18.09.06

2. Программы и проекты

Под управлением проектами понимается планирование и выполнение необходимого комплекса действий, называемого проектом. Концепции и системы, применяемые при управлении проектами, как и связанные с ними трудности, вытекают из природы самих проектов. Поэтому менеджеры и специа­листы, участвующие в исполнении программ и проектов, должны хорошо понимать их специфику.

2.1. Программы, проекты и задачи

При использовании терминов «программа», «проект» и «задача» может возникать некоторая путаница - иногда они употребляются для обозначения разных понятий или же, наоборот, могут использоваться взаимозаменяемо. В сложившейся практике во многих отраслях экономики для этих терминов установлены следующие общепринятые значения.

Программа - долгосрочная деятельность, которая подразумевает выполнение более чем одного проекта; иногда используется как синоним слова «проект».

Проект - комплекс действий (обычно длительностью менее трех лет), состоящий из взаимосвязанных задач, выполняемых различными организациями, с четко определенными целями, календарным планом и бюджетом.

Задача - краткосрочное действие (рассчитанное на период от нескольких недель до нескольких месяцев), выполняемое одной организацией; в комбинации с другими задачами может складываться в проект.

При разбиении программы или проекта на составные элементы существует тенденция к тому, чтобы каждая из участвующих в проекте организаций начала применять термин «проект» к исполняемой ею работе, хотя это может привнести путаницу (так же, как часто происходит в технической сфере в связи с употреблением терминов «система» и «подсистема»). Возможно, не существует иного способа избежать подобного непонимания, кроме точного наименования каждого такого проекта и четкого обозначения всех его взаимосвязей.

Подход к управлению проектами применим и к программам, и к проектам, и к задачам. Однако главным образом рассмотрение будет вестись на уровне проектов и программ. Использование термина «проект» подразумевает, что все концепции, изложенные здесь, применимы и к программам.

Понимание этих трех ключевых терминов - первый шаг на пути к достижению надежного управления программами и проектами. Например, в английском языке под словом «program» часто подразумевается план, а испанское «рroyectо», французское «ргоjet» и итальянское «рrojette» часто используются для обозначения технического чертежа или плана, а не проекта. В некоторых организациях слово «программа» может относиться к деятельности, осуществляемой на постоянной основе (например, к программе долгосрочного обучения). Такое употребление слова «программа» отличается от используемого в данной книге термина.

2.2. Понятие проекта

В результате анализа и изучения множества проектов были выявлены определенные фундаментальные характеристики, общие для всех проектов. Наиболее важные из них с точки зрения управления приведены ниже.

Проекты - комплексные действия, имеющие начало и конец; каждый проект уникален.

Проекты предназначены для достижения определенного результата в определенный момент времени и в соответствии с установленной плановой стоимостью проекта (бюджетом). Они не опираются на функциональную структуру организации. Каждый проект уникален: ни один не является точной копией предыдущих.

Проект представляет собой процесс достижения определенных результатов.

Проект можно рассматривать как целостный единый процесс, необходимый для создания нового продукта, нового завода, новой системы или достижения иных определенных заранее результатов. Часто создаваемому продукту уделяется больше внимания, чем процессу, в результате которого он создается, но и продукт, и процесс его создания, то есть проект, требуют эффективного управления. Следует отметить, что конечный результат не является проектом.

Проект имеет жизненный цикл.

Жизненный цикл проекта имеет определенные начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Проект в своем естественном развитии проходит ряд отдельных фаз, показанных в табл. 2.1. Жизненный цикл проекта включает все фазы от момента инициации до момента завершения. Переходы от одной фазы к другой редко четко определены, за исключением тех случаев, когда они формально разделяются принятием предложения или получением разрешения на продолжение работы.

