Прямое форматирование документа

СПГУКиИ Факультет информационных технологий и медиадизайна

Прямое форматирование документов MS Word Методические указания

СПБ 2008г.

Прямое форматирование документа

Содержание

ПРЯМОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ 3

Параметры страницы 3

Управление разрывом страниц 5

Параметры раздела 5

Вертикальное выравнивание текста 5

Колонки текста 7

Колонтитулы 9

Нумерация страниц 10

Параметры абзаца 10

Табуляция 12

Расстановка переносов 13

Формат шрифта 13

Область задач Показать форматирование 15

Сравнение форматирования 15

Регистр шрифта 16

Буквица 16

Границы и заливка 16

Построение рамок относительно абзаца 17

Добавление горизонтальной линии 18

Построение рамок относительно текста 19

Построение рамок на странице 19

Построение рамок для одной или нескольких страниц документа 19

Заливка цветом текстового фрагмента и абзаца 20

Фон и подложка 21

Создание списков 21

Маркированные списки 21

Нумерованный список 22

Многоуровневые списки 23

Сноски 25

Создание сноски 25

Редактирование сносок 26

Удаление сноски 26

Перемещение сноски 26

ПРЯМОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

Цель работы: Изучение способов прямого форматирования документа

Для выполнения форматирования документа можно использовать следующие способы

1. Прямое форматирование:

• выделить или сделать активным соответствующий фрагмент документа

• Выбрать в меню Формат необходимую команду

2. Стилевое форматирование

• выделить или сделать активным соответствующий фрагмент документа

• Выбрать в меню Формат команду Стили и форматирование или осуществить необходимый выбор в поле Стиль панели инструментов Форматирование.

3. Автоформатирование. Позволяет быстро отформатировать такие часто используемые элементы текста как: списки; абзацы; сноски и т.п.

Документ MS Word имеет три уровня элементов, к которым применяется форматирование. Этими элементами являются: раздел, страница, абзац, символ.

Раздел есть структурная единица документа, имеющая определённые параметры и содержащая от одного символа до нескольких страниц

Абзац есть логически связанная часть текста, завершающаяся символом "конец абзаца - ", и имеющая определённые параметры (формат). Помимо текста любой внедрённый объект, таблица, элемент списка могут быть представлены как отдельный абзац.

Параметры страницы

MS Word позволяет задавать следующие параметры страницы:

• Размер бумаги

• Ориентация страницы

• Поля

• Положение переплёта и его размер

• Вертикальное выравнивание текста на странице

• Расстояние от границы листа до колонтитула

• Различие колонтитулов первой и чётных/нечётных страниц

• Наличие рамок на странице

Большая часть параметров задаётся через меню Файл – Параметры страницы.

Для двухсторонней печати можно задавать зеркальные поля.

Значение полей на странице можно задавать в режиме Вида - Разметка страницы, используя маркеры на вертикальной и горизонтальной линейках.

Поле	ГОСТ (мм)	На практике (мм)
Левое	20	35
Правое	Не менее 8	10
Верхнее	Не менее 10	20
Нижнее	Не менее 8	Не менее 20

Управление разрывом страниц

При создании документа осуществляется автоматический переход к следующей странице после заполнения текущей. Переход к следующей странице, не набирая текст до конца текущей осуществляется с помощью меню ВСТАВКА – РАЗРЫВ - НАЧАТЬ НОВУЮ СТРАНИЦУ или сочетанием клавиш CTRL ENTER.

Данная операция может потребоваться при переходе к следующему параграфу, главе и т.п., содержимое которого должно начинать с новой страницы документа.

Параметры раздела

Раздел есть структурная единица документа, содержащая от одного символа до нескольких страниц. По умолчанию текст документа создаётся в пределах одного раздела, имеющего номер 1. Раздел имеет следующие параметры:

• Вертикальное выравнивание текста

• Колонки текста

• Колонтитулы

Вертикальное выравнивание текста

Вертикальное выравнивание текста на странице задаётся для раздела. По умолчанию вертикальное выравнивание текста задаётся по верхнему краю, Для его изменения необходимо:

1. Разбить документ на разделы. Группа страниц имеющих одинаковое выравнивание должна представлять собой один раздел. Переход от одной группы страницы к другой осуществляется через меню Вставка – Разрыв – Новый раздел со следующей страницы.

2. Установить курсор внутри соответствующего раздела, выбрать в меню Файл – Параметры страницы и задать необходимые значения:

• Начать раздел со следующей страницы.

• Вертикальное выравнивание: по верхнему/нижнему краю, высоте или центру

• Применить к текущему разделу

Выравнивание по высоте равномерно размещает абзацы на странице таким образом, что первый абзац начинается на первой строке, последний абзац заканчивается на последней строке страницы, а остальные размещаются так чтобы интервал между ними был одинаковый. На рисунке, представленном ниже приведены образцы страниц, содержащих одинаковый текст (четыре абзаца), но имеющих различное вертикальное выравнивание

Примеры вертикального выравнивания текста на страницах одного документа.

