Ключевые поля

Каждая таблица должна иметь первичный ключ – одно или несколько полей, которые делают запись уникальной.

Создание уникального ключа

Если вы не определили в качестве первичного ключа ни одно из полей, то Access создаст поле счетчик и добавит его в таблицу. Но есть причины, по которым возникает необходимость в создании собственного первичного ключа.

• Первичный ключ является индексом

• Индексы сортируют данные по одному или нескольким поля, что ускоряет поиск, сортировку и выполнение запросов.

• При добавлении в таблицу новых записей Access проверяет данные на дублирование

• Access отображает данные в порядке первичного ключа

Создание первичного ключа

Выделить поле в качестве первичного ключа и выбрать команду Правка-Ключевое поле (или щелкнуть по кнопке Ключевое поле на панели инструментов или правая кнопка мыши и выбор в контекстном меню команду Ключевое поле)

Сохранение таблицы

Файл – Сохранить или кнопка Сохранить на панели инструментов. Сохранить таблицу можно и при закрытии. При первом сохранении ввести имя новой таблицы. Если вы хотите присвоить новое имя таблице – команда Файл – Сохранить как/Экспорт и ввести новое имя. В результате появится новая таблица и сохранится старая. Для удаления таблицы – выбрать ее в окне базы данных и клавиша Del.

Операции с таблицами в окне базы данных

• Переименование (выбрать имя таблицы, щелкнуть один раз на имени и ввести новое имя)

• Удаление (Правка – Удалить или правая кнопка мыши и команда Удалить)

• Копирование таблиц в окне базы данных (команда Копировать и Вставить из меню Правка. Для вставки выбрать один из трех вариантов: только структура; структура и данные; добавление данных в таблицу

• Копирование таблицы в другую базу данных (выбрать имя таблицы; команда Правка-Копировать; открыть другую базу; команда Правка – Вставить; ввести имя новой таблицы; выбрать одну из опций группы Параметры вставки)

Ввод, изменение, удаление и отображение данных

Перемещение по таблице.

Следующее поле Tab

Предыдущее поле Shift+Tab

Первое поле текущей записи Home

Последнее поле текущей записи End

С ледующая запись

Предыдущая запись

Первое поле первой записи Ctrl+Home

Последнее поле последней записи Ctrl+End

Страница вверх PgUp

Страница вниз PgDn

Кнопки перехода

Это элементы управления, используемые для перемещения по записям.

Ввод данных

В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если создана только структура, значит данных нет. Маркер записи установлен в первой строке таблицы. Во время редактирования маркер приобретает вид карандаша.

Автоматическая проверка типа данных

Типы данных: числовой, денежный, дата/время, логический Access проверяет автоматически.

Поиск заданного значения

Команда Правка – Найти или кнопка Найти на панели инструментов (бинокль). В окне поиск можно задавать различные параметры поиска.

Изменение значений в режиме таблицы

• Добавление нового значения (ввести в поле значение)

• Замена существующего значения (щелкнуть на левой границе поля; дважды щелкнуть на поле; перетащить мышь через содержимое поля слева направо: клавиша F2)

• Изменение существующего значения (Backspase или Del)

Поля, которые нельзя редактировать: Счетчик, вычисляемы поля, блокированные или отключенные поля

Копирование и вставка значений

Правка – Копировать – Вставить

Замена значений

Правка – Заменить. Осуществляет поиск и замену по образцу

Добавление новых записей

Вставка – Запись.

Для добавления новых записей, а существующие записи сделать невидимыми – команда Записи – Ввод данных. Для восстановления всех записей Записи – Удалить фильтр.

Удаление столбца

Выделить его и Del или Правка – Удалить столбец.

Добавление столбца

Вставка – Столбец

Изменение имени поля

Дважды щелкнуть на нем и внести необходимые изменения.

Изменение порядка следования полей

Выделить столбец и удерживать мышку в нажатом положении, указатель примет вид стрелки с рамкой. Перетащить столбец в нужное место.

Изменение ширины поля

Курсор – на линии разделения заголовков столбцов. Сузить или расширить границу. Или выполнить команду Формат – Ширина столбца или с помощью контекстного меню. Для скрытия столбца установить ширину, равной 0. Чтобы отобразить скрытый столбец, выполнить команду Формат – Показать столбцы.

Изменение высоты записи (аналогично изменению ширины поля)

Отображение сетки

Формат – Ячейки

Изменение шрифта отображения

Формат – Шрифт

Закрепление столбцов

Если вы хотите, чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране, воспользуйтесь командой Формат – Закрепить столбцы. Для их освобождения Формат – Освободить столбцы.

Сортировка и фильтрация записей в режиме таблицы

При поиске некоторого значения Access находит и отображает соответствующую запись. Но если заданному критерию удовлетворяет несколько записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их. С помощью кнопок Сортировки и Фильтрации на панели инструментов (или команд Фильтр и Сортировка из меню Записи) можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также отсортировать их.