Табл. 2.1. Фазы жизненного цикла проектов различных типов

Фаза проекта
Тип проекта	Концепция	Определение	Проектирование	Разработка / производство	Внедрение / установка	Завершение
Контракт на телекомму-никационное оборудование	До предложения: определение возможностей; принятие решения об участии в тендере / торгах	Подготовка предложения; подача предложения; получение контракта	Инженерное проектирование	Закупка материалов; изготовление; монтаж; установка и тестирование	Приемочные испытания	Создание концепций новых проектов для последующих контрактов; обеспечение запчастей; техническая поддержка; итоговый отчет о проекте
Проект по созданию нового продукта или по разработке новой услуги	Определение возможностей или потребностей; краткое технико-экономическое обоснование	Подготовка предложения по новому продукту, план создания продукта, лист согласования, определение научно-исследователь-ских работ, запрос на ассигнования	Проектирование продукта или услуги; создание и испытание прототипа	Проектирование прототипа серийного образца; создание производствен-ного и тестового инструментария; изготовление первых серийных образцов	Распространение и продажа продукта; оценка производитель-ности	Создание концепций новых проектов для совершен­ствования продукта; итоговый отчет для сравнения полученных результатов с планом создания продукта, запросом на ассигнования и т.д.
Научно-иссле- довательский проект по развитию производства	Определение возможностей или бизнес- потребностей; технико- экономическое обоснование	Подготовка пакета научно-исследо- вательских работ	Проведение исследований, аналитических и проектных работ	Проведение пилотных испытаний, анализ и доку- ментирование результатов	Проведение полномасштабных испытаний, анализ и доку- ментирование результатов	Итоговый отчет
Проект по созданию основных средств производства	Определение возможностей или бизнес- потребностей; краткое технико- экономическое обоснование	Анализ инвестиций, подготовка бюджета, запрос на ассигнования	Проектирование, разработка инженерно- технического проекта строительства, проектирование оборудования и/или подготовка спецификации	Закупка оборудования, проведение строительных работ, установка и проверка оборудования	Пуск и сдача в эксплуатацию	Итоговый отчет для сравнения полученных результатов с запросом на ассигнования проекта
Проект по созданию ин- формационных систем	Определение возможностей или бизнес- потребностей; краткое технико- экономическое обоснование	Анализ инвестиций, подготовка бюджета, запрос на ассигнования	Анализ системы и детальное проектирование	Кодирование, компиляция, отладка и доку- ментирование системы	Установка и тестирование системы в про- изводственных условиях	Итоговый отчет для сравнения полученных результатов с запросом на ассигнования проекта

Изменения характера проекта на каждой фазе жизненного цикла

Результатом каждой фазы проекта является создание нового промежуточного продукта (результата); при этом результат одной фазы является основным исходным материалом для следующей. На рис. 2.1 показан весь процесс в целом. Скорость потребления ресурсов в проекте меняется, обычно возрастая от одной фазы к другой до тех пор, пока не начнет быстро уменьшаться на завершающей фазе цикла. Персонал, его квалификация, организации и другие ресурсы, задействованные в проекте, меняются на каждой фазе жизненного цикла проекта. Нередко происходит частичное совмещение или одновременное выполнение фаз проекта, обычно выполняемых последовательно, называемое «fast-tracking» (дословно - быстрое движение, совмещение) в строительных и инжиниринговых проектах и «concurrency» (параллелизм, совмещение) - в военных и аэрокосмических. Это усложняет планирование проекта и координацию усилий его участников, а также делает более важной роль менеджера проекта. По завершении каждой фазы наступают моменты принятия ключевых решений; проводится анализ состояния всего проекта, на основании чего принимается решение об осуществлении следующей фазы, закрытии проекта или повторном выполнении работ предыдущей фазы.

Рис. 2.1. Фазы жизненного цикла проекта

Неопределенность в отношении времени и стоимости осуществления про­екта уменьшается по мере его развития.

Оговоренный контрактом результат напрямую связан со временем и денежными средствами для его достижения. Неопределенность каждой из этих величин снижается по мере завершения каждой последующей фазы жизненного цикла проекта. На рис. 2.2 показано снижение неопределенности времени завершения и стоимости проекта к концу каждой фазы. Для первой из них неопределенность проиллюстрирована самым большим кругом. Область неопределенности уменьшается с каждой последующей фазой, что проиллюстрировано кругами все меньшей площади, и сводится к нулю в момент фактического завершения проекта. Данная общая характеристика проектов требует внедрения методов и систем планирования и управления проектом, позволяющих как можно раньше и точнее прогнозировать время его завершения и стоимость.

Рис. 2.2. Неопределенность в отношении времени и стоимости осуществления всего проекта на разных фазах

Многие проекты не двигаются дальше фазы формирования концепции или фазы определения.

Практически всегда (это верно почти для всех категорий проектов в различных секторах экономики) количество идей, являющихся исходным материалом для фазы формирования концепции проекта, значительно превышает количество принятых к воплощению в виде проектов. Например, проекты по производству новых продуктов отклоняются, если не удовлетворяют критериям отбора; иногда отклоняются и даже вынужденно уступаются конкурентам и предложения по разработке и созданию новых средств производства. Причины успеха или неудачи проекта часто заложены на ранних его фазах, в то время как результат становится очевиден, когда проект приближается к завершению.

