- •2. Теоретическая часть
- •2.1 Понятие дебиторской и кредиторской задолженности и порядок их учета
- •2.2 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками
- •2.3 Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению
- •2.4 Учет расчетов с подотчетными лицами
- •2.5 Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
- •2.6 Учет расчетов с использованием векселей
- •2.7 Учет кредитов и займов
2.4 Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.
Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ). При этом начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.
Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные в размере 100 рублей в день, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ).
Учет расчетов с подотчетными лицами
При выдаче работнику из кассы денег в подотчет, делается запись |
Д71 |
К50 |
Списание израсходованных подотчетных сумм, отражается по К71 на основании авансового отчета |
Д26 |
К71 |
Сумма НДС по расходам оплачивается лицом и списывается |
Д19 Д68 |
К71 К19 |
Если работник вернул в кассу не израсходованный остаток подотчетной суммы, делается запись |
Д50 |
К71 |
В дальнейшем, если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, делается запись |
Д94 |
К71 |
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из з\п работника |
Д70 |
К94 |
Для оплаты командировочных расходов денежные средства могут зачисляться на корпоративную пластиковую карточку. |
|
|
А) Перечисление суммы на специальный счет |
Д55 |
К51,52 |
Б) Учтена сумма аванса, выданная для оплаты командировочных расходов |
Д71 |
К55 |