9. Бизнес-процессы и технологическая структура

9.1. Бизнес-процессы и процессный подход

Описание любой организации может производиться как через функции, которые она осуществляет в различных предметных областях деятельности, так и через процессы, которые реализуются в ее рамках – процессный подход. Под бизнес-процессами понимается «целенаправленная деятельность, состоящая из последовательности работ по переработке четко определенных ресурсов в четко определенные результаты по заданным регламентам (технологиям), ограниченная во времени и пространстве». Таким образом, границы бизнес-процессов описываются ответами на стандартный набор вопросов: Кто? Что? Где? Как? («4W»).

Для точного и подробного описания деятельности компании и разбиения ее на отдельные бизнес-процессы было разработано несколько стандартов. Одним из наиболее популярных является стандарт IDEF0, который был разработан в США в рамках подготовки программы «Space-shuttle». Применение этого стандарта позволило увязать деятельность более чем трех тысяч исследовательских, конструкторских, производственных, сервисных и финансовых организаций.

Процесс деятельности организации (дивизиона, подразделения, отдельного работника) описывается с помощью пяти типов определений:

– результат, получаемый в процессе работы (продукты, услуги, информация, материальные средства, документы и т. д.);

– используемые ресурсы (продукты, услуги, материальные средства и т. д.) необходимые для получения результатов в рамках процесса;

– управления (контроля, ограничений, регламентов), регулирующих работу компании по переработке ресурсов в результат;

– основных средств и компетенций (персонала. знаний, патентов и т.д.), необходимых для переработки ресурсов в требуемый результат;

– формального описания основной деятельности в рамках процесса.

Такой формат представления позволяет описать практически любую деятельность. Процессы могут декомпозироваться на подпроцессы, которые описываются также как и основной процесс.

В соответствии с IDEF0 основные виды деятельности организации, которые могут быть выделены, с точки зрения результатов, могут быть отнесены к 8 типовым классам:

• «Выработка согласованных условий деятельности» – все виды деятельности по формированию основных правил функционирования организации, разработке планов, организации управления компанией. Результат реализации процесса – регламенты системы управления;

• «Развитие» – все виды деятельности по разработке нового продукта, выработке производственных технологий, включая системы качества. Для небольших организаций, особенно исследовательского характера, этот процесс может сливаться с процессом «выработка согласованных условий деятельности». Результат деятельности – производственные регламенты;

• «Продажи» – все виды деятельности, связанные с поставкой организацией товаров, услуг или других результатов, которые могут рассматриваться в окружающей среде как востребуемые ценности. Результат процесса – поток платежных обязательств за поставляемую продукцию (услуги), а также задания подразделениям;

• «Производство» – все виды деятельности, связанные с переработкой ресурсов в готовую продукцию (услуги) в объемах, качестве и количестве, соответствующих требованиям внешней среды. Результат процесса – готовая продукция;

• «Воспроизводство ресурсов» – все виды деятельности, направленные на получение из внешней среды производственных ресурсов в том количестве и с тем качеством, которые соответствуют требованиям процесса «Производство». Результат полученные ресурсы (комплектующие, материалы, информация и т. д.) в производстве;

• «Воспроизводство основных средств» – все виды деятельности, направленные на обеспечение организации основными средствами и оборудованием, количественно и качественно соответствующих требованиям производства востребуемой внешней средой ценности. Основной результат процесса – работоспособные основные средства в эксплуатации;

• «Расчеты» – все виды деятельности, связанные с обменом платежных обязательств на денежные средства, работы с дебиторской и кредиторской задолженностями, распределением денежных средств. Основной результат процесса – чистый денежный поток;

• «Воспроизводство компетенций» – все виды деятельности, связанные с обеспечением организации необходимыми компетенциями (знаниями, опытом, умениями) и их носителями (персоналом). Основной результат процесса – персонал, обладающий необходимым уровнем компетенций.

Модель достаточно идеалистична и хотя она универсальна, т.е. применима к любой организации, однако, большинство видов деятельности, связанные с управлением организацией, такие, как учет, планово-бюджетная система, информационное обеспечение (IT-система), юридическое и административно-хозяйственное обеспечение и т. д., плохо вписываются в процессный подход, поскольку присутствуют во всех процессах организации. Применение же подхода к описанию производственно-хозяйственной деятельности организации обычно дает существенный эффект, так как позволяет

– увеличить прозрачность и управляемость организации; – плотнее увязать цели организации с реализуемыми в ней процессами; – исключить работы, ненужные, с точки зрения, производства продукции (услуг); – формализовать требования к работникам и повысить эффективность стимулирования; – разграничить и сбалансировать полномочий и ответственности. В рамках процессного подхода деятельность организации представляется в виде схемы, представленной на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Пример процессного подхода описания деятельности предприятия

Иерархически упорядоченная совокупность бизнес-процессов, описывающих производственно-хозяйственную деятельность организации, называется процессной структурой организации. Процессная структура организации привязана к выпускаемой продукции (результатам)