22. Специфика организации бизнес-событий.

Чаще всего деловые мероприятия – это имиджевые мероприятия, главная цель которых – формирование положительного образа компании. Бизнес-мероприятия отличаются от корпоративных и имеют свою специфику. В организации бизнес-события нужно понимать и учитывать, прежде всего, цель мероприятия и его целевую аудиторию.

Деловые мероприятия не могут считаться обычной встречей людей, поскольку проводятся по четко просчитанному механизму для эффективного решения сформулированных задач, независимо от формата, инструментов организации и прочих факторов. В остальном же работа при организации делового мероприятия схожа с современными event-проектами, но в ходе подготовки следует учитывать многие ключевые моменты, которые определяют специфику события.

Почти для каждого делового мероприятия важной оказывается развлекательная часть. Некоторым может показаться, что два эти понятия являются несовместимыми, но практика доказывает обратное – у развлекательной части для деловых мероприятий существует свое предназначение.

Важно понимать, что при организации деловых мероприятий любая мелочь имеет важное значение, именно поэтому в нашей работе на них обращается должная внимание.

Благодаря возможностям нашей компании доступна организация деловых мероприятий любой сложности. Проведение конференции и семинара возможно практически в любом месте. Со стороны наших сотрудников соблюдаются все формальности и учитываются различные нюансы для качественного результата.

Организация конференций и бизнес-семинаров

 

Конференция стала наиболее распространенным типом безнес-мероприятий, проводится с целью обмена опытом между специалистами и компаниями, которые работают в схожих отраслях. Часто конференции проводит выбранная компания с целью повышения узнаваемости бренда, расширения целевой аудитории и придания солидности имиджа. Обычно эти цели ставятся и перед бизнес-семинарами. Наше агентство готово взять на себя комплексную организацию данных мероприятий, от поиска оптимального места до заказа железнодорожных и авиабилетов для всех участников.

Проведение презентаций

Организация презентаций актуальна при запуске новых линеек товара, инновационных технологий и проектов, представлении своей компании для будущих партнеров. Проводиться деловое мероприятие в этом случае может в разных форматах, с выбором наиболее подходящего готова помочь наша студия. После понимания характера самого мероприятия начинается его организация и проведение.

Презентации – это эффективный способ привлечь внимание пользователей к товарам и услугам как самой компании, так и ее партнеров и представителей. Презентации могут проводиться на выставках, конференциях и семинарах, в офисах и в торговых залах. В основе организации презентаций лежит формирование концепции и сценарного плана. Мы рассматриваем каждое мероприятие индивидуально и, исходя из целей и задач презентации, разрабатываем сценарий, включая развлекательную программу.

23. Специфика организации корпоративных мероприятий.

Корпоративный праздник (вечер, вечеринка) – совокупность мероприятий, проводимых на предприятии в связи с какой-то значимой датой, с целью укрепления внутрикорпоративных и межкорпоративных связей, с целью повышения имиджа предприятия. Праздник для vip- клиентов и для своих работников. Составляющие корпоративного праздника: составление списка партнеров, создание концертной программы, создание развлекательной программы, выбор ведущего, освещение, музыкальное сопровождение, декор, еда и напитки (банкет, фуршет, коктейль), обслуживание за столом, служебные помещения (туалет, гардероб, артистическая гримуборная), доставка/развоз гостей, автостоянка, призы и подарки, уборка помещения.

Корпоративный праздник в его сегодняшнем виде стал формироваться в интенсивно развивающихся капиталистических странах Европы и Америки на рубеже XIX-XX веков. Этот процесс шел параллельно с процессом демократизации общества в целом. К тому времени собственники окончательно осознали смысл слова «мотивация» и значение этого понятия применительно к бизнесу. Человек, работающий «за идею», работает эффективнее, а значит, приносит большую прибыль. Из этого понимания стали формироваться приемы работы с персоналом фирмы, частью которых стал корпоративный праздник — некий акт «сорадования» общим успехам, достижениям и свершениям. В наши дни корпоративный праздник — краеугольный камень искусства построения команды (team building) — одно из самых важных событий в жизни бизнес-структуры.

Корпоративный праздник необходим, прежде всего, для создания в коллективе дружеского, человеческого контакта и ощущения сопричастности общей цели, идее. Праздник также несет в себе функцию «фиксации успеха», он как бы «закрепляет» на оси времени последние достижения, позволяя «поднять их на щит» и, что немаловажно, продемонстрировать партнерам, конкурентам и самим себе во всей красе.

Кроме того, будни налаженного бизнеса, вне зависимости от его профиля, как правило, не дают возможности раздать, помимо «кнутов», должным образом оформленные «пряники». Вот почему момент чествования «передовиков производства» также является важным элементом корпоративного мероприятия, создающим мотивацию, как для самих «передовиков», так и для их коллег.Главное преимущество корпоративных праздников – прекрасная организация, предоставляющая участвующим в них работникам возможность свободного, беззаботного общения в кругу своих коллег и близких. Таким образом, корпоративные праздники являются одним из самых эффективных способов налаживания системы внутрифирменных коммуникаций. Однако необходимо всегда помнить: ничто так не портит впечатление, как не вовремя поданный автобус, нехватка мест, недостаток призов, плохо работающие микрофоны. Поэтому во время подготовки к празднику важно продумать все детали.

Хороший праздник организован таким образом, что каждый ощущает себя участником этого события, и ни у кого не создается впечатления, что его заставляют что-то делать. Кроме того, праздник должен прорабатывать существующие в фирме конфликты и проблемы, а не подавлять их и не вытеснять. Само собой противоречие не исчезнет.

