II. Регистрация документов.

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, участке входящих документов, канцелярии и т. п.) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Необходимо придерживаться простого правила — документ регистрируется в организации только один раз, то есть не должно быть повторной регистрации зарегистрированного документа при его перемещениях внутри предприятия. Исключения составляют организации с большим Документооборотом, в которых помимо регистрации в службе делопроизводства производится регистрация в структурных подразделениях.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• договоры коммерческие;

• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или№01).

Внутренние документы и коммерческие договоры при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, взятый из деда.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 — номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т. д., например, № 72-БМ включает:

БМ - Борис Мишин (автор документа); 72 - порядковый номер документа

или

№15-РМ

15 - порядковый номер документа,

РМ - распоряжение мэра.

Не всегда оправдано включение в номер документа последних двух цифр года (№ 15-02), так как рядом с реквизитом "№" ставится реквизит "дата".

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (см. рис. 37, 38). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей.

Журналы включают следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• дата поступления;

• автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;

• адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела (папки);

• имя файла;

• примечание.