2. Общие сведения о текстовом редакторе word.

Текстовый редактор Word является одним из наиболее распространенных текстовых редакторов. Это обусловлено в первую очередь его многочисленными преимуществами. К таковым принадлежат широкие функциональные возможности: достаточно удобная система справочной помощи, внедрение и связывание графических объектов, редактирование рисунков средствами самого Word, форматирование абзацев и символов, автоматизированное форматирование документов на основе стилей, удобство построения и редактирования таблиц, гибкие средства структурной перестройки документа, средства контроля орфографии и грамматической правильности текста, наличие конверторов для связи с другими приложениями. Тяжело найти такую задачу при работе с текстами, которую невозможно было бы решить средствами Word.

Текстовый редактор Word для Windows входит в группу программ Microsoft Office. Кроме текстового редактора, эта группа включает электронную таблицу Excel и систему управления базой данных Access, т.е. основные программы, которые могут использоваться для формирования документооборота в учреждениях. Широкому использованию Word способствует также встроенные в него способы преобразования файлов, созданных другими текстовыми редакторами, в файлы формата Word, и наоборот.

Рассмотрим ряд общих понятий, используемых при работе в среде текстового процессора Word. Документ, подготовленный в программе Word, состоит из разнообразных элементов – символов, абзацев, страниц, разделов, кадров, сносок, колонтитулов, заголовков, названий и др.

Символ представляет собой минимальный элемент текста документа. Каждому символу ставится в соответствие числовой код, задается определенное шрифтовое оформление, а для алфавитных символов указывается принадлежность к некоторому национальному языку. Для кодового представления символов в Windows используется стандарт ANSI.

Абзацем является фрагмент документа, заканчивающийся символом конца абзаца. Вставка символа происходит при нажатии клавиши <Enter>.

Кадр представляет собой ограниченную прямоугольную область, в которую могут быть помещены фрагмент текста, рисунок, таблица и другие элементы документа. Кадр вместе с его содержимым можно расположить в любом месте страницы. Можно задать обрамление и заливку кадра, а также обтекание при оформлении документов.

Колонтитул представляет собой область страницы, в которой размещается справочный текст. Обычно – это номер страницы, название документа, раздела или главы. Колонтитулы бывают верхними и нижними и могут использоваться совместно.

Объект представляет собой элемент документа, для создания и редактирования которого привлекаются другие приложения Windows или специальные средства Word. Примерами объектов являются формула, диаграмма, текстовый эффект и графический объект.

Поле – это специальный код вызова одной из функций Word, на место которого подставляется реальное значение этой функции в момент обновления полей. Каждое поле может быть отображено на экране в виде кода поля или значения поля. Обычно в документе отображены значения полей, такие как дата, номера страниц, новые ссылки и др. Для отображения кодов полей необходимо сделать соответствующие установки.

Примечание – это пояснение к отдельному слову или предложению. Тексты всех примечаний размещаются в одной общей области – области примечания.

Раздел – это часть документа, форматирование которой существенно отличается от форматирования соседних разделов. Наличие разделов позволяет: менять количество колонок текста в пределах одной страницы; менять ориентацию отдельных страниц в пределах одного документа; начинать каждую главу с нечетной страницы; задавать различные колонтитулы для разных глав. Границы разделов отмечаются маркерами разрыва раздела, в которых хранится вся информация о форматировании раздела.

Сноска (обычная или концевая) представляет собой комментарий, вынесенный за пределы основного текста документа и содержащий дополнительные поясняющие сведения или ссылку на литературный источник. Сноски (обычные) помещаются внизу страницы, концевые сноски – в конце документа или раздела документа.

Стиль – это совокупность параметров оформления элемента документа (абзаца основного текста, колонтитула, сноски и др.), имеющая уникальное имя. Обычно стили применяются к абзацам, хотя могут применяться и к отдельным символам, словам или фрагментам абзаца.

Шаблон представляет собой специальный вспомогательный документ, на основе которого создаются все новые документы в среде Word. Большинство шаблонов используются для облегчения подготовки документов наиболее распространенных типов (писем, факсов, служебных записок и др.). Наряду с набором стилей они содержат текстовые и графические заготовки, характерные для документов данного типа. Поэтому шаблон можно рассматривать как некий стандартный бланк, подготовленный для заполнения. Наиболее часто используется шаблон Обычный (NORMAL.DOT), предназначенный для создания документов произвольного типа.