АВТОМАТИЗОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Практические работы

 

1. Автоматизированное рабочее место менеджера по информатизации

2. Информационные ресурсы организационной системы

3. Планирование работ в организационных системах

4. Коммуникационные возможности системы Denver

5. Обработка информации в организационных системах

6. Проектирование организационных систем 

7. Организация делопроизводства в организационных системах

8. Управление финансами в организационных системах 

9. Администрирование базы данных в информационной системе

Практическая работа 1.

Автоматизированное рабочее место менеджера по информатизации

1. Целевая установка

Ознакомиться с функционированием укрупненных объектов в подразделениях вуза и с обязанностями менеджера по информатизации работы в этих подразделениях. Изучить возможности типовых автоматизированных рабочих мест (АРМ).

 

2. Теоретические сведения

Назначение и виды АРМ

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимают совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно управлять его информационно-вычислительными потребностями. АРМ реализует обеспечивающую информационную технологию на рабочем месте профессионала в различных областях экономики. Использование АРМ в со­временном офисе максимально облегчает работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает возможность расширения сферы применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств, удобства и «дружественности» интерфейса по отношению к пользователю, простоты адаптации АРМ к конкретным функциям пользователя. Например, 1С-Предприятие представляет собой комплекс АРМ для автоматизации рабочих мест бухгалтера, менеджера, сотрудников отдела кадров и т.д. Комплекс основывается на совокупности автоматизированных рабочих мест:

АРМ руководителя – должностного лица, определяющего тактику и стратегию функционирования фирмы;

АРМ администратора – работника, ведающего организацией документооборота, формированием списка пользователей и определением их полномочий, ведением классификаторов и т. д.;

АРМ пользователя – работника, непосредственно выполняющего процедуры создания, редактирования и обработки документов;

АРМ делопроизводителя – работника, осуществляющего контроль за выполнением распоряжений и приказов;

АРМ архивариуса – работника, ведающего архивными документами;

АРМ оператора – работника, выполняющего оформление и корректировку документов.

АРМ предназначены для обеспечения условий комфортной, высокопроизводительной и качественной работы специалиста и должны удовлетворять следующим требованиям:

• пользовательский интерфейс должен быть прост, удобен и доступен даже неподготовленному пользователю. Он должен содержать систему подсказок, желательно в демонстрационной форме (видео, звуковой, анимационной);

• необходимо обеспечивать безопасность специалиста и выполнение всех эргономических требований (комфортность, цветовую и звуковую гамму, соответствующие наилучшему восприятию, удобство расположения информации и доступность всех необходимых для работы средств, единый стиль выполнения операций и т.д.);

• пользователь АРМ должен выполнять все действия, не выходя из системы, поэтому требуется оснащенность всеми необходимыми операциями;

• обеспечение бесперебойности работы АРМ должно гарантировать пользователю своевременное выполнение задач, в соответствии с графиком работы. Сбои в производстве недопустимы;

• рациональная организация труда специалиста создает комфортные условия для работы и повышает производительность труда специалиста;

• программное обеспечение АРМ должно быть совместимо с другими системами и информационными технологиями, поэтому наиболее ценными являются технологии, объединяющие несколько АРМ.

Для характеристики АРМ можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

• технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты и другое дополнительное оборудование);

• прикладные программные средства и операционные системы (ОС);

• информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, стандарты представления показателей, классификаторы и справочная информация);

• сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).

Характеристики этих составляющих и определяют уровень АРМ, его назначение и особенности.

Каждое АРМ организует свою информационную технологию или их объединение. В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ можно разделить на локальные и сетевые.

Локальное АРМ – дает возможность специалисту производить обработку данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае классификаторы, нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти компьютера.

Сетевые АРМ – позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.

Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети. При использовании ПЭВМ, подключенного к глобальной сети, АРМ, установленное на компьютере, использует технологию удаленного доступа к ресурсам центральной ЭВМ или сервера. В более сложных системах АРМ может подключаться к информационным службам и системам общего назначения и может служить элементом распределенной системы обработки данных.

В этом случае возникают дополнительные требования, касающиеся информационного обеспечения работы с базами данных.

