезпечення інноваційного розвитку компанії. При цьому варто враховувати не тільки внутрішні процеси й потреби компанії, але й обмірювані в кількісному і якісному відношенні вимоги споживачів.
До методів і інструментів, що підтримують цей вид діяльності в організаціях, ставляться: системний аналіз, семантичний пошук, мозковий штурм, методики побудови карт знань, систематизовані опитування споживачів.
2. Створення нових знань
Створення нових знань може відбуватися при виконанні фундаментальних і прикладних НДР, у процесі діяльності аналітичних і експертних груп, при проектуванні складних об'єктів, процесів і систем. Замовником такого роду досліджень, аналізів, експертиз, проектів може бути організація або її структурні підрозділи, що переслідують певні цілі інноваційного розвитку бізнесу. На персональному або груповому (командному) рівні нові знання найчастіше є результатом навчання, підвищення кваліфікації, цілеспрямованого засвоєння нової інформації шляхом читання професійних журналів і книг у традиційній або електронній формі, продуктом спілкування й взаємодії при рішенні практичних проблем і завдань, результатом логічного висновку й методу проб і помилок/
При цьому максимально повинен бути задіяний накопичений ними досвід, їх явні й неявні (сховані) знання, з яких виникають нові знання (явні й неявні). Іншим джерелом нових знань є прийом на роботу (на тимчасовій або постійній основі) фахівців відсутнього профілю або фахівців, що мають більше високий рівень знань і досвід роботи в інших організаціях. У якості ще одного джерела нових знань може стати покупка іншої компанії разом з її фахівцями, знаннями, технологіями й досвідом.
3. Зберігання знань
Зберігання знань в організаціях необхідно для формування й нарощування активів знань (інтелектуального капіталу, баз знань). Через істотне розходження явних і неявних знань розрізняються й способи їхнього зберігання. Явні знання - текстові документи, електронні таблиці, бази даних, Web-Сторінки, креслення, схеми, поштові повідомлення й т.п. зберігаються в спеціально створювані для цієї мети репозитариях знань. Оскільки технічну й технологічну основу такого роду сховищ становлять комп'ютери й інформаційні технології, то застосовуються й відповідні способи приміщення, поповнення й витяги знань із репозитариев. Здійснюється також класифікація й систематизація знань, без чого немислимо їхнє ефективне зберігання з метою забезпечення ефективного пошуку.
Як правило, репозитарии знань оснащені ефективними засобами (програмними, технічними) для трансформації форм подання знань. Для того щоб потенціал репозитария знань використовувався в основних бізнес-процесах організації, необхідно здійснювати актуалізацію й верифікацію знань, що зберігаються в ньому, стосовно до нових завдань і мінливих умов бізнесу-середовища.
Певний компроміс між повторним використанням знань, рівнем формализованности й вартості кодування досягається при побудові депозитаріїв з використанням метаданных, метаописаний і онтологій.
Неявні знання зберігаються, насамперед, у нейронних структурах головного мозку співробітників компанії. Крім того, вони «зберігаються» у групах, у командах, в організаційних формах щоденної діяльності (у правилах виконання рутинних робіт і процесів), які описані або навіть не описані явно. Оскільки співробітники, групи й команди постійно присутні в компанії, їхні знання доступні їй і використовуються багаторазово в усіх без винятку бізнес-процесах. Вони актуалізуються й поповнюються при рішенні нових завдань або традиційних завдань у мінливих умовах бізнесу-середовища.
4. Поширення знань
Метою даного виду діяльності (процесу) є передача знань у потрібне місце, у потрібний час, з потрібною якістю.
Поширення знань відбувається багатьма способами. Знання можуть поширюватися через документи, книги й журнали, шляхом поповнення баз даних і баз знань із телекомунікаційним доступом. Це так званий «складський підхід», коли споживачі звертаються до легко доступного репозитарию знань. Але більша частина знань найкраще передається від людини до людини за допомогою спілкування, співробітництва конференцій і семінарів, тренінгів і наставництва. Така передача знань іменується «потоковим підходом». Тут особливо важливим є створення сприятливої обставини для обміну ідеями й досвідом.
До методів і інструментів, які підтримують обмін знаннями, ставляться інтранет-портали, розподілені бази даних і згадувані вище семінари, навчання, тренінги, ротація кадрів.
Істотним у поширенні знань є наявність на них попиту, продиктованого потребами інноваційного розвитку бізнес-процесів компанії, інтересів професійного росту й розвитку особистості фахівця.
5. Використання знань
Знання й керування знаннями - не самоціль. Знання як інтелектуальний ресурс тільки тоді може щось додати до вартості, якщо воно використовується в компанії.
Безліч знань залишаються невикористаними або не використовуються повторно. Головним завданням даного процесу, даного виду діяльності є створити умови, щоб всі зусилля, витрачені в попередніх видах діяльності, окупилися.
Використання знань є завершальною стадією процесу. Одночасно, у ЖЦЗ, і формально, і фактично він є першим по важливості, відправною крапкою для того, щоб знання створювалися, зберігалися й поширювалися. Саме в ході використання знань виявляються розриви в знаннях, на практиці перевіряється істинність «знаниевых затверджень», комерційна корисність знань у змісті підвищення вартості продукту або зниження витрат на його виробництво, здобувається новий досвід як джерело нових знань.
Використання знань залежить, насамперед, від того, наскільки співробітники компанії здатні й бажають це робити. У цьому процесі недостатньо покладатися на професійну допитливість і сумлінність співробітників. Компанія повинна стимулювати (спонукувати) використання нових знань різними формами явного визнання й матеріальних заохочень, просуваннями по службі.