2. Учет и движение персонала организации

   1. Прием на работу.

За время пребывания на практике в отделе кадров, я ознакомилась с правилами приема сотрудника на работу.

Прием на работу - это процедура отбора из числа кандидатов и оформления принятого на работу. Обычным методом отбора служит ознакомление с заявлением, отзывами и другими документами кандидата и личная беседа. За организацию беседы отвечают отдел кадров и/или линейный руководитель.

Собственно оформлению приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинское обследование или др.

Для приема на работу необходимо:

• Медицинское обследование работника в предусмотренных законом случаях.

Согласно ст. 69 Трудового кодекса РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат:

1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет,

2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ,

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Бланк письма-направления работника на обязательный медицинский осмотр.

• Сообщение работодателю обязательных сведений.

Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

• Предъявление работником документов.

Принятие работодателем документов от будущего работника.

Для оформления работника на работу требуется:

• Получение от работника заявления о приеме на работу.

Если заявление о приёме на работу работником всё же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в Журнале регистрации заявлений работников.

• Ознакомление работника с локальными нормативными актами.

Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

• Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

• Регистрация трудового договора.

• Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

• Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет унифицированную форму — № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

• Регистрация приказа (распоряжения).

• Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись.

Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

• Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку.

Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

• Внесение сведений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

• Оформление личной карточки.

на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Личная карточка имеет унифицированную форму - № Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

2. Увольнение по собственному желанию.

Увольнению работника по собственному желанию посвящена отдельная статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации. В ней перечислены основные права сотрудника и порядок его действий при увольнении, которые сводятся к следующему:

• работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели; течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

• по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

• в случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

• до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

• по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

• если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут, и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

3. Увольнение за прогул.

Одним из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя является совершение работником однократного грубого нарушения трудовых обязанностей, в частности прогула (пп. "а" п. 6 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.).

Прогул — отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня.

Первый документ, который необходимо оформить, - это акт о прогуле, где четко описывается кем, в какое время был совершен прогул. Трудовой кодекс не содержит каких-либо требований к оформлению акта о прогуле, поэтому он составляется в произвольной форме.

В акте о прогуле следует отметить, кем выявлен прогул, место фактического нахождения работника в момент отсутствия на работе и причины прогула, если они известны (указать на источник информации). Обязательно указываем, где находится рабочее место работника (ведь прогулом является отсутствие работника на конкретном рабочем месте), кто составил акт, в присутствии каких лиц, время и место составления. Акт о прогуле должен быть подписан лицом, его составившим, и присутствующими при составлении акта лицами.

Акту о прогуле может предшествовать докладная записка о прогуле (об обнаружении отсутствия работника на рабочем месте), адресованная работнику ответственному за контроль над кадрами, непосредственному начальнику либо руководителю организации. Ссылку на докладную следует сделать и в акте о прогуле. Лица, подписавшие докладную о прогуле и акт, могут в последствии быть вызваны в качестве свидетелей по делу об увольнении и в таком случае должны будут четко разъяснить суду, в какое время и когда они не видели отсутствующего работника, какие документы о прогуле, кем и в чьем присутствии составлялись, позволяло ли расположение их рабочего места видеть рабочее место прогулявшего (его приход и уход с работы), описать свой режим работы и временные границы рабочего времени уволенного работника со ссылкой на документы организации, устанавливающие такой режим, свои взаимоотношения с уволенным.

Прогул в табеле рабочего времени обозначается буквенным кодом ПР. Особое внимание должно быть уделено контролю за правильностью указания в табеле данных относительно лиц, в последующем могущих оказаться свидетелями по делу.

Работник должен дать письменное объяснение по факту совершенного прогула. Это можно сделать как путем непосредственного вручения работнику под расписку соответствующего документа, так и путем направления телеграммы, письма (с описью вложения). Если суд придет к выводу, что право работника было нарушено работодателем, и работодатель не предоставил работнику возможности дать объяснение о прогуле, увольнение может быть признано незаконным.

Факт истребования от работника объяснения о прогуле в будущем можно дополнительно подкрепить показаниями свидетелей, в присутствии которых вручалось предложение дать объяснения или предлагалось написать объяснительную с указанием причин отсутствия на работе, а также записью разговоров (телефонных переговоров) с работником. Если работник, отказывается расписаться под предложением дать объяснения, составляем акт об отказе подписаться в ознакомлении с документом и направляем предложение почтовым отправлением или телеграммой.

