43.Осн. Правила при подготовке и проведении совещаний

Деловое совещание – способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в орг-ции. Процесс упр-ния

На деловых совещаниях решаются такие вопросы как:

-развитие и укреплен полит предприят и проведение ее в жизнь

-интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей орг-ции

-выявление и расчет коллективных результатов

-коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта

Орг-ция проведения деловых совещаний:

1.подготовка совещания:

а)опред-ние целесообразности проведения совещания

б)состав участников

в)дата и время совещания

г)место проведения

д)подготовка учатников совещания (каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания)

2.проведение совещания:

а)продолжительность совещания (оптимальная 40-45 мин, затем 30-40 мин – нужен перерыв)

б)регламент (если до начала совещания его регламент не установлен, то созд-ся предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания, особая роль в соблюдении регламента отводится председателю совещания)

в)протокол совещания (первичный офиц документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе: достижение цели совещания, решение, исполнители и сроки)

3.Подведение итогов и принятие решения. Решения могут вырабат-ся 2 путями:

1)специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект, проект зачитывается, участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования

2)председатель собрания подводит итоги обсуждения и формирует решение

После принятия решения опред-ся лицо (лица), осуществляющее его исполнение и контроль за исполнением

44.Особенности проведения деловых переговоров, деловых бесед

Переговоры – это ср-во, взаимосвязь м/у людьми, предназна-чены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие или противоположные интересы; это всегда торг.

Орг-ция проведения деловых переговоров:

1.подготовка переговоров: в процессе подготовки переговоров должны быть изучены след вопросы: -цель переговоров -партнер по переговорам -предмет переговоров -ситуация и условия переговоров -присутствующие на переговорах -орг-ция переговоров

2.проведение переговоров: методы проведения:

а)вариационный: при подготовке к сложным переговорам надо выяснить след вопросы:

-в чем заключается идеальное решение поставленной проблемы

-от каких аспектов идеального решения можно отказаться

-в чем следует видеть решение проблемы

-какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать на ожидаемое предположение партнера

-какое вынужденное решение можно принять на переговорах в ограниченный срок

-какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с пом каких аргументов

б)метод интеграции: предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику перегово-ров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации

в)метод уравновешивания: надо учитывать:

-какие док-ва и аргументы целесообразно исп-ть, чтобы побудить партнера принять ваше предложение

-необходимо на некот время мысленно встать на место партнера

-раасм-те проблемы с точки зрения ожидаемых от партера аргументов «за» и доведите до его сознания связанные с этим преимущества

-обдумайте возможные конраргументы парнера

-не игнорируйте выдвинутые конраргументы партнера

-выясните, что послужило причиной такого поведения партнера

г)компромиссный метод:решение достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться м/у собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований

Сущ ряд приемов, детализирующих применение этих методов:

*встреча и вхождение в контакт:

-рукопожатие, первым руку подает хозяин

-обмен визитками, кот вручаются за столом переговоров

*привлечение внимания участников переговоров

*передача инф-ции: убедить партнера в том, что он поступит мудро, согласившись с нашими предложениями

*детальное обоснование предложений:

3.завершение переговоров (решение проблемы): каждая сторона должна согласиться с принимаемым решением и быть заинтересованной, чтобы и другая сделала это, в ходе переговоров вырабат-ся общее решение. Основываясь на «+» результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч. При «-« исходе необходимо сохранить субъективный контакт с партнером, желательно найти такую тему, кот представит интересов для обеих сторон

4.анализ итогов деловых переговоров: цели анализа итогов:

-сравнение целей переговоров с их результатами

-опред-ние мер и действий, вытекающих из результатов переговоров

-деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся