- •Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение поступивших конфиденциальных документов
- •Журнал учета пакетов
- •Традиционный учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам
- •2. Содержание процедур индексирования, первичнойрегистраци исходных сведений о документе, формирования картотек и ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия.
- •Автоматизированный учет поступивших документов и формирование справочно-иформационного банка данных по документам
- •Сравнительные характеристики аис доу
- •Содержание процедур автоматизированного учета поступивших документов и формирование справочно-иформационного банка данных по документам
- •Оформление и учет носителей конфиденциальных информации
- •Изготовление конфиденциальных документов
- •Журнал учета изданных конфиденциальных документов.
- •Копирование и размножение документов
- •Учет подготовленных (изданных) конфиденциальных документов
- •Журнал учета изданных документов.
- •Экспедиционная обработка отправляемых документов
- •Журнал учета изданных конфиденциальных документов.
- •Журнал учета документов выделенного хранения
- •Номенклатура дел
- •Формирование и оформление дел
- •Уничтожение документов, дел и носителей информации
- •Акт о выделении к уничтожению документов и дел
- •Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в ведомственный архив
- •Проверка наличия документов, дел и носителей информации
- •(Инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
- •(Инициалы, фамилии лиц, проводивших проверку)
Проверка наличия документов, дел и носителей информации
Цель проверки наличия докуменнтов, дел и носителей конфиденциальной информации – установление их реального соответствия заисям в учетных формах, сохранности. Целостности и комплектности материалов,своевременное выявление фактов утраты конфиденциальных материалов и определение првильности выполнения процедур и операций по их учету, хранению и испльзованию.
В ходе проверки рассматриваются вопросы снятия с дкументов грифа конфиденциальности.
Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся еженевно, ежеквартально и по окончании календарного года и охвтывают весь массив конфиденциальных материалов фирмы.
Нерегламентированные проверки осуществляются в случае внештатных ситуаций.
Ежедневные проверки наличия конфиденциальных документов проводятс в конце рабочего дня всеми сотрудниками фирмы, работающими с конфиденциальными материалами.
Квартальные и годовые проверки наличия проводит специально назначаемая комиссия; по результатам этих проверок составляется акт.
Любой вид проверки может быть закончен лишь после выявления фактического наличия всех документов, числящихся по учетным формам. Для проверки привлекаются только основные учетные формы – журналы регистрации и учетные карточи. Другие учетные формы носят вспомогательный информационный иоправдательный характер.
Технологическая схема проверки наличия документов. Дел и носителей информации включает в себя следующие процедуры:
Подготовка месячной, квартальной и годовой проверки
Проверка в службе конфиденциальной документации
Проверка на рабочих местах исполнителей
Оформление и анализ результатов проверки.
Проверка наличия документов, дел и носителей информации
|
|||
Процедура подготовки месячной, квартальной и годовой проверки:
|
Выполнение операций процедуры ведения проверки на участке службы конфиденциальной документации:
|
Выполнение операций процедуры ведения проверки на рабочих местах исполнителей:
|
Процедура оформления и анализа результатов проверки:
|
а) составление рабочих планов, планов-графиков проверок; б) формирование и утверждение состава сотрудников для осуществления проверки; в) при наличии автоматизированного учета документов распечатка за проверяемый период времени на бумажном носителе по каждому участку службы конфиденциальной документации:
г) при наличии автоматизированного учета документов распечатка за проверяемый период времени на бумажном носителе по каждому исполнителю:
д) заверение бумажных экземпляров описей росписью руководителя участка; е) распределение (группировка) бумажных экземпляров учетных карточек документов по указанным выше описям; ж) объединение бумажных экземпляров описей, составленных на разных участках в разрезе исполнителей, в единый блок по каждому исполнителю; з) передача подготовленных материалов председателю проверочной комиссии под роспись в передаточном журнале; и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителя участка.
