- •Введение.
- •II. Функции офиса.
- •I. Офис и его структура.
- •II. Функции офиса:
- •Тема: Конструирование рабочего места сотрудника офиса.
- •II. Планировка рабочего места.
- •I. Оборудование рабочего места и пути его совершенствования.
- •Зависимость высоты стола от роста, рабочие позы и характер работы
- •II. Планировка рабочего места.
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •В сфере производства:
- •В области реализации продукции:
- •При проведении переговоров:
- •II. Методы защиты коммерческой тайны.
- •3. Перечень сведений, составляющих государственную тайну
- •4. Защита государственной тайны
- •II. Как развить свою память.
- •III. Овладение методом скорочтения.
- •I. Как организовать рабочий день.
- •II. Как развить свою память.
- •Основные принципы рационального восприятия информации.
- •III. Овладение методами скорочтения.
- •II. Требования к бланкам документов и правила их машинописного оформления.
- •Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •Примерный перечень документов, подлежащих к утверждению:
- •Перечень документов, на которые ставится печать:
- •II. Требования к бланкам документов и правила машинописного оформления документов.
- •Правило машинописного оформления документов или компьютерный набор.
- •II. Регистрация документов.
- •Журнал регистрация входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •III. Контроль исполнения документов.
- •IV. Систематизация документов.
- •Форма номенклатуры дел предприятия (пример)
- •V. Формирование дел
- •VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
- •Тематика контрольных работ по курсу «Управление офисом».
- •Список литературы.
- •Вопросы к зачету
- •Офис и его структура.
- •Функции офиса.
Журнал регистрация входящих документов
Номер документа |
Дата документа |
Автор-отправитель |
Исходящий № |
Краткое содержание (заголовок) |
171/1-3
172 |
18.12.2004 |
ЗАО "Эра" |
1-2/82 |
Дата поступления документа 21.12.2005 О сокращении поставок ТНП
22.12.2004 |
Исполнитель |
Подпись исполнителя |
Срок исполнения |
Примечание |
Сергеев |
Строев |
27.12.2004 |
|
Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.
Журнал регистрации исходящих документов
№№п/п |
Адресат (кому) |
Краткое содержание (заголовок) |
Исполнитель |
№ дела |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
152
153 |
ЗАО "Пилот" |
Дата документа 21.12,2005 0 предоплате по договору №28/117
22.12,2005 |
Разин |
4-7 |
|
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с отметкой в журнале регистрации (в специальной графе "Выдан" или в графе "Примечание").
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п.
Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus), другими программными средствами.
Наиболее простой вариант регистрации документов небольшой организации можно проводить в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.
Чаще всего при регистрации возникают следующие ошибки:
ведется один журнал для регистрации всех документов предприятия вместо журналов для регистрации отдельных видов документов;
нумерация документов в журнале ведется с момента основания организации вместо нумерации в рамках года;
не проводится регистрация документов, имеющих гриф "Для служебного пользования", "Конфиденциально" и т. п.;
используется совместная - регистрация входящих и исходящих документов вместо раздельной;
приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются в одном журнале вместо двух, индекс "л/с" в номере приказа по личному составу отсутствует.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.