17. Управление созданием, изменением, дополнением и обращением документов.

Документооборот – это движение док-тов в орг-ции с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

1. оперативность прохождения документов;

2. исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

3. соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции, утвержденной постановлением Мин-ва юстиции РБ от 19.01.2009 г. №4.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях. Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных инф. технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.)). При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее ф-ций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

В организациях, как правило, создаются традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных прав. актах организации.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Гос. архивной службы РБ и вышестоящими организациями.