Как правило, именно по завершении фазы подготовки концепции проекта (или эквивалентной ей) и принятии решения о выделении значительных денежных средств появляются все основания полагать, что проект пройдет через оставшиеся фазы. Именно в этот момент проект утверждается и заключается контракт, или, например, выделяются денежные средства на разработку продукта. Именно тогда чаще всего назначается менеджер проекта с полной занятостью (если это оправдано), как будет показано ниже.

Стоимость ускорения проекта возрастает экспоненциально по мере приближения времени завершения.

Стоимость компенсации упущенного времени обычно стремительно возрастает с каждой последующей фазой проекта. На рис. 2.3 представлена такая ситуация на примере крупного проекта. Эта характеристика подчеркивает необходимость комплексного контроля за исполнением проекта на всех его фазах и обращения особого внимания на инициацию и ранние фазы проекта для предотвращения задержек и сокращения срока исполнения.

Рис. 2.3

Особенности управления

Наиболее важными особенностями работы менеджеров проекта, исходя из вышеперечисленных характеристик, являются следующие:

- проектами необходимо управлять на протяжении всего жизненного цикла, обеспечивая максимальную преемственность ответственности, а также непрерывность комплексного планирования и контроля с начала проекта до его завершения;

- в процессе управления проектами одинаковое внимание должно быть уделено как продукту - результату проекта, так и процессу создания этого продукта, то есть собственно проекту;

- создание отдельной независимой управляющей организации для каждого проекта в общем случае невозможно и непрактично, как будет показано ниже, из-за быстро изменяющейся ситуации от одной фазы к другой;

- решения, принятые на ранних фазах проекта, имеют большее влияние на время завершения и общую стоимость проекта, чем решения, принятые на более поздних фазах.

2.3. Сравнение проектов с подразделениями и функциональной деятельностью компании

В современных условиях проект рассматривается как комплекс уникальных действий, не опирающийся на организационную структуру и имеющий определенную дату начала и окончания, свой календарный план, стоимость и технические задачи. Управление проектом, следовательно, сильно отличается от управления обычным функциональным подразделением, в котором выполняется одна и та же рутинная работа, не имеющая четкой даты завершения, как это видно из таблицы 2.2, где сравнивается проектная деятельность и работа бухгалтерии.

Таблица 2.2.

Сравнение проектной деятельности и работы бухгалтерии

Проект	Бухгалтерия
1. Определен жизненный цикл: формирование концепции, проектирование, изготовление, монтаж или строительство / производство, тестирование, начальное использование	1. Ведется постоянная деятельность из года в год
2. Определены моменты начала и завершения: назначены соответствующие календарные даты	2. Нет определенных характеристик, привязанных к календарным датам, кроме тех, которые определяются финансовым годом
3. Подлежит немедленному завершению, если выясняется, что нельзя достичь целей; всегда прекращается по завершении	3. Обеспечивается непрерывное функционирование даже в период реорганизации компании
4. Как правило, уникален, не имеет аналогов	4. Как правило, выполняются хорошо известные функции и работы, незначительно отличающиеся от предыдущих
5. Все действия должны быть выполнены в соответствии с утвержденным бюджетом и календарным планом	5. Максимальный объем работы, который может быть выполнен, ограничен только годовым бюджетом
6. Прогнозирование окончательного срока и стоимости исполнения затруднено	6. Прогнозирование годовых расходов относительно несложно
7. Может требовать участия персонала с совершенно различной квалификацией в разных областях и, как правило, привлечения сотрудников из разных организаций. Состав участников проекта может изменяться на разных фазах жизненного цикла	7. Включает небольшое количество тесно связанных видов работ, выполняемых внутри одной организации
8. Скорость расходования средств и виды расходов постоянно меняются	8. Темпы расходования средств и виды расходов относительно неизменны
9. Динамичен по природе	9. Статичен по природе

Рис. 2.4. иллюстрирует постоянно изменяющуюся скорость расходования средств и динамичную природу проекта по сравнению с постоянным уровнем расходов и статистичной природой функционального подразделения.

Гилбрет (Gilbreath) утверждает, что уникальность действий и результата есть отличительный признак проекта. Согласованность и единообразие - черты, типичные для обычной функциональной деятельности организаций... Функциональная деятельность направлена на рутинную поддержку или рутинное использование продукта или услуги, между тем как проекты нацелены на то, чтобы создавать эти продукты и услуги, делать возможным их использование. Следовательно, в нормальном бизнес-цикле проекты предшествуют функциональной деятельности... Если успешную функциональную деятельность можно представить как непрерывный поток действий, оканчивающихся предсказуемым набором сходных результатов, то каждый проект следует рассматривать как временный импульс активности, порождающий уникальный единичный результат... Функциональная деятельность может продолжаться и после достижения определенных результатов, в то время как проекты прекращаются, когда результат достигнут¹.