Колонки текста

По умолчанию MS Word создаёт текст в одну колонку по ширине страницы. Для изменения количества колонок на странице или в документе необходимо:

1. Фрагмент документа, набранный в одно количество колонок оформить как отдельный раздел

2. Для каждого раздела задать необходимое количество колонок

Для изменения количества колонок и определения их параметров используется меню Формат – Колонки.

Кнопка колонки позволяет изменить количество колонок текста

3. Для перехода к следующей колонке, не набирая текст до конца текущей используется меню Вставка - Разрыв - Начать новую колонку

На рисунке, расположенным ниже представлен вариант ввода текста в разное количество колонок и рекомендации по способам его выполнения.

Изменение ширины колонок с помощью линейки

Колонтитулы

Колонтитул представляет собой область документа, расположенную на верхнем и/или нижнем поле каждой страницы. Содержанием колонтитула является текст и/или рисунок (номер страницы, название главы, дата создания или печати документа, имя файла и т.п.), то есть, информация, являющаяся общей для всех страниц документа. Расстояние от края до колонтитула задаётся в параметрах страницы. Содержание колонтитула может отличаться на чётных и нечётных страница и в разных разделах, а также первый лист документа (титульный лист) обычно не содержит колонтитула. Для создания колонтитула можно выполнить двойной щелчок мыши на верхнем/нижнем поле или выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. В результате курсор устанавливается в области колонтитула, отображается панели инструментов Колонтитулы.

Значение кнопок на панели инструментов Колонтитулы

Кнопка	Действие
	Перемещение между верхним/нижним колонтитулом
	Открывает диалоговое окно параметры страницы
	Для создания в разделе индивидуального колонтитула необходимо отжать кнопку как в предыдущем
	Перейти к предыдущему/следующему колонтитулу используется для перемещения между колонтитулами разных разделов
	Вставка поля номера страницы
	Вставка количества страниц
	Открывает окно Формат номера страницы
	Вставка поля даты
	Вставка поля времени
	Переключатель отображения текста документа. Позволяет скрыть основной текст для упрощения работы с колонтитулами

Колонтитулы отображаются в режимах Предварительный просмотр и Разметка страницы.

Нумерация страниц

Нумерацию страниц удобно выполнять в режиме предварительного просмотра. Выделить первую страницу и выбрать меню Вставка – Номера страниц, выбрать положение номера на странице, его выравнивание и при необходимости изменить формат номера.

Для того чтобы не печатать номер на титульном листе снять параметр номер на первой странице. Открыть меню Файл-Параметры страницы и обратить внимание на то, что параметр различать колонтитулы первой страницы установлен

Для нумерации страниц можно использовать кнопки в области колонтитула.

Параметры абзаца

MS Word позволяет задавать следующие параметры абзаца:

• Отступы

• Положение первой строки абзаца

• Выравнивание

• Интервал между строками

• Интервал перед и после абзаца

• Табуляция

• Расстановка переносов

Отступы – граница абзаца относительно поля. Задаются с помощью маркеров на горизонтальной линейке или через меню Формат – Абзац.

Уменьшить/увеличить отступ абзаца на одну позицию табуляции (по умолчанию 1,27см) можно с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование.

Первая строка абзаца может иметь выступ, совпадать с остальными строками или быть "красной". Положение первой строки задаётся с помощью маркера на горизонтальной линейке или через меню Формат – Абзац.

Выравнивание – положение строк относительно отступов. Задаётся с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование

по левому краю Ctrl L	по центру Ctrl E	по правому краю Ctrl R	по ширине Ctrl J
Хххх хххх хххх хххххх хххх хххх ххххх хххх ххх ххх	Ххх ххх хххх хххххх хххх хххх ххххх хххх ххх ххх	Хххх хххх хххх хххххх хххх хххх ххххх хххх ххх ххх	Хххх хххх хххх хххххх хххх хххх ххххх хххх ххх ххх

Интервал между строками внутри абзаца можно задавать с помощью кнопки на панели инструментов Форматирование или через меню Формат – Абзац

Одинарный интервал	Полуторный интервал	Двойной интервал
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXXX XX XX XXX XXX XXXX XXX XXX XXX XXXXXXXX XXX XXX	XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXXX XX XX XXX XXX XXXX XXX XXX XXX XXXXXXXX XXX XXX	XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXXX XX XX XXX XXX XXXX XXX XXX XXX XXXXXXXX XXX XXX

Интервал перед и после абзаца задаётся через меню Формат – Абзац

Все рассмотренные выше параметры абзаца можно задавать с помощью меню Формат – Абзац

Вкладка Положение на странице позволяет задавать дополнительные параметры абзаца:

Запрет висячих строк. Висячей является первая или последняя строка абзаца, расположенная на предыдущей или следующей странице отдельно от остальных строк абзаца.

Не отрывать от следующего. Следующий абзац располагается на одной странице с предыдущем.

Не разрывать абзац. Абзац целиком располагается на одной странице.