Написание делового письма Общие рекомендации

Письмо должны быть ясным, кратким и вежливым.

Употебляйте простые слова/выражения вместо высокопарных и стереотипных, если они имеют одно значение, конкретные вместо абстрактных. Чем проще вы говорите, тем быстрее вас поймут. Однако не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются никакие сокращения типа "I`m" и сленг. Например, вместо фразы "We are the recipients of", лучше сказать "We received". Вы добьетесь краткости и ясности в своих письмах, если будете использовать короткие или средней длины предложения вместо длинных и сложных оборотов. Грамотное деление на абзацы облегчает зрительное восприятие текста, и задает всему процессу ритм.

Одним из показателей вежливости в деловой переписке является личное обращение к человеку. Не надо забывать про вежливость даже тогда, когда вы очень недовольны кем-то или чем-то.

Подытожим:

1. Выбирайте короткие и средней длины предложения, употребляйте простые слова и выражения

2. Не употребляйте разговорные сокращения и сленг

3. Делите написанное на абзацы

4. Будьте вежливы и дипломатичны

«Шапка» письма. Используемые сокращения

Каждое деловое письмо печатается (пишется) на уже заготовленном, фирменном бланке. В верхней части бланка размещается так называемая "шапка" - заголовок. Обычно в заголовке даны следующие сведения:

• зарегистрированное название компании

• краткие сведения о характере ее деятельности,

• контактная информация.

Часто после заголовка приводится информация, кому должны быть адресованы ответы, например:

In reply please address to the senior manager. All letters to be addressed to the senior manager.

Аббревиатура в названии компании: Ltd., Inc. или PLC.

Ltd. limited - это сокращение от limited liability company - общество с ограниченной ответственностью; PLC - public limited liability company; Inc., Corp. - corporation having limited liability.

Сокращения в строке Адрес: Str. (street), Rd (road), Av (avenue), Pl (place).

Телеграфный адрес компании предваряется одним из следующих слов: Telegrams, Cables, Cable, Cable address, Telegraphic address.

Тело письма. Дата. Принятые сокращения

На бланках большинства компаний непосредственно под "шапкой" дается ссылка для использования в последующей корреспонденции. Используются следующие виды ссылок:

Your ref.: Our ref.: Или Reference:\ In reply please refer to:

Далее идет сама ссылка: номер, инициалы, или другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо, фамилию человека и т.д.

Существует несколько способ написания даты, будьте внимательны, здесь легко допустить ошибку. Варианты написания даты:

10 August 1996 10th August 1996 10th August, 1996 August 10, 1996 August 10th, 1996

При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты. Дело в том, что в Великобритании и Америке даты пишутся по-разному. Так, дата 10.08.1996 в Англии обозначает 10 августа 1996 г., а в США 8 октября 1996 г. Лучше придерживаться какого-нибудь одного варианта из первого способа во всех своих письмах.