50.Жанровое многообразие деловой документации, критерии ее классификации. Основные требования, предъявляемые к языковому оформлению деловых документов. Понятие реквизита и его составляющие.

Жанры деловой документации

Пишущий , оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

К жанрам деловой документации относятся договор, контракт, акт, приказ, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, протокол, деловые письма и т.д.

Одним из актуальных жанров письменной деловой речи в настоящее время стал договор. Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками представленные набором стандартных фраз. Минимально таких моделей должно быть семь:

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Пример договора:

Акционерное общество открытого типа "Аэропорт Внуково", именуемое ___________ в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора В.В. Баранова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма "Сети и системы", именуемая в дальнейшем Исполнитель, в лице директора М.В. Петрова, действующего на основе Устава, с другой стороны, заключили между собой договор о нижеследующем...

Между закрытым акционерным обществом "Оптовый рынок Самара", далее именуемым Арендодатель, и ТОО "Арес", далее именуемым Арендатор, заключается договор об аренде.

Приказ – это основной распорядительный акт оперативного управления, который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Различают приказы по организационным вопросам, по основной деятельности, по персоналу. Приказы следует оформлять на специальном бланке предприятия. Обязательные реквизиты приказа: название вида документа, его номер и дата, место издания, заголовок (по схеме «О чем документ?»), подпись, по необходимости – визы. Распорядительная часть приказа излагается в повелительном наклонении от первого лица и начинается словом «Приказываю».

Пример приказа

ООО Информационное агентство «Интер-Медиа»

Москва, 123456, ул. Вавилова, д. 3

ПРИКАЗ

12.02.2004 № 45

г. Москва

О создании рабочей группы по проекту «Музеи Москвы»

В связи с открытием финансирования инвесторами проекта «Музеи Москвы»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать рабочую группу в составе Ковалева А.А., Петровой О.И., Иванова В.В. для осуществления оперативного управления проектом.

2. Назначить Петрову О.И. руководителем рабочей группы.

3. Срок начала деятельности рабочей группы – 14.02.2004.

Генеральный директор

Информационного агентства «Интер-Медиа» Сидоров П.Н.

[Подпись]

Распоряжение издается руководителем предприятия для решения оперативных вопросов деятельности предприятия. В отличие от приказа в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово («Приказываю»), которое разделяет вводную и распорядительную части документа. Во всем остальном распоряжение составляется так же, как и приказ. Но оно касается отдельных, более частных вопросов, более узкого круга лиц.

Постановление - заключительная часть протокола заседания коллегиального органа. Постановления включаются в протокол или прилагаются к нему. Распорядительная часть начинается со слов "Постановляю", "Постановляет". В каждом пункте постановления перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения. Датой постановления является дата заседания коллегиального органа. Разновидностью постановления является решение.

ПРИМЕР ПОСТАНОВЛЕНИЯ

0.99 г. № 1668

О включении в состав муниципальной собственности г. Москвы объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения Акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт".

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.98 г. "Об использовании объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения при-ватизируемых предприятий"

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения акционерного общества "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав муниципальной собственности г. Москвы, согласно приложению.

2. Комитету по управлению имуществом г. Москвы (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по управлению государственным иму-ществом Московской области.

3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Москвы (Сидоренко А.В.).

Вице-мэр А.В. Шульгин

Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, — доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности:

· наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);

· точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);

· дата;

· подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией — подписью должностного лица и печатью организации.

ПРИМЕР ДОВЕРЕННОСТИ

Я, Куликова Пелагея Михайловна, проживающая по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 12, доверяю Шашковой Александре Ивановне, проживающей по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 19, паспорт (серия, номер, выдан...) получить причитающуюся мне за ноябрь 1995 года пенсию.

15.10.95 Куликова.

Докладная и служебная записки используются для решения внутренних вопросов. В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом "что":

Довожу до Вашего сведения, что... Считаю, что...

Служебная и докладная записки предполагают - в завершение документа - изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу.

Деловая переписка

Деловые письма- официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

· требующие обязательного письма-ответа;

· и не требующие такового.

Язык деловой переписки представляет собой периферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Виды деловых писем:

· Письмо-просьба. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы - самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.

АО "Гранд",

г. Москва, ул. Тульская, 18/2

Центральное отделение № 8231

Сбербанка РФ

АО фирма "Гранд" - расчетный счет № 508201/1634, в связи с тем, что основная деятельность предприятия - оптовая торговля, просит дать разрешение на использование торговой выручки на хозяйственно-операционные нужды, командировочные расходы и выдачу заработной платы.

Генеральный директор И.Г. Воробьев

Главный бухгалтер Г.Г. Лущаева

· Письмо-напоминание направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.

Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

Российская Федерация

Директору ТОО "Владос"

Правительство г. Москвы

Кузьмину Н.С.

Управление образования

117103, г. Москва, ул. Садовая-Ямская, 41

№ 645

4.10..99 г.

Напоминаем, что в 1998 г. подписано соглашение между Управлением образования Правительства г. Москвы и Роскнигой. В связи с этим Главное управление образования отказывается оплачивать торговую наценку в размере 25%.

Начальник

Управления образования С.Н. Петрова

· Письмо-приглашение. Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.

Всероссийский

Главному инженеру

научно-исследовательский

завода "Прогресс"

институт машиностроения

канд. техн. наук Аристову А.В.

Адрес: …

Телефон: …

Факс: …

ПРИГЛАШЕНИЕ

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля 2003 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой комплектации автомобилей ВАЗ-10.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в автомобильной промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: …

Председатель Ученого совета института П. Н. Сергеев

Секретарь Ученого совета А. Д. Сухов

Благодарственное письмо. Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за учас-тие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

Вице-президенту IАМТI

Г-ну П. Кутю

Уважаемый господин Кутю!

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного аэропорта Шереметьево II.

Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Правительства г. Москвы и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство в модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.

С уважением, В.Ф. Бобров

Язык официально-делового стиля всё больше стремится к использованию различных трафаретов. Трафаретные тексты с постоянным и меняющимися частями именуются бланками. "Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований", - справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.

Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия.

Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная - в ячейках таблицы.

Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документации. Анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Однако общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Хорошо разбираясь в различных жанрах деловой документации, сотрудник той или иной организации показывает свой профессионализм и высокую квалификацию. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документ а. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема— их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация —» жанр документа —> форма документа —» языковое наполнение документа. Таким образом можно заметить, что выбор жанра документа является первым и основным пунктом при составлении деловых бумаг.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.