Законодательство обязывает работодателя потребовать от работника объяснительную о прогуле с целью выяснения причин отсутствия на работе. Если отсутствие на работе вызвано какими-то уважительными причинами, то такое отсутствие прогулом не является, и увольнение работника по пп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса окажется незаконным.

Если работник дал объяснение — оцениваем уважительность причин отсутствия на основе представленного работником документального подтверждения случившихся с ним обстоятельств и увольняем за прогул, если отсутствие на работе вызвано неуважительными причинами.

Если работник отказывается дать объяснения или все направленные ему предложения дать объяснительную остались без ответа до установленного работодателем срока, составляем акт об отказе дать объяснения, так как в силу части 2 статьи 193 Трудового кодекса непредставление работником объяснения не является препятствием для увольнения за прогул. Если предпринималось несколько попыток взять у работника объяснения по факту прогула, каждый раз составляется новый акт об отказе дать объяснения либо в одном акте подробно указываются подробные обстоятельства каждой попытки.

После того, как прогул был документально оформлен и работнику было предоставлена возможность дать объяснения о прогуле, составляется приказ об увольнении. В приказе делается ссылка на основание увольнения: «уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». В качестве основания-документа указываем акт о прогуле. Во избежание неприятных оплошностей проверяем дату увольнения с учетом месячного срока на применение дисциплинарного взыскания и срока представления объяснения. Запись об увольнении за прогул в трудовой книжке производится точно в соответствии с приказом об увольнении в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Приказ об увольнении объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней, не считая время отсутствия на работе. Если работник отказывается ознакомиться с приказом, то составляется соответствующий акт. В тех случаях, когда работник вовсе не приходит на работу (длящийся прогул) и объявить ему приказ не представляется возможным, на приказе об увольнении производится соответствующая запись. Чтобы донести до работника информацию о его увольнении работодатель вправе отправить копию приказа об увольнении почтовым отправлением с описью вложения, сообщить телеграммой с указанием реквизитов приказа и оснований увольнения. В таких случаях работнику также направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. После направления уведомления о необходимости получения трудовой книжки работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Перевод работника на другую работу.

Перевод на другую работу у того же работодателя — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) смена структурного подразделения, в котором трудится сотрудник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Основные требования к переводу:

Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Работодатель не имеет права переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Трудовым законодательством предусмотрено два вида перевода сотрудника на другую работу: временный и постоянный. Перевод может быть инициирован как работником, так и работодателем.

Прежде всего перемещение не влечет за собой изменения условий, прописанных в трудовом договоре. Работник остается у того же работодателя, а смысл перемещения состоит в том, что ему предоставляют либо другое рабочее место, либо переводят в иное структурное подразделение, расположенное в той же местности, либо поручают работу на другом механизме или агрегате. Главное, не происходит изменения условий, зафиксированных в трудовом договоре.

И еще одно отличие: перемещение сотрудника на другую работу не требует его согласия. Работодателю достаточно оформить соответствующий приказ и ознакомить с ним работника под роспись.

ВРЕМЕННЫЙ ПЕРЕВОД:

При временном переводе сотрудника на другую работу условия трудового договора изменяются на определенный срок. Продолжительность временного перевода устанавливается по соглашению сторон трудового договора, а инициатором перевода может быть как работник, так и работодатель.

Особенности временного перевода по инициативе работника или соглашению сторон.

Сотрудник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. В случае если перевод был осуществлен на время замещения отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, срок его заканчивается в день выхода на работу данного сотрудника. Очевидно, что в последнем случае срок временного перевода может быть больше года. Например, при замещении сотрудницы, которая находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, и т. д.

Оформление временного перевода:

Чтобы перевести сотрудника на другую работу в ситуации, когда требуется его письменное согласие, прежде всего нужно сообщить ему о необходимости перевода и указать его причины. Это можно сделать в устной или письменной форме (документ оформляется произвольно).

Затем составляют дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывают основание перевода, его срок, оговаривают иные условия, которые отличаются от ранее установленных. Например, размер заработной платы, режим рабочего времени и т. д.