|
а) проверка соответствия учетных данных в бумажных экземплярах учетных карточек и бумажных экземплярах распечатанных описей; б) проверка соответствия учетных данных документа и данных на него, указанных в бумажных экземплярах учетных форм; в) проверка правомерности внесения различных отметок в учетные формы, наличия двух росписей (электронных подписей), а также номеров и дат оправдательных документов на отправку, перевод на другой вид учета, уничтожение документа в целом или его части; г) установление количества изготовленных и фактического наличия экземпляров и листов документа, страховых, рабочих и резервных копий электронного документа; д) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, соответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсутствия несанкционированных копий и правильности оформления процесса уничтожения электронных документов и магнитных носителей; е) обнаружение по описям (контрольному журналу) и учетным карточкам отсутствующих или не представленных к проверке документов, розыск документов (экземпляров, листов документа, приложений и т. п.); ж) проверка правильности ведения всех традиционных и электронных учетных форм, описей, своевременности и правильности внесения в них необходимых текущих записей, отметок и росписей (электронных подписей); з) проверка наличия и оформления дел, их соответствия номенклатуре дел, правильности выполнения процедуры закрытия дел и регистрации в журнале учета законченных производством дел, картотек и журналов; проверка наличия и регистрации учетных картотек и журналов; и) проверка правильности работы сотрудников участка с бумажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов, дел и носителей, правильности работы с информацией и документами, находящимися в компьютере.
|
а) проверка наличия в рабочей папке, сейфе и компьютере исполнителя документов, числящихся за исполнителем по всем видам учета независимо от сроков регистрации документов; б) проверка соответствия данных документа данным на него, указанным в бумажном экземпляре учетной карточки, а также данным в соответствующей описи, проверка отсутствия у исполнителя документов, не указанных в описи; в) полистный просмотр бумажных документов и дел, проверка сохранности всех элементов документа; г) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, соответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсутствия несанкционированных копий и незарегистрированных документов, правильности оформления процесса уничтожения копий электронных документов и магнитных носителей; д) проверка правильности ведения записей и допечаток во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, соответствия состава документов внутренней описи и описи, составленной на участках службы документации; е) обнаружение по описям и учетным карточкам документов и носителей информации, не представленных исполнителем к проверке, розыск документов (экземпляров, листов, приложений и т. п.); ж) проверка правильности работы исполнителя с бумажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов в рабочее время, своевременности и полноты сдачи их по окончании рабочего дня на хранение в службу конфиденциальной документации, правильности работы с информацией, находящейся в компьютере; з) проверка наличия необходимых условий для работы с конфиденциальной информацией и документами на рабочем месте исполнителя (оборудование рабочего места).
|
а) внесение отметок о проведении проверки на участке службы конфиденциальной документации в электронные и бумажные экземпляры учетных карточек документов и носителей информации, номенклатуру дел и журнал учета законченных производством дел, картотек и журналов; б) составление, подписание и утверждение акта проверки наличия документов на участках службы документации; в) фиксирование результатов проверки наличия документов у исполнителей в специальном журнале службы конфиденциальной документации; г) сдача председателем комиссии полученных ранее бумажных экземпляров электронных описей, контрольных журналов и учетных карточек на соответствующие участки службы конфиденциальной документации по передаточному журналу; д) помещение учетных карточек и контрольных журналов в места их хранения; е) уничтожение по акту бумажных экземпляров электронных описей; ж) анализ результатов проведенной проверки наличия документов и выполнения всеми сотрудниками правил работы с конфиденциальными документами, выработка предложений по совершенствованию организации и технологии обработки и хранения документов; з) проведение служебного расследования по обнаруженным фактам отсутствия документов, дел и носителей информации, экземпляров, листов и других элементов документа; и) информирование руководства предприятия о результатах проведенной проверки и разработанных мерах совершенствования работы с конфиденциальными документами; к) установление сроков ликвидации выявленных недостатков в работе с документами и необходимости проведения повторной проверки.
|
Наименование предприятия |
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия ________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата) |
АКТ
00.00.0000 № _______
___________________
(место составления)
о проверке наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов
(картотек) за __________ год
Составлен: _______________________________________________