• структура баз данных должна легко расчленяться на отдельные базы данных, размещаемые на отдельных компьютерах, при этом должна обеспечиваться простота доступа к информации, защита ее от несанкционированного доступа;

• структура информационной базы должна сохранять тип документации, используемой в области обработки;

• структура информационной базы и схема ее распределения по АРМ должны обеспечивать возможность единого способа корректировки и актуализации всех локальных баз;

• структура информационной базы должна быть мак­симально компактной и легко архивируемой.

Принципы, используемые при создании АРМ

Создание и использование АРМ основывается на ряде общих принципов проектирования систем обработки данных.

Главным считается принцип максимальной ориентации на конечного пользователя. Этот принцип реализуется путем создания специальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя и к возможности его обучения и самообучения, поэтому АРМ часто снабжается специальными демонстрационными роликами.

Условия работы пользователя АРМ должны, прежде всего, соответствовать привычным, естественным условиям работника, использовать специальную терминологию. Электронные документы в АРМ должны представлять собой копию бумажной документации. Необходимо, чтобы ввод новых данных и корректировка информации сопровождались автоматизацией операций, встроенным контролем и системой подсказок, что позволяет быстро изучить работу в АРМ даже неквалифицированному в ком­пьютерной области работнику.

В процессе разработки и использования АРМ используется принцип проблемной ориентации. Каждое АРМ специализируется на решении определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных. Например, АРМ ЕГРПО обеспечивает пополнение и ведение государственного регистра предприятий и организаций; АРМ ИО РОВД предназначено для автоматизации работы с информационно-справочными системами районного отдела милиции и позволяет осуществлять ввод новых данных, получение справочной информации и статистическую обработку на уровне РОВД; 1С:Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер, Бухгалтерия Парус относятся к АРМ бухгалтера и автоматизируют работу по ведению финансовой деятельности предприятия.

Немаловажное значение имеет принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Характеристики используемых технических средств должны соответствовать объ­ему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного анализа информационных потребностей пользователя можно приступать к определению состава и функций АРМ.

В процессе создания АРМ должен быть реализован принцип творческого контакта разработчиков АРМ и их потенциальных пользователей. Совместное участие пользователя и разработчика в создании АРМ помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя АРМ и, в конечном счете, способствует повышению качества АРМ.

Непременным условием использования АРМ является полная документация, которая должна содержать пояснения к задачам, выполняемым с помощью АРМ, инструкцию по установке и эксплуатации АРМ, инструкцию по заполнению и ведению входных и выходных документов. Обычно фирма-разработчик программного обеспечения сопровождает его эксплуатацию. В соответствии с договором о продаже лицензионной версии программы, фирма проводит обучение сотрудников-пользователей АРМ, пополняет нормативно-справочную информацию, приводя ее в соответствие с последними постановлениями и новыми методиками, модифицирует старые и добавляет новые формы и режимы работы.

Современные АРМ легко адаптируются к разным классам профессиональных задач, обладают гибкостью и модифицируются при использовании новых методик обработки информации, настраиваются на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.

Обеспечение характеристик функционирования АРМ

Обоснование конкретных характеристик всех средств АРМ происходит на этапе параметризации. Параметризация заключается в выделении и исследовании параметров технических, программных, информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям на разных этапах структуризации АРМ. Для бесперебойной работы АРМ используются специальное методическое, информационное, математическое, программное, лингвистическое, технологическое, организационное, эргономическое и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению пользователи разделяются на:

• руководителей высшего звена (директор, главный менеджер);

• руководителей среднего звена (начальники отделов);

• исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);

• обслуживающий персонал (операторы, техники).

По степени подготовленности к работе с АРМ выделя­ются следующие категории работников:

• системные, программисты, проектировщики;

• программисты, создающие прикладные программы;

• пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе с АРМ;

• операторы – это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими операциями: загрузка, ввод и т.д.

Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение достоверности и защиты информации.

Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя АРМ.

Программное обеспечение АРМ определяет интеллектуальные и профессиональные возможности пользователя, широту и полноту выполняемых функций, возможность использования дополнительных устройств. Прикладное программное обеспечение обычно настроено на работу по заданному алгоритму с информацией из определенной предметной области. Поэтому ввод и обработка данных сопровождаются строгим контролем, что снижает значительно вероятность ошибок и ведет к повышению эффективности работы пользователя. В организации АРМ программное обеспечение должно использовать удобный пользовательский интерфейс и включать в себя алгоритмы для решения задач, необходимых пользователю. Выдача результатов осуществляется в удобном наглядном виде (таблицы, графики, диаграммы). Программное обеспечение предоставляет возможность оперативной работы пользователя с БД и возможность совместного использования ресурсов в сетевых технологиях.

