1.4 Схема документообігу, порядок зберігання документів

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первинні документи на ТОВ « Комсомольськхліб» складаються під час здійснення господарських операцій, а якщо буває це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблених даних на підставі первинних документів складаються зведені облікові документи.

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються на підприємстві, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Первинні та зведені облікові документи складаються як на паперових, так і на машинних носіях і мають такі обов’язкові реквізити:

- назву документа;

- дату і місце складання;

- назву підприємства від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарських операцій, одиницю виміру господарських операцій;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність її оформлення;

- особистий підпис та інші дані, що дають змогу індетифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Регістри бухгалтерського обліку обов'язково повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу індетифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції відображаються у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Під час складання і зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство за свій рахунок виготовляє їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень передбачених законом.

Документообіг підприємства регулюється відповідними організаційно розпорядчими документами, виданими посадовими особами у межах наданих їм повноважень. До таких документів відносяться зокрема ( але не виключно):

- платіжне доручення;

- розрахунковий чек;

- прибутковий касовий ордер;

- видатковий касовий ордер;

- касова книга;

- акт приймання-передачі основних засобів;

- платіжна відомість;

- довіреність;

- товаро-транспортні накладні;

- податкові накладні;

Прибуткові касові ордера виконуються протягом дня їх одержання. Відповідальність за їх виконання та перевірку несе бухгалтер. Податкові накладні виконуються на 1 раз в місяць по вимозі покупця. Відповідальність за їх виконання несе головний бухгалтер або бухгалтер. Видаткові касові ордера виконуються в момент видачі грошових коштів. Відповідальність за їх виконання несе касир. За всі інші види документів несуть відповідальність особи, які проводять операції з ними та мають дотримуватися правил їх ведення.

Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність у зберіганні документів протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними у будь-який момент для отримання різноманітних довідок.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитувальних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що підлягають обробці ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються й супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, визначається згідно з переліком типових документів, що використовуються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

• рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

• принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві не складають як такі схеми руху основних груп та видів документів, тому, що бухгалтерський облік ведеться за допомогою комп’ютерної програми 1С. Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:

• первинна обробка (прийом);

• попередній розгляд (розмітка);

• реєстрація;

• розгляд документів керівником та винесення резолюції;

• направлення на виконання;

• контроль виконання;

• виконання документів;

• відправка вихідної кореспонденції;

• підшивка документів до справ;

Документи підприємства формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформляється за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, а решта залишається в архіві.