75. Практическое занятие №14. "Создание, редактирование и сохранение отчётов" Цель занятия: - научиться создавать различными способами

отчёты,

- выполнять корректировку и сохранение отчётов.

Вопросы:

1. Понятие и назначение отчёта.

2. Перечислите способы создания отчётов. Их преимущества и недостатки.

3. В каком режиме выполняется корректировка отчёта и как в него перейти?

4. Что представляет собой окно конструктора отчёта. Из каких разделов оно состоит?

5. Какие элементы могут быть размещены в отчёте?

6. Как разместить в отчёте поля таблицы?

7. Как разместить в отчёте вычисляемые поля?

8. Как добавить, удалить сортировку и группировку данных в отчёте?

9. Как разместить в отчёте поля для подсчёта итогов по группам и в целом по отчёту?

10. Как добавить в отчёт поля текущей даты и номера страниц?

11. Как удалить ненужный элемент в отчёте?

12. Как перейти в режим предварительного просмотра?

13. Что такое подчиненный отчет? Опишите процедуру создания подчиненного отчета.

14. Можно ли в отчетах использовать графические объекты?

15. С какой целью в отчетах создаются диаграммы?

Задание №1

Создание автоотчётов (ленточных и в столбец)

1. Откройте таблицу Типы.

2. В окне БД выберите объекты Отчёты затем нажмите кнопку Создать.

3. Выберите Автоотчет в столбец, из списка выберите таблицу Типы.

4. Аналогично создайте Автоотчет ленточный.

Задание №2

Создание отчёта к таблице с помощью Мастера

1. Откройте таблицу Заказано. Рассмотрите ее. Закройте таблицу.

2. В окне БД выберите объекты Отчёты затем нажмите кнопку Создать.

3. Выберите Мастер отчётов и укажите таблицу Заказано.

4. Из окна Доступные поля выберите поля для отчёта и нажмите Далее.

5. С помощью кнопок > и < добавьте или измените уровни группировок (Код заказа - внешний уровень группировки, Код товара - внутренний уровень группировки). Далее.

6. Выберите порядок сортировки по полю Цена от А до Я.

7. Нажмите кнопку Итоги и укажите по каким полям необходимо получить итоги (по цене - среднюю, по количеству - сумму, по скидке - минимальную, максимальную). ОК. Далее.

8. Выберите из представленных образцов вид макета отчёта, укажите ориентацию, и поставьте галочку, если необходимо разместить все поля на одной странице. Далее.

9. Выберите требуемый стиль. Далее.

10. Задайте имя отчёта и в качестве дальнейших действий - укажите Просмотр отчёта или Изменение структуры отчёта.

11. Перейдите в режим предварительного просмотра.

12. При выявлении недостатков в отчёте выполните его корректировку

13. Сохраните отчёт.

Задание №3

Создание отчёта на основе запроса с помощью Мастера

1. Создайте отчёт Информация о заказах на основе созданного ранее запроса Запрос1 для отчёта (это имя вы должны выбрать в списке таблиц при создании отчёта с помощью мастера), с группировкой данных по Маркам товаров и подсчётам общих и групповых итогов по колонкам Сумма и Сумма со скидкой.

2. Сохраните отчёт.

Задание №4

Создание отчета, содержащего в себе подчиненный отчет и диаграмму.

1. Создайте с помощью Конструктора запрос на основе следующих таблиц и полей: Заказано – Цена, Количество, Код товара; Товары – Марка; Типы – Категория. В запросе создайте вычисляемое поле Сумма Продаж. Сохраните запрос под именем Продажи.

2. Выберите в окне базы данных объекты Отчеты. Нажмите кнопку Создать. Выберите Мастер отчетов, а в качестве источника данных запрос Продажи. Выберите поля Сумма Продаж, Категория, Марка.

3. Создайте группировку: Категория – верхний уровень; Сумма Продаж, Марка – нижний уровень. Нажмите два раза кнопку Далее.

4. Выберите макет отчета – по левому краю 1. Далее. Стиль задайте Обычный.

5. Сохраните и задайте имя отчету «Продажи». Отметьте пункт Изменить макет отчета. Готово.

6. Изучите в Справке Microsoft Access раздел Создание подчиненных отчетов.

7. В контекстном меню выберите команду Заголовок / Примечание отчета.

8. Выделите заголовок отчета и отредактируйте его. В область заголовка вставьте дату (Вставка – Дата/время).

9. Удалите поле Категория.

10. В этой же области создайте подчиненный отчет. Для этого на панели элементов выберите кнопку Подотчетная форма/отчет.

11. Откройте контекстное меню подчиненного отчета. Выберите команду Свойства. На вкладке Данные в поле Объект – источник выберите запрос Продажи.

12. В поле Подчиненные поля выберите поля Марка, Сумма Продаж.

13. Закройте меню свойств. Сохраните отчет.

14. Откройте структуру отчета Продажи.

15. В меню вставка выберите команду Диаграмма.

16. Растяните границу диаграммы в Области данных в свободном месте.

17. В появившемся диалоговом окне выберите запрос Продажи. Далее.

18. Выберите поля, которые необходимо отразить в диаграмме (Марка, Продажи). Далее.

19. Выберите линейчатый тип диаграммы. Далее.

20. Выберите тип отображения данных на диаграмме. Готово.

21. Отредактируйте диаграмму так, чтобы она имела яркий красочный вид.

Задание №5

Создание отчёта к нескольким таблицам. Группировка данных по датам. Размещение в отчёте вычисляемых полей

1. Создайте отчёт Распределение заказов по годам и месяцам. Для этого:

• выберите в окне БД объекты Отчёты. Затем Создать / Мастер отчётов / ОК,

• из таблицы Товары№ выберите поля, КодТовара, НаимТовара, Цена из таблицы Предприятия№ – НаимПред, из таблицы Заказы№ – ДатаВыпЗак, Дата Заказа, Отпущено. Далее,

• в качестве уровня группировки выберите ДатаВыпЗак, нажмите кнопку Группировка и выберите пункт По годам. Добавьте ещё один уровень группировки по Дате Заказа По месяцам. Далее,

• уровень сортировки и подсчёт итогов пропустите нажимая кнопку Далее,

• макет и стиль отчёта задайте самостоятельно, введите имя отчёта и откройте его в режиме конструктора.

2. Измените ширину отчёта и разместите поле для определения стоимости товара:

• щёлкните по кнопке Поле, а затем укажите мышкой место в Области данных, где будет размещено поле,

• вызовите Контекстное меню поля / свойства / данные / данные /Построитель выражений,

• в окне построителя выражений напишите формулу для расчёта суммы, выбрав соответствующие поля в среднем окне внизу бланка Построителя выражений, и нажмите кнопку ОК,

• закройте окно свойств поля,

• выделите область имени поля и нажмите правую клавишу мыши,

• выберите команду Свойства (должно появиться окно Надпись:Надпись№³ , затем вкладку Макет. В свойство подпись введите название поля Стоимость заказа. Закройте меню свойств.

• вырежьте область подписи поля: выделите ее, вызовите контекстное меню и дайте команду Вырезать.

• в области Верхнего колонтитула, предварительно выделив ее, дайте команду Вставить. Разместите надпись поля и само поле строго друг под другом. Если необходимо измените ширину полей и надписей.

3. Сохраните отчёт.