Функція організації – це процес систематичного коригування багатьох завдань і взаємовідносин між людьми, що їх виконують.

Організація процесу – це комплекс таких дій менеджера, як формулювання рішень, визначення необхідності ресурсів для виконання рішення, своєчасне доведення рішень до виконавців і контроль за виконанням рішень.

У великих організаціях для визначення відповідальності підлеглих керівник делегує їх повноваження.

Повноваження – це надання підлеглому обмеженого права використовувати ресурси організації та направляти зусилля співробітників на виконання відповідних завдань.

До основних повноважень належать лінійні, рекомендовані, паралельні, функціональні тощо. Об'єкт управління – це керована підсистема, те, що піддається управлінню з боку суб'єкта.

У ролі об'єкта може виступати як людина, так і машина. Стан об'єкта управління залежить від керуючих впливів з боку суб'єкта управління.

Суб'єкт управління – це керуюча підсистема в системі управління або окремий її елемент. Це може бути не тільки одна людина, а й група, колектив організації.

Організаційна діяльність суб'єктів і об'єктів управління організацією регламентується положеннями про відділи і служби, а також посадовими інструкціями.

Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі чи цілей.

Організація повинна відповідати таким вимогам:

– наявність, принаймні, двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;

– наявність хоча б одної спільної мети;

– наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

В організаціях важливе значення має ієрархія. Організація вважається ієрархічною, якщо відносини між начальником і підлеглими мають ланцюговий характер.

Організації створюються й існують внаслідок того, що задана ціль не може бути досягнута однією людиною або навіть групою людьми, які працюватимуть незалежно та не координовано.

ЗАГАЛЬНІ РИСИ ОРГАНІЗАЦІЙ

1) наявність ресурсів: людей, капіталу, матеріалів, технології, інформації;

2) залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, громадських організацій, міжнародних подій, законодавчих актів, конкурентів, менталітету суспільства);

3) горизонтальний поділ праці (виділення конкретних завдань), підрозділи, які виникли в результаті горизонтального поділу праці;

4) вертикальний поділ праці, спрямований на координацію роботи, тобто здійснення процесу управління;

5) необхідність управління;

6) наявність формальних та неформальних груп;

7) здійснення певних видів діяльності (виробничої, фінансової, інвестиційної, торговельної, науково-дослідної).

Функції управління відбивають конкретний зміст управлінської діяльності менеджера, апарату управління, характеризують вид цієї діяльності, сукупність обов’язків, закріплених за окремим працівником, підрозділом, призначення кожної конкретної ланки управління.

Уперше ввів поняття функцій управління А.Файоль і мають таке тлумачення:

– передбачати майбутнє і виробляти програму дії;

–організовувати, тобто будувати подвійний – матеріальний і соціальний – організм підприємства;

– розпоряджатися, тобто змушувати персонал належним чином працювати;

– координувати, тобто пов’язувати, поєднувати, гармонізувати всі дії і зусилля;

– контролювати, тобто піклуватися про те, щоб усе відбувалося відповідно до встановлених правил і відданих розпоряджень”.

Для класифікації функцій управління використовують такі основні ознаки:

–вид управлінської діяльності, що дозволяє відокремити одну роботу від іншої в процесі поділу управлінськоїпраці;

– спрямованість видів діяльності (на керований об’єкт чи на фактори зовнішнього середовища).

Ці ознаки дозволяють виділити універсальні і конкретні функції менеджменту.

РІЗНОВИДИ ОРГАНІЗАЦІЙ

Організації можна розрізняти по ряду ознак.

За ступенем формалізації організації розрізняють:

1) формальні;

2) неформальні.

За формою власності організації діляться на:

1) державні;

2) муніципальні;

3) приватні.

В залежності від об'єктивних соціально-економічних умов, соціального стану та потреб суспільства:

1) політичні;

2) громадські;

3) національні.

Закони організації мають у своєму складі загальне й особливе. Загальна частина закону має механізм дії незалежно від географічного розташування,країни, сфери діяльності організації, а особливе – це та частина закону, яка не змінює його суті і відбиває особливості організації як соціальної системи.

Закони організації по важливості поділяються на 2 рівні:

- основні;

- закони організації другого рівня.

Основні закони організації:

1) закон синергії;

2) закон самозбереження: кожна матеріальна система;

3) закон розвитку.

Закони організації другого рівня:

1) закон інформованості-впорядкованості;

2) закон єдності аналізу та синтезу;

3) закон композиції і пропорційності;

4) специфічні закони соціальної організації;

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ПРОЦЕСИ

В організації постійно протікають складні внутрішні процеси, в яких виражається її функціонування і розвиток.

Існує два види внутрішньоорганізаційних процесів і функцій:

- підтримка сформованих відносин і зв'язків для збереження організації як такої і вирішення поставлених перед нею завдань за допомогою сукупності дій з постановки цілей, вироблення і прийняття рішень, розподілу прав і обов'язків, ресурсів;

- поліпшення існуючих і створення нових відносин і зв'язків, що забезпечують розвиток організації в цілому, тобто її систематичне, планомірне вдосконалення.

Взагалі, розвиток організації існує в двох формах: організаційного проектування та організаційної раціоналізації.

