Создание отчета для одной таблицы

Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере получения списков лицеистов по группам.

В окне базы данных выбрать закладку Отчеты и Создать.

В окне Новый отчет выбрать таблицу Лицеист, как источник. Для создания отчета выберем Конструктор. В открывшемся окне конструктора отчет содержит все разделы. Если отсутствует раздел Заголовок отчета – добавим его с помощью кнопки Заголовок – Примечание отчета.

Группировка данных отчета

Т ак как, общий список лицеистов должен быть разбит на группы - выполним группировку по полю Номер группы. Для этого нажмем кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов.

Для создания в отчете заголовка и примечания группы в соответствующих строках области свойства группы в окне Сортировка и группировка выбрать Да. В результате в окне конструктора отчета появятся дополнительные разделы Заголовок группы НГ и Примечание группы НГ.

Размещение данных в разделах отчета

Р азместим поле НГ в разделе Заголовок группы. Для этого нажмем кнопку Список полей и перетащим поле НГ в раздел заголовка НГ. Откорректируем подпись поля на Список лицеистов группы. Для формирования табличной части отчета разместим поля НЛ, ФИО, ГОДР, ПБАЛЛ в области данных. Подписи полей можно перенести в заголовок группы путем вырезания и вставки. Также подписи можно создать заново с помощью кнопки Надпись.

Включение вычисляемого поля в отчет

Для включения расчетного поля Средний проходной балл группы нажмем кнопку Поле на панели элементов и разместим его в примечании группы. Определим в свойствах этого элемента выражение для расчета среднего значения = Avg([ПБАЛЛ])

Добавление текущей даты и номера страницы

Для добавления текущей даты использовать встроенную функцию Now(). Или Вставка – Дата и время. Для добавления номера страницы в нижний колонтитул – создать свободный элемент и заполнить в его свойствах на закладке Данные выражением =[Page]. Или Вставка – Номер страницы.

Для окончательного оформления ввести в заголовок отчета название отчета – СПИСКИ ЛИЦЕИСТОВ. Для вывода названия отчета на последующих страницах введем его также в Верхний колонтитул

Многотабличные отчеты

Н аряду с однотабличными от­че­тами можно создавать и мно­готабличные, обеспечивающие вы­вод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц. Много­табличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет. Рассмотрим технологию создания многотабличного отчета на примере таблиц Кафедра и Преподаватель (сведения о кафедрах, включая списки преподавателей)

Создание основной части отчета

В окне базы данных выберем закладку Отчеты и нажмем Создать. В окуне Новый отчет – таблица Кафедры, в качестве источника. Далее выберем Конструктор. Добавим Заголовок- Примечание отчета. Перетащим необходимые поля из списка полей. Отредактируем их. В заголовок отчета вставим дату и время, а в нижний колонтитул – номер страницы.

Разработка подчиненного отчета

Д ля вывода в отчет Кафедры списка преподавателей из таблицы Преподаватель подготовим отдельный отчет, который будет включен в основную часть отчета в качестве подчиненного.

Создание Автоотчета.

Подчиненный отчет создается как обычный однотабличный отчет. Для автоматиче­ского создания отчета в окне Новый отчет выберем Автоотчет: ленточный. В качестве источника – таблица Преподаватель. В отч­ет включены все поля таблицы.