Журнал учета изданных конфиденциальных документов.

Учетный номер и гриф конфиденциальности документа	Дата документа	Вид и заголовок документа	Фамилия исполнителя	Номера носителя и листов черновика	количество			Подпись за получение черновика и проекта документа, дата		Подпись за возврат, дата		Отметка об уничтожении черновика		Отметка об уничтожении проектов или лишних экземпляров документа		Куда отправлен документ		Номера экземпляров		Наименование, номр и дата сопроводительного документа		Отметка о возврате		Индекс (номер) дела, номера листов дела		Номер по учету документов выделенного хранения, количество экземпляров
					Экземпляров документа	Листов в экземпляре
1	2	3	4	5	6	7	8		9		10		11		12		13		14		15		16		17

Журнал учета документов выделенного хранения

Учетный номер и гриф конфиденциального документа	Дата регистрации	Вид и заголовок документа	Откуда поступил и каким подразделением разработан	С каких учетных номеров переведен	Номера экземпляров	Количество листов в экземпляре	отправление				Отметка о возврате		уничтожение			Передача на архивное хранение
							Куда отправлен	Номера экземпляров	Наименование номер и дата сопроводительного документа	Номера экземпляров			Номер и дата акта об уничтожении	Номер экземпляра		Архивный шифр
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11		12		13	14		15

Лабораторная работа № 9

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

• предназначена для систематизации документов,

• содержит информацию о сроках хранения документов, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

• закрепляет индексацию дел,– индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

• имеет справочное значение при изучении структуры организации;

• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

• может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.Она является составной частью системы доступа к конф. Документам, учетной формой для заведенных дел и применяется для проверки наличия дел. Номенклатура дел, содержащих коммерческую тайну, должна составляться отдельно от номенклатуры дел, содержащих служебную тайну.Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела идокументы, которые имеют ивентарную форму учета (техническая и технологическая документация,аудио-, видеодокументы и другие).

Технологическая схема номенклатуры дел:

Процедура закрытия номенклатуры дел:

• Проверка закрытия всех заведенных дел и томов

• Годовая проверка наличия дел и документов

• Заполнение итоговой зписи о категориях и количестве заведенных дел

• Проверка полного соответствия электронного и бумажного экзмпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД

• Включение бумажного экземпляра номенклатуры номенклатуры в дело номенклатур

• Переработка электронного экземпляра номеклатуры дел для использоания в будущем календарном году в

• Распечатка номенклатуры дел будущего года для издания

Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 00.00.0000 №___________. _______________________. (место составления) на _____ год							УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия ___________________________________. (подпись, инициалы, фамилия, дата)
Индекс (номер) дела и гриф конфиденциальносьти	заголовок	Инициалы и фамилии лиц, которым предоставлено право пользования делом	Номер тома	дата				Количество листов в томе	Срок хранения и номера статей по пречню	Архивный шифр; Номер и даа акта об уничтожении; куда напрвлено, номер и ата сопроводительного документа
				Заведения тома		Закрытия тома
1	2	3	4	5		6		7	8	9
Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства _________________________. (подпись, инициалы, фамилия, дата) СОГЛАСОВАНО Руководитель архива предприятия _________________________. (подпись, инициалы, фамилия, дата)					Рассмотрена и одобрена на заседании ПДЭК предприятия протокол от _________№ _____

Лабораторная работа № 10