Організаційне проектування означає формування організаційних структур, схем і процедур управління на стадії проектування організації з урахуванням намічених технологічних, інформаційних, адміністративних, особистих взаємозв'язків тих, хто буде в ній працювати. Воно має місце при створенні нової компанії.

Під організаційною раціоналізацією розуміється постійне вдосконалення організаційних відносин на діючих структурах. Вона може бути елементної, часткової або повної залежно від масштабів необхідних перетворень.

Організація як відкрита система

Система — це певна сукупність взаємопов'язаних і взаємодіючих елементів, що характеризується цілісністю та стійкістю. Система — це не що інше, як організація.

Розгляд організації як системи є продуктивним, оскільки це дає змогу систематизувати і класифікувати організації за низкою загальних ознак. Так, за рівнем складності виокремлюють дев'ять рівнів ієрархії:

• рівень статичної організації, що відображає статичні взаємини між елементами цілого;

• рівень простої динамічної системи з наперед запрограмованими обов'язковими діями;

• рівень інформаційної організації, або рівень "термостата";

• організація, що само зберігається, — відкрита система, або рівень клітини;

• генетичні громадські організації;

• організація типу "тварин", що характеризується наявністю рухливості, цілеспрямованою поведінкою і обізнаністю;

• рівень індивідуального людського організму — "людський" рівень;

• соціальна організація, що є різноманітністю суспільних інститутів;

• трансцендентальні системи, тобто організації, які існують у вигляді різних структур і взаємозв'язків.

Системний підхід до дослідження організації в сучасному його тлумаченні тісно пов'язаний з самокерованими процесами систем.

Внутрішнє та зовнішнє середовище організації

Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними факторами всередині організації. Внутрішнє середовище, де працюють менеджери, містить в собі корпоративну культуру, організаційну структуру, технологію виробництва, всі будинки та споруди, які належать організації, машини та обладнання.

Внутрішнє середовище організації представлено функціональними сферами, які є загальними для всіх типів організації:

Кадрова функція;

Виробнича функція;

Функція розвитку продукту та процесу виробництва;

Функція розвитку матеріально-технічного забезпечення виробництва.

Зовнішнє організаційне середовище містить елементи, які знаходяться за межами організації, але мають на неї суттєвий вплив. Це конкуренти, ресурси, технології та економічні умови. Зовнішнє середовище організації ділять на два рівні: загальне середовище та середовище завдань.

Функціональні сфери зовнішнього середовища такі:

Соціальне середовище;

Правове середовище;

Державне середовище;

Політичне середовище;

Технологічне середовище;

Економічне середовище;

Ресурсне середовише.

Елемменти організації: обов’язки, повноваження, відповідальність

Ефективність керівництва визначається не лише особистими зусиллями керівника, але й зусиллями всіх членів робочої групи. Коли керівник відповідає за досить велику організацію, то він не може ефективно керувати, намагаючись виконати всю роботу колективу.

Обов'язки делегуються, головним чино, формально, завжди зверху донизу.

Повноваження – означають комплекс прав, якими наділяється конкретний працівник і закріплюються за визначеною функцією, а тим самим і за працівником, що виконує цю функцію.

Відповідальність – це третій елемент, пов'язаний з делегуванням, її сутність полягає в зобов'язаннях, що випливають з делегування завдань і повноважень.

ПОБУДОВА ОРГАНІЗАЦІЇ. ПРОЕКТУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ

Побудова організації здійснюється шляхом організаційного проектування. Організаційне проектування здійснюється зверху вниз і охоплює такі етапи:

• визначення вертикальних рівнів управління;

• горизонтальний поділ організації;

• встановлення зв’язків між різними підрозділами;

• визначення повноважень і відповідальності посад;

• визначення посадових обов’язків, закріплення їх за посадовими особами.

Структура управління – упорядкована сукупність взаємопов’язаних елементів, що забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого.

Організаційна структура управління повинна відповідати стратегії компанії; повинен бути передбачений оптимальний розподіл праці між органами управління і окремими працівниками; формування структури управління потрібно пов'язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного співробітника й органу управління.

СТРУКТУРА (лат. Structure – будова, розташування, порядок) – сукупність внутрішніх зв'язків, будова, внутрішній устрій об'єкта. Іноді у визначенні поняття структура додають, що зазначені внутрішні зв'язки стійкі і що вони забезпечують цілісність об'єкта та його тотожність самому собі. Подібне обмеження, мабуть, зайве, тому що в деяких галузях знання розглядаються об'єкти зі змінною. Поняття структура і споріднені йому (такі, як зв'язок, відношення, взаємодія) відіграють важливу роль в загальній теорії систем і при використанні системного підходу в різних областях діяльності.

СТРУКТУРА ПІДПРИЄМСТВА це склад і співвідношення його внутрішніх ланок (цехів, ділянок, відділів, лабораторій та інших підрозділів), що становлять єдиний господарський об’єкт. Розрізняють загальну, виробничу й організаційну структури підприємства.

Розрізняють такі види виробничої структури: безцехова; цехова; корпусна; комбінатська.

Організаційна структура апарату управління характеризується різною кількістю ланок, частіше за все використовується система «трьох»: директор (президент, менеджер) – начальник цеху – майстер. Кожний з них несе особисту відповідальність за доручену йому ділянку роботи.