И так, корпоративный праздник - это не просто мероприятие, а особая часть внутренней субкультуры компании. С помощью умело проведенного праздника можно пронести красной нитью все корпоративные ценности и установки. При проведении корпоративного праздника необходимо учесть четыре основных тенденции: обязателен повод, отдельная подготовка, финансирование, что является вполне закономерным и анализ результатов. Последний этап самый важный. Ибо все собираются не просто повеселиться и обсудить текущие проблемы, а глубже разобраться в специфике компании, что-то открыть для себя, сделать какие-то выводы. Естественно, для лучшего достижения результатов требуется грамотная организация праздника.

Прежде всего, необходимо предусмотреть все, чтобы, было как можно меньше было негативного: ведь от этого пострадает не только настроение всех сослуживцев, но и уменьшится продуктивность работы в последующем. Крайне важным для организации любого праздника в современном мире является техническое, световое и звуковое оснащение, сценические конструкции, дизайнерское решение оформления помещения, пиротехнические средства для фейерверков и т.п. Современное техническое и музыкальное оборудование разнообразно: от микрофонов, усилителей, микшеров, процессоров для обработки сигналов до мультимедийных и беспроводных звуковых устройств. Немаловажную роль в создании праздничной атмосферы играет профессиональная постановка света. Создаются настоящие театральные инсталляции, световые партитуры. Сценические конструкции позволяют в короткие сроки возводить практически любые сооружения, такие как сцены, зрительские трибуны, башни для подвеса оборудования и даже трамплины для горнолыжников и сноубордистов. В качестве оформления помещения и создания праздничного настроения профессионалы используют различные ткани, воздушные шары, цветы, южноафриканских бабочек, мыльные пузыри, разноцветные конфетти. Также ни один праздник не обходится без кулинарных изысков, которые удовлетворят вкус любого гурмана. Неотъемлемой частью праздничного стола является торт. Форма, начинка, цвет, идея могут быть абсолютно любыми. Здесь все зависит от фантазии и пожеланий. Кондитеры могут воплотить в жизнь любую мечту. С дизайнером прорабатывается эскиз торта, обсуждаются все детали и мелочи. А можно выбрать уже готовый вариант торта из каталога. Еще одним важным элементом является помещение для праздника. Сегодня это могут быть различные тематические рестораны, кафе, дворцы, загородные дома, парковые зоны и т.п.

При организации корпоративного праздника необходимо соблюсти все правила организации торжества. Профессионалам в этой области всегда нужно следить за тенденциями и новинками, а также придумывать свои «ноу-хау», чтобы иметь постоянных клиентов и привлекать новых.

Этапы создания корпоративного праздника:

1. Сначала поступает заказ на праздник.

2. Переговоры с заказчиком, обсуждение идей и количества человек.

Необходимо назначить ответственного за подготовку и проведение мероприятия, составить список приглашенных, выбрать место проведения мероприятия и обсудить программу праздника и подробный сценарий. Также на встрече обсуждается наличие СМИ.

3.Утверждение концепции праздника.

Следует четко определить цели праздника, согласования концепции со всеми заинтересованными сторонами. Цели нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разноплановости действий и достичь принципиальной скоординированности усилий.

4. Обговаривается бюджет и составляется примерная смета.

5. Разработка детального сценария.

Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов мероприятия не должно существовать – их следует оставить только для публики.

Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника, следует выделить:

-Разработка оригинальной концепции, сценария и текстов, учитывающих интересы заказчика;

-Участие самого заказчика в празднике;

-Конкурс номинаций;

-Правильный подбор места проведения мероприятия;

-Разработанная с учетом особенностей концепция призов и подарков;

-Правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;

-Организация банкета или фуршета;

-Организация фейерверка любого уровня сложности;

-Украшение зала и сцены (шарики и цветы и т.д.);

-Звуковое и световое обеспечение;

-Конкурсы и игры;

- Наличие ведущего;

- «Телемосты».

6. Переговоры с контрагентами (подрядчиками).

Контрагентами выступают:

-Площадка для мероприятия (ресторан или др. помещение, или парк; зависит от специфики праздника, предпочтений заказчика, времени года и погодных условий, количества человек);

- Аренда сетового, звукового и др. оборудования (подбирается с учетом площадки и проводимых мероприятий);

-Трансфер;

-Костюмерная (аренда костюмов и др. реквизитов);

- Копицентр (печать афиши);

- Организации по оформлению помещений (декорации, цветы, шарики);

- Артисты (подбираются в соответствии с музыкальными предпочтениями заказчика, специфики праздничного события и прайсом артистов);

- Аниматоры;

- Фото и видеоаппаратура с профессионалом;

- Охранная фирма;

- Клиниговая фирма.

7. Составление итоговой сметы (Смета — документ, представляющий собой расчёт (план) предстоящих расходов на осуществление какой-либо деятельности. Расписываются расходы на фирму, организующую праздник, на подрядчиков и на непредвиденные расходы)

8. Окончательная договоренность с контрагентами и заказчиками.

9. Репетиция.

10. Исполнение (сам праздник).

11. Обратная связь от участников и заказчиков (благодарственное письмо, звонок или в устной форме на самом празднике).

12. Рефлексия (анализ проделанной работы, анализ эффективности);

13. Составление финансового отчета (окончательный документ, где прописываются все затраты по каждому пункту и подводятся итоги).

Корпоративный праздник – является компонентом организационной культуры, поскольку отвечает определенным характеристикам. Корпоративный праздник является проводником базовых ценностей, носителем элементов фирменного стиля, формой системы внутрикорпоративной коммуникации и коммуникации организации с внешней средой. Исходя из этого, можно утверждать, что корпоративный праздник является одним из составляющих компонентов ценностно-нормативной подгруппы организационной культуры компании, а точнее, входит в комплекс корпоративных традиций.