Лингвистическое обеспечение АРМ включает в себя языки общения технологии АРМ с пользователями (русский, английский), языки-запросы (SQL), информационно-правовые языки и языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соотношения действий пользователя и ПЭВМ. Чем выше интеллектуальность АРМ, тем больше возможностей необходимо предусматривать в языковых средствах АРМ. Языки АРМ должны быть ориентированы на пользователя и профессиональные особенности АРМ.

Языковые средства можно разделить по видам:

• диалог унифицированной ЭВМ;

• диалог по шаблону (выбор из предложенных вариантов ответов);

• диалог с использованием меню (выбор пунктов меню);

• командный диалог (ввод команды в строку);

• объектно-ориентированный (выбор объекта, пиктограммы, окна);

• с использованием клавиатуры (использование специальных клавиш).

Технологическое обеспечение АРМ представляет собой установленную совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач с помощью АРМ. Можно выделить системное и прикладное технологическое обеспечение АРМ, которое включает в себя основные операции, реализуемые информационной технологией:

• ввод информации из бумажных документов при помощи клавиатуры;

• контроль вводимой информации с помощью средств контроля и визуально;

• ввод данных с магнитных носителей, набранных на других ПЭВМ и их контроль;

• прием данных в виде сообщений по каталогам связи с использованием электронной почты, локальных или глобальных сетей, контроль принимаемой информации;

• редактирование данных;

• накопление и хранение информации;

• поиск и обработка данных по запросам пользователей;

• вывод на экран или на печать результатов поиска и обработки;

• защита информации от разных категорий угроз;

• формирование и передача данных на другие компьютеры на магнитных носителях и по сети.

Операционное обеспечение включает в себя комплекс документов, регламентирующих действия специалиста при использовании АРМ. Документация включает в себя:

• должностные инструкции специалистов АРМ;

• перечень уровней доступа и паролей к различным категориям данных;

• инструкцию по эксплуатации локальных и сетевых АРМ;

• инструкцию по набору и вводу информации;

• перечень задач, решаемых с помощью АРМ алгоритмов их решения, функциональных возможностей технологии;

• перечень выходных таблиц, графиков, диаграмм, предоставляемых на выходе сеанса работы с АРМ.

Эргономическое обеспечение АРМ включает в себя нормативы, учитывающие комплекс физиологических, психологических, антропометрических параметров человека для безопасной и комфортной организации труда пользователя АРМ. К ним можно отнести требования к расположению и цветовой гамме используемых экранных форм и расположению технических средств, к освещенности и размерам помещения, к качеству и удобству интерьера. Все эти и многие другие факторы определяют условия охраны и удобства труда главного участника АРМ – человека.

3. Учебное задание

Подготовить спецификации основных объектов для проектирования АРМ менеджера по информатизации подразделения вуза, указанного в индивидуальном задании:

 Функциональное обеспечение.

 Информационное обеспечение.

 Математическое обеспечение.

 Организационное обеспечение.

 Техническое обеспечение.

В спецификациях необходимо отразить основные характеристики проектируемых объектов: наименование, код, производитель (автор), базовые свойства, выполняемые функции, технологические особенности.

4. Требования к отчету

Отчет по каждой теме должен включать:

 Данные о студенте и проверяющем.

 Блок идентификации: теоретическая тема, индивидуальное задание с указанием номера варианта.

 Спецификации (в табличной форме) с необходимыми пояснениями.

 Ответы на контрольные вопросы.

 Использованные источники (книги; материалы с дисков с указанием авторов; материалы из сети с указанием авторов и даты съема информации).

Отчет представляется на дисках (объем – порядка 60 Кбайт) и в распечатанном виде.

5. Индивидуальное задание

1) Компьютерный класс.

2) Канцелярия.

3) Архив.

4) Отдел кадров.

5) Бухгалтерия.

6) Учебный отдел.

7) Факультет.

