Формирование и оформление дел

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела с конфиденциальным документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается.

Конфиденциальные, не включенные в дела и неисполненные документы должны храниться у работника службы КД в папках, на которых указывается их целевое назначение: фамилии сотрудников фирмы, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, шкафах и сейфах не допускается.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные экземпляры), оформленные в установленном порядке. В дела не помещаются документы, подлежащие возврату. В деле группируются документы одного календарного года. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок данного дела. Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках-регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены. Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопро-изводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов.

При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. При закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел. Надписи на обложках производятся четко, светостойкими чернилами или тушью. Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела. Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов производится отметка "н/с".

При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется подписью работника подразделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела.Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела.

Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверительной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Нумерация листов дела производится при подшивке документа арабскими цифрами черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Подклеенные к листу одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за листом основного документа; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист, в этом случае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи. Подшитые в дело, как самостоятельные листы, фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии такового - на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела. При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется. При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же один номер окажется повторенным на нескольких листах, то следом за основным номером про-ставляются литерные номера, например: 12,12а, 12б и т.д., кото-рые оговариваются в заверительной надписи. В заверительной надписи оговариваются и пропущенные номера. Заверительная надпись составляется при закрытии дела на отдельном чистом листе.При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.Неразрешается подшивать в одно и то же дело конфиденциальные и открытые документы и открывать очередной том дела до закрытия предыдущего.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладываются список исподлнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажый экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе

Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел:

• оформление дела при его заведении

• оформление дела при его формировании

• оформление дела (тома) при его закрытии

• выдача закрытых дел сотрудникам и прием их от сотрудников

Формирование и оформление дел
Оформление дела при его заведении	Оформление дела при его формировании	Оформление дела (тома) при его зарытии	Выдача закрытых дел сотрудникам и прием их от сотрудников
Оформление обложки дела с указанием грифа конфиенциальности дела; оформление списка сотрудников, допущенных к делу(на внутренней стороне обложки дела); оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки); подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов; Внесение в номенклатуру отметки о заведении дела	Проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали) Внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела Нумерация листов документа в деле Внесение изменений в реквизиты обложки дела – при необходимости Подшивка документа в дело (прошнуровывание документов), проверка правильности нумерации листов Внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа Проверка правильности подшивки документа Возврат учетной карточки документа в соответствующую картотеку.	Подшивка и оформлени заверительного листа – листа – заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности) Оформление итоговой записи во внутренней описи дела Опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного приода конфиденциальности) Внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела Проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел При необходимости – внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов По оканчании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек Внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел Внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (при необходимости).	Проверка работником службы КД полномочий исполнителя – наличия на обложке дела или в картотеке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете) Выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи Помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «за исполнителями» При возврате дел сотрудником – проверка соответствия документов дела всведениям, зафиксированным во внутренней описи. Контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов Роспись работика службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя Помещение дела и карточки в места хранения

Обложка дела

____________________________.

(гриф конфиденциальности)

_____________________________________________________

(название предприятия)

______________________________________________________

(название структурного подразделения)

ДЕЛО №

ТОМ №

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

«___» __________ 20 ___ г.

«___» __________ 20 ___ г.

(крайние даты документов)

На ____________ листах

Хранить __________ ст. № ________ перечня

Справка –заместитель изъятых документов в деле

СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ №__________ от__________ на _________л, из де-ла изъят и _________________________________________________________. (указывается новое местонахождение документа: при под-шивке в другое дело - индекс дела, номера тома и листов; при отправлении -куда направлен, постоянно или временно, наименование, номер и дата сопроводительного документа; при уничтожении
- номер и дата акта об уничтожении). Основание: ______________________________________. (подпись, инициалы, фамилия лица, производившего изъятие, дата)

Опись документов дела № _____ том №

За 20___ г.

№п/п	Дата документа	Номер и гриф конфиденциалности поступившего документа	Номер и гриф конфиденциалности изданного документа	Откуда поступил или куда адресован документ и его наименование	№ листов дела	Отметка о местонахождении изъятого из дела документа
1	2	3	4	5	6	7

______________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего опись, дата)

Карточка учета выдачи дела

__________________________________________________________________

(индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок дела)

Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Подпись за получение	Подпись за возврат
1	2	3	4	5

ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА №____________ Т. № ________ В деле подшито, пронумеровано и опечатано печатью № ______________ __________листов +_________ листов описи документов дела. (прописью) Литерные номера листов ______________ (цифрами) Пропущенные номера _____________ (цифрами) На листах № _____________ наклеено_______________________ (цифрами) (прописью) документов (фотоотпечатков) за уч. № _____________________ (нужное подчеркнуть)(цифрами) ________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную надпись) __________________ (дата)

Лабораторная работа № 11