В случае если точная дата окончания перевода неизвестна, прописывают условие, согласно которому работник возвращается на свое место работы, например, в день выхода из отпуска по уходу за ребенком заменяемого сотрудника.

После этого руководитель издает приказ о временном переводе работника по унифицированной форме № Т-5 или Т-5а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — постановление № 1). Сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись.

Указаний по применению и заполнению первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением № 1. В нем сказано, что запись о временном переводе сотрудника должна производиться в его личной карточке по форме № Т-2 (№ Т-2ГС (МС)), утвержденной постановлением Госкомстата № 1. С каждой записью в разделе личной карточки «Прием на работу, переводы на другую работу», вносимой на основании приказа о переводе на другую работу, администрация предприятия обязана ознакомить работника под роспись. Согласно пункту 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в трудовой книжке запись о временном переводе делать не нужно.

Если при переводе обязанности работника меняются, его надо ознакомить с должностной инструкцией, соответствующей новой должности. Это же относится и к правилам техники безопасности.

3. Рабочее время и время отдыха.

В данной организации установлена пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с двумя выходными днями (суббота и воскресенье).

Обеденный перерыв устанавливается продолжительностью один час – с 12.00 до 13.00.

В другое время обеденный перерыв использовать не разрешается. Перерыв не включается в рабочее время и нерабочие праздничные дни с их письменного согласия по письменному распоряжению Работодателя.

Накануне нерабочих праздничных дней продолжительностью рабочего дня сокращается на 1 час, это распространяется и на работников с установленной сокращенной продолжительностью рабочего времени.

Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются :

1,2,3,4 и 5января – Новогодние Праздники

7 января - Рождество Христово

23 февраля – День защитников Отечества

8 марта – Международный женский день

9 мая- День Победы

12 июня – День России

4 ноября – День согласия и примирения

При совпадении выходного и праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

Учет рабочего времени ведется руководителями подразделений. До начала работы каждый работник должен отметить свой приход на работу, а по окончании – уход. Отсутствие таких отметок является неявкой на работу, которая не оплачивается.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Также в число календарных дней отпуска не включается период временной нетрудоспособности работника при наличии больничного листа.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в Организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего времени в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Очередность предоставления отпусков устанавливается работодателем с учетом производственной необходимости и пожелания работников. При этом отпуск предоставляется по письменному заявлению работника, согласованному и завизированному его непосредственным руководителем и предоставленному за две недели до начала отпуска.

Не позднее 1 декабря каждого года работник должен сообщить о своих пожеланиях в отношении отпуска на следующий календарный год своему непосредственному руководителю или напрямую в отдел кадров, определив месяц и продолжительность каждой части отпуска, для составления графика отпусков.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия и по приказу руководства работодателя. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий год.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работник должен согласовать дату начала и продолжительность отпуска без сохранения заработной платы со своим непосредственным руководителем.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

- участникам ВОВ – до 35 календарных дней в году.

- работающим пенсионерам по старости – до 14 календарных дней в году.

- родителям и женам\мужьям военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы – до 14 календарных дней в году.

- работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году.

- работникам в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до 5 календарных дней.

Работники, успешно обучающихся в ВУЗах, имеющих государственную аккредитацию, заочно или вечерней формам обучения, имеют право на дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка в соответствии с ТК РФ.

4. Контроль соблюдения дисциплины труда в организации

Рабочие помещения должны быть освобождены до 17.30. при наличии производственной необходимости в более позднем времени их освобождение – по разрешению руководства работодателя, если о такой необходимости было заявлено заблаговременно.

Перед тем, как покинуть рабочее место в конце дня, работник должен закрыть окна и двери своего кабинета и выключить свет.

Сотрудник, уходящий последним из офиса, проверяет все окна, двери и свет.

Запрещается:

- уносить с места работы имущество, предметы или материалы, принадлежащие Организации, без получения на то соответствующего разрешения.

- курить в местах, где в соответствие с требованиями техники безопасности и производственной санитарии установлен такой запрет.

- приносить с собой или употреблять алкогольные напитки, приходить в организацию и находиться в ней в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Работники, независимо от должностного положения, обязаны проявлять вежливость, уважение, терпимость, как в отношении между собой, так в общении с клиентами и посетителями.