8) Кафедра.

9) Учебная лаборатория.

10) Научно-исследовательский отдел.

11) Научная лаборатория.

12) Библиотека (абонемент).

13) Библиотека (регистрация).

14) Отдел производственных практик.

15) Редакционно-издательский отдел.

16) Научно-методический отдел.

17) Отдел лицензирования и аккредитационного анализа просветительской

деятельности.

18) Отдел международного сотрудничества.

19) Отдел информационных технологий.

20) Отдел организации воспитательной работы.

Вариант индивидуального задания должен соответствовать порядковому номеру студента в учебном журнале.

6. Контрольные вопросы

1) Приведите примеры АРМ, классифицируйте их.

2) Определите требования, которым должны удовлетворять АРМ.

3) Перечислите дополнительные требования, касающиеся информационного обеспечения работы с базами данных.

4) Что должна включать в себя полная документация АРМ?

5) По каким критериям разделяются пользователи АРМ?

6) Какие функции выполняют программное, лингвистическое и эргономическое обеспечение?

7. Форма контроля

Защита работы.

8. Учебно-методическое обеспечение

1. Методические разработки кафедры.

2. Пример 1. АРМ администратора базы данных (демонстрационный вариант).

Практическая работа 2. Информационные ресурсы организационной системы

1. Целевая установка

Изучение электронного документооборота в организационной системе.

2. Теоретические сведения

Комплект образцов документов, создаваемых с помощью приложений MS Office, составлен на основе документов, используемых в работе современных предприятий. При составлении макетов документов были учтены требования инструкций и стандартов РФ, Перечня форм первичной учетной документации, утвержденного Госкомстатом РФ 06.04.2001, других нормативно-методических документов.

В представленный комплект образцов включены следующие виды документов:

1. Организационные документы.

2. Документы по распорядительной деятельности.

3. Документы, регулирующие взаимоотношения организаций.

4. Регистрационные формы и документы службы делопроизводства.

5. Документы по личному составу предприятия.

6. Информационно-справочные документы.

7. Справочно-аналитические документы.

Документы по учету материалов (акты, приходные ордера, накладные), документы по расчету и выплате заработной платы (расчетно-платежные ведомости, лицевые счета) и т.п. в данный комплект не включены, так как регистрация и формирование подобных документов осуществляются в бухгалтерии с помощью специальных программных средств.

Организационные документы

К организационным документам относятся документы, определяющие направления деятельности предприятия, его структуру и численность:

• Устав предприятия.

• Структура и штатная численность.

• Штатное расписание.

• Положение о персонале.

• Должностная инструкция.

Документы по распорядительной деятельности

К документам по распорядительной деятельности относятся приказы, распоряжения, указания и т. п., регламентирующие деятельность предприятия. В настоящем комплекте образцов документов приведены:

• Приказ по вопросам основной деятельности.

• Приказ по режиму работы организации.

• Распоряжение.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов. Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению

• Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел).

• Инструкции (должностные, по технике безопасности).

• Отчеты (о производственной деятельности, о командировках).

• Перечни (должностей, работников, документов).

• Планы (производственные, развития, внедрения новой техники).

• Положения (о структурном подразделении, премировании).

• Программы (проведения работ, мероприятий, командировок).

• Структура и штатная численность.

• Сметы (расходов, использования средств).

Документы по личному составу предприятия

К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. В настоящий комплект образцов включены следующие документы:

• Трудовой договор (контракт).

• Приказ по личному составу.

• Анкета.

• Резюме.

• Характеристика с места работы.

• Командировочное удостоверение.

Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам можно отнести следующие:

• Письмо.

• Гарантийное письмо.

• Информационное письмо.

• Письмо иностранному партнеру.

• Факс.

• Докладная записка.

• Справка с места работы.

• Протокол.

• Акт сдачи-приемки выполненных работ.

• Акт обследования и др.

Справочно-аналитические документы

Справочно-аналитические документы составляются для анализа данных о деятельности предприятия, его кадровом составе, текущем состоянии и перспективах выполнения работ и т. п. Для наглядности предоставления данных рекомендуется использование таблиц, графиков и диаграмм, построение которых обеспечивается средствами MS Office. Например: Анализ объема продаж за день, Анализ причин увольнения